پاوَلینا لیپنسکا اور وانڈا اوپوسزانسکا، گورزو اسپیکرز پولینڈ کلب کے افسران کیا ہیں؟ انتظامی صلاحیت اور قیادت کو ایک غیر مرئی تیل سے تشبیہ دی جا سکتی ہے۔ اِس کی قدر نہیں کی جاتی جب امور ہموار انداز سے چل رہے ہوں، لیکن جب یہ نہ ہو تو شیرازہ بکھر جاتا ہے۔ ایک کلب کو کامیابی سے چلانے کے لئے بہت وقت اور لگن درکار ہے۔ احتیاط سے ترتیب شدہ ٹیم ورک بھی چاہیے تا کہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ اجلاس وقت پر اور باقاعدگی سے منعقد ہوتے رہیں، ان کا کوئی تعلیمی مقصد ہو، وہ جامع ہوں، وقت کا ضیاع نہ ہوں، ارکان افزائش و ترقی پائیں اور کلب وسیع تر Agora برادری سے مستفید ہو۔ اتنے بڑے پیمانے کا کام متقاضی ہے کہ اسے "افسران کے فرائض منصبی" کے مختلف ذمہ داریوں کے حامل مجموعہ میں تقسیم کیا جائے۔ کلب کے افسران رہنما اور منتظم دونوں کا کردار ادا کرتے ہیں۔ یہ نوٹ کرنا ضروری ہے کہ یہ دونوں بہت مختلف تصورات ہیں۔ قیادت کو دوراندیشی کی ضرورت ہوتی ہے یعنی واضح تصور کا حامل ہونا کہ امورو حکمت عملی کی مستقبل کی صورت کیا ہو گی، تصویر کا بڑا پہلو دیکھنے کی قابلیت، ارکان سے اپنا مستقبل بین نقطہ نظر بانٹنے کی صلاحیت اور اس کی تکمیل کے لیے ان کی حوصلہ افزائی و آزمائش۔ دوسری طرف انتظامی صلاحیت اس مستقبل بیں نظر کو عملی اقدامات پرمشتمل منصوبہ عمل میں تبدیل کرنے اور مقررہ مدت میں اس کو انجام دینے کی صلاحیت ہے۔ کلب کے افسران پر کلب کی ہموار کارکردگی یقینی بنانے کے لیے مختلف امور کی ذمہ داری عائد ہوتی ہے۔ تمام افسران کے فرائض منصبی رضاکارانہ عہدے ہیں جو دراصل ایک مختصر برادری کی رہنمائی کا تجربہ حاصل کرنے کا نادر موقع ہیں۔ Speakers Agora جیسی ایک غیر منفعتی تنظیم میں کاروباری اداروں اور کارپوریشنوں کے برعکس ارکان پر کچھ بھی کرنے کے لیے کبھی دباؤ نہیں ڈالا جاسکتا - ہر کام رضاکارانہ ہے اور افسر زیادہ سے زیادہ شائستگی سے پوچھ اور سمجھا سکتا ہے۔ دراصل غیر منفعتی برادری کی رہنمائی کسی کاروبار کی قیادت سے کہیں زیادہ دشوار ہے، کیوںکہ افسران کو اپنی سماجی و ترغیب انگیزصلاحیتوں کو کو کسی بھی کاروبار سے زیادہ بروئے کار لانا پڑتا ہے۔. افسر کے فرائض منصبی کی بنیادی خصوصیات افسران کے فرائضِ منصبی کا ایک مطلوب مجموعہ تو ہر کلب میں لازمی ہونا چاہیے (عموماً قانونی وجوہات کی بناء پر)، جبکہ کچھ فرض منصبی اختیاری لیکن ہماری طرف سے تجویز کردہ ہوتے ہیں۔ خیال رہے کہ ہماری مراد "فرائض منصبی" ہیں نہ کہ انہیں ادا کرنے والے "افراد"۔ ایک ہی شخص ایک سے زیادہ فرض منصبی ادا کر سکتا ہے (مثلاً بہت چھوٹے کلبوں میں خزانچی اور سیکریٹری ایک ہی شخص ہوسکتے ہیں)۔. اس کا الٹ بھی سچ ہے: سوائے صدر کے فرض منصبی کے، کوئی بھی فرض منصبی مختلف افراد میں بانٹا جا سکتا ہے، جب کام کا بوجھ زیادہ ہو۔ بڑے پیمانے کے کلب میں تعلیم کی ذمہ داری دو نائب صدور کو دی جا سکتی ہے۔ اس معاملے میں یہ سفارش کی جاتی ہے کہ فرض منصبی ادا کرنے والے ہر فرد کے لئے ذمہ داریوں کی تقسیم واضح ہو۔ افسر کے روایتی فرائض منصبی کے علاوہ، کلب افسر کے اضافی فرائض منصبی بھی وضع کرسکتا ہے۔ مثلاً "تقریب کا مہتمم یا ایونٹ آرگنائزر" (خصوصی پروگراموں یا پارٹیوں کے لئے)، "بلاگر"، وغیرہ۔ تمام افسرانہ فرائض منصبی رضاکارانہ ہیں۔ کسی بھی رکن کو افسر بننے پر مجبور نہیں کیا جاسکتا، اور نہ ہی کوئی کلب کسی ایسی تعلیمی سرگرمی میں حصہ لینے کی شرط عائد کرسکتا ہے جس کے لئے بطور افسر وقت گزارنے یا افسرانہ فرائض کی انجام دہی کی ضرورت ہو۔ افسر کے فرائضِ منصبی 6 ماہ یا 1 سال کی محدود مدت کے ہوتے ہیں۔ تمام افسران کو اپنے منصب کی پوری مدت میں کلب کا فعال رکن بھی رہنا چاہیے۔ براہ کرم یہاں کلیدی لفظ "فعال" پر توجہ دیں، جس کا مطلب ہے کہ افسروں کو منصب کے دوران بھی دیگر ارکان کی طرح باقاعدہ کلب اجلاس میں حصہ لینا ہو گا۔ افسرکے تمام فرائض منصبی بلا معاوضہ ہیں۔ کسی بھی عہدے دار کو کلب یا میزبان تنظیم سے کسی بھی قسم کا معاوضہ نہیں قبول کرنا چاہیے۔ تاہم ان کی منصبی سرگرمیوں کے اخراجات کی ادائیگی کی جاسکتی ہے، اگر وہ فاؤنڈیشن کی طرف سے قابل ادائیگی قرار دی گئی اخراجات کی اقسام میں سے ہوں۔ افسر کے فرض منصبی ذاتی ہیں۔ فرض منصبی سونپا گیا شخص اسے کسی دوسرے شخص کو (کجا یہ کہ کسی بیرونی ادارے کو) کُلِّی "ٹھیکے پر" نہیں دے سکتا یا " تفویض" نہیں کرسکتا ۔ براہ کرم نوٹ کریں کہ مخصوص کام تفویض کرنا کُلِّی طور پر قابل قبول ہے۔ جملہ تمام فرض منصبی انتخابی ہیں۔ اگر ایک ہی فرض منصبی کے ایک سے زائد امیدوار ہوں تو انتخابات کا انعقاد لازمی ہے۔ ہر کلب آزادانہ طور پر خود فیصلہ کرتا ہے کہ آیا افسرانہ فرائض کی مدت 6 ماہ یا پھر 12 ماہ ہو۔ یہ مدت سالانہ قابل تبدیلی ہے۔ تاہم براہ کرم خیال رہے کہ تمام مناصب کا دورانیہ ایک جیسا ہونا چاہئے۔ کسی کلب میں صدر کی مدت تو 1 سال جبکہ نائب صدر، تعلیم VPE کی مدت6 ماہ نہیں ہونی چاہیے۔ کلب کا افسر بننا افسر کیوں بنا جائے؟ بہت سی کمپنیوں میں انتظامی عہدے تک ترقی کے لئے بہت وقت (کبھی تو سالہا سال) اور لگن کی ضرورت ہوتی ہے۔ ایسے عہدے پر غلطیاں پیشہ ور زندگی کے لئے مہلک ثابت ہوسکتی ہیں۔ آپ کو شاید پہلے ہی سے علم ہو کہ Agora کلب عوامی خطابت سیکھنے کے ساتھ ساتھ تجربہ کرنے، غلطیاں کرنے اور اُن سے پیشہ ورانہ زندگی میں قابل استعمال اسباق سیکھنے کی آزادی اور محفوظ ماحول مہیا کرتے ہیں ۔ کلبوں میں افسر کے فرائض منصبی ایسا موقع مہیا کرتے ہیں جب آپ بحفاظت قیادت و انتظامی مہارت سیکھ سکتے ہیں اور جہاں غلطیاں آپ کی پیشہ ورانہ زندگی پر اثر انداز نہیں ہوتیں۔ . تمام افسر کے فرائضِ منصبی مختلف ہنر سکھاتے ہیں۔ مثلاً بطور نائب صدر مارکیٹنگ آپ مارکیٹنگ پروگرام، عوامی روابط PR، میڈیا تعلقات اور آؤٹ ریچ یا معاشرتی آگاہی مہمات وغیرہ سیکھیں گے۔ تاہم بطور نائب صدر تعلیم آپ ان سے مختلف چیزیں سیکھیں گے۔ بطور صدر اور بھی مختلف۔ لہذا آپ کلب میں جتنے زیادہ فرائضِ منصبی ادا کریں، اتنا ہی بہتر ہے۔ کلب افسر بننے کے بہت سے معیاراتی فوائد ہیں: نئی مہارتوں کی سکھلائی- بجٹ بنانے سے لے کر خطرات کی پیش بندی اور منصوبہ سازی سے مارکیٹنگ تک۔ کلب کی افزائش میں مدد۔ خوداعتمادی میں اضافہ۔ ملازمت کی قابلیّت اور بھرتی کرنے والے منتظمین کے لیے آپ کے کوائف و تجربہ کی کشش میں اضافہ۔ کلب اور Agora کی حکومت میں براہ راست شرکت۔ اس امر پرکافی تحقیق موجود ہے کہ رضاکارانہ خدمت (خصوصاً قائدانہ رضاکارانہ خدمت) کا آپ کی پیشہ ورانہ ترقی پر بہت گہرا اثر پڑتا ہے۔ مثلاً 2016 کی ڈیلوئٹ کی تحقیق کے مطالعے سے یہ معلوم ہوتا ہے کہ رضاکارانہ خدمات سے نہ صرف قائدانہ صلاحیتوں کے حصول پر بہت زیادہ اثر پڑتا ہے، بلکہ نوکری کے متلاشیوں پربھی اس کا براہ راست اثر پڑتا ہے: بھرتی کرنے والے منتظمین میں سے 82 فیصد رضاکار تجربے کے حامل امیدوار کے انتخاب پر زیادہ مائل تھے۔ بھرتی کرنے والے منتظمین میں سے 85 فیصد رضاکار تجربے کے حامل امیدوار کے کوائف واسناد کی خامیوں کو نظر انداز کرنے پر تیار تھے۔ ڈیلوئٹ میں ہم نے رضاکارانہ خدمات کی اہمیت کا تجربہ کیا اور یہ سمجھتے ہیں کہ اس سے ایسی مہارتوں کا مجموعہ تیار کرنے میں مدد ملتی ہے جو ہماری پوری تنظیم میں مُتناسب رہنماؤں کی افزائش کے لئے اہم ہے۔ڈوگ مارشل ڈائریکٹر، کارپوریٹ شہریت ڈیلوئٹ سروسز ایل پی مماثل کیریر بلڈر کی تحقیق نے معلوم کیا کہ بھرتی منتظمین میں سے 60 فیصد رضاکارانہ تجربہ رکھنے والے امیدواروں کو قابلِ فوقیت سمجتے ہیں۔ فوربس کا حوالہ شدہ CNCS کا ایک مطالعہ دکھاتا ہے کہ رضاکارانہ طور پر کام کرنے والے بے روزگار افراد کو نوکری ملنے کا امکان 27 فیصد زیادہ ہوتا ہے۔ رضاکارانہ خدمات کے فوائد بہت سے دوسرے شعبوں، حتّٰی کہ صحت تک پھیلے ہوئے ہیں۔ بیلجیم کی Ghent گھینٹ یونیورسٹی کی تحقیق نے معلوم کیا کہ " رضاکاروں کی تشخیص کردہ صحت کی شماریات غیر رضاکاروں کے مقابلے میں نمایاں طور پر بہتر ہیں۔ یہ فرق بہت بڑا ہے: رضاکاروں کی صحت اپنے سے پانچ سالہ چھوٹی عمرکے غیر رضاکار گروہ کی صحت جیسی تھی " کلب کے افسران پیشہ ور نہیں ارکان کو یہ ہمیشہ ذہن میں رکھنا چاہئے کہ کلب کے افسران سے پیشہ ور رہنما یا منتظم بننے کی توقع نہیں کی جاتی۔ تمام تقریری پروجیکٹس سکھلائی کے لیے ہیں لہٰذا کسی کو بھی ٹیڈ (مقررین کے لیے وقف ایک ویب سائٹ TED) کی سطح کی گفتگو کی توقع کلب میں نہیں کرنی چاہئے، اسی طرح تمام افسرانہ عہدے بھی سیکھنے کے مواقع ہیں۔ ہر کسی کو فرض منصبی ادا کرنے والے افسران سے اونچی توقعات کی بجائے ان کی مدد اور حوصلہ افزائی کرنے کی کوشش کرنی چاہئے۔ کلب کے افسران سے یہ توقع ضرور کی جاتی ہے کہ وہ "اپنی بہترین کوشش" کا مظاہرہ کریں گے (مطلب: وہ اپنا بہترین وقت، علم اور قابلیت لگا کر جو بھی کر سکیں)۔ ان پر کسی کی انفرادی توقعات کو پورا کرنے کی کوئی ذمہ داری نہیں، کجا یہ کہ کسی خاص معیار کی خدمت مہیا کرنے کی توقع۔ اہلیت کوئی بھی باقاعدہ حاضری والا رکن جس کا Agora کلب کا تجربہ کم از کم 6 ماہ ہو، کلب افسر کے لئے قابل انتخاب ہوتا ہے (ماسوائے نئے قائم کردہ کلبوں کے جہاں اس شرط کو ختم کردیا جاتا ہے)۔ ضروری نہیں کہ Agora کا تجربہ اسی کلب کا ہو، جہاں وہ رکن افسر بننا چاہتا ہے۔ بطور افسرانتخاب کے بعد کم از کم 6 ماہ خدمات انجام دینے کے قابل رکن ہی کلب افسر بننے کے اہل ہیں۔ بہترین نیت کے باوجود بھی ہر طرح کے غیر متوقع حالات کا سامنا کرنا پڑ سکتا ہے، لیکن کم از کم مستقبل قریب کی تصویر توواضح ہونی چاہئے۔ مثلاً اگر کوئی رکن پہلے سے انتخاب کے دو ماہ بعد کسی دوسرے شہر منتقلی کا ارادہ رکھتا ہے تواس دوران بطور افسر خدمات کی انجام دہی بے معنی ہے۔ ایک سے زیادہ Agora کلبوں کا رکن کوئی شخص بیک وقت دونوں کلبوں میں دو افسر کےعہدوں پر بشرطِ وقت اور ہمت کام کرسکتا ہے۔ ایک ساتھ تین یا زیادہ افسرکے عہدوں پر کام کی اجازت نہیں، کیونکہ اس سے کلب کو فراہم کی جانے والی خدمات کے معیار پر سخت اثر پڑتا ہے۔. انتخابات اور فرائض منصبی کی مُدُّات Agora کا تعلیمی سال یکم جنوری سے شروع اور 31 دسمبر پر ختم ہوتا ہے۔ افسر کے فرائض منصبی کی مدت ،جس کا انحصار کلب کے فیصلے پر ہے، اور انتخاب کی تواریخ مندرجہ ذیل ہیں۔ انتخابات اور فرائض منصبی کی مُدُّات مدت کا دورانیہ انتخابات مدت کی تاریخیں 1 سال کی مدت یکم نومبر سے پندرہ دسمبر کے درمیان یکم جنوری۔31 دسمبر 6 ماہ کی مدت 30 نومبر اور 15 دسمبر کے درمیان یکم جنوری۔30 جون یکم جون سے 15 جون کے درمیان یکم جولائی۔31 دسمبر کلب کے باظابطہ افسران کی فہرست یہ کلب کے تمام باظابطہ فرائضِ منصبی کی فہرست ہے: no frame کلب کی مجلس عاملہ(ایگزیکٹو کمیٹی) کلب کے افسران کا مجموعہ کلب کی مجلس عاملہ تشکیل دیتا ہے۔ چونکہ چند فرائض منصبی ایک سے زیادہ افراد مل کرانجام دے سکتے ہیں، لہذا کلب کی مجلس عاملہ میں ارکان کی تعداد مختلف ہوسکتی ہے۔ کلب کی مجلس عاملہ صرف تب ہی وجود میں آتی ہے جب تمام لازمی فرائضِ منصبی کو پُر کیا گیا ہو، اور کم از کم تین افراد افسر کے فرائضِ منصبی ادا کر رہے ہوں۔ مثلاً ایک نئے کلب میں، جہاں کلب کا بانی ہی تمام فرض منصبی ادا کررہا ہو، مجلس عاملہ وجود نہیں رکھتی۔ اسی طرح اگر کوئی کلب پرانا ہے مگر کسی خاص وقت اس میں صرف صدر، دو نائب صدوُرِ تعلیم اور ایک نائب صدر رُکنیت سازی موجود ہے تو اس کے پاس مجلس عاملہ تشکیل دینے کے لئے متعلقہ افسران کا ضروری مجموعہ موجود نہیں۔ ایسے کلب جہاں مجلس عاملہ نہ ہو، ایسا کوئی بھی اقدام نہیں اٹھا سکتے جس کے لئے مجلس عاملہ کی منظوری کی ضرورت پڑے (مثلاً انظباطی کاروائی) مذکورہ بالا اصول کی وجہ نئے کلبوں میں کلب کے تمام افسرانہ فرائض منصبی کا کلب کے ایک یا دو بانیوں میں مرکوز ہونے کی وجہ سے متوقع مُطلِقُ العنانی اور آمرانہ بدسلوکی کو روکنا ہے۔ مجلس عاملہ کے اجلاس مجلس عاملہ کو کلب کے عمومی معاملات پر تبادلہ خیال کے لئے ہر دو ماہ میں کم از کم ایک بار اکٹھے ہونا چاہیے۔ مزید برآں کوئی بھی کلب افسر دلچسپی کے معاملات پر تبادلہ خیال کے لیے مجلس عاملہ کا اجلاس بلانے کی درخواست کرسکتا ہے۔ اس طرح کی درخواست سیکریٹری یا کلب کے صدر کو مذکورہ معاملے کی تفصیلی وضاحت کے ساتھ بھیجی جانی چاہئے۔ درخواست کی موصولی پر سیکریٹری کو اجلاس کی تاریخ درخواست کی تاریخ کے 7 سے 20 دن کے درمیان لازماً طے کردینی چاہیے۔ مجلس عاملہ کا اجلاس بلانے کی وجہ کوئی بھی ہو، سیکریٹری کو تمام افسران کو اجلاس کا مجوزہ ایجنڈا، بشمول اجلاس کا مقررہ مقام، تاریخ اور وقت، پروگرام سے کم از کم ایک ہفتہ پہلے لازماً بھیج دینا چاہیے۔ کلب کے تمام افسران حسبِ ضرورت مذکورہ ایجنڈے میں اپنے نکات شامل کرسکتے ہیں۔ .