Planificar la primera reunión ¡Enhorabuena!, ya casi estamos. Es el momento de decidir una fecha concreta para la primera reunión y crear un orden del día para la misma. Tener un orden del día es fundamental para que la gente sepa qué es lo que va a ocurrir en la reunión, quién va a hacer qué rol, cuánto va a durar y en general para evitar que se pierda tiempo. La primera reunión puede tener dos formatos: Agora Ambassador Michal Papis, from Gorzów Speakers Poland, leading an introductory meeting explaining the purpose of Agora Speakers International. Una reunión reducida, que es una versión con en número imprescindible de secciones básicas, demostrando todos los elementos principales. Si puedes obtener la ayuda de miembros de otros clubes de Ágora, o si tu club ha participado en una sesión online de formación, esta es la forma preferida. Una reunión "introductoria"/"de preparación", en la que explicarás a los asistentes el propóstio del club, los beneficios de unirte, cómo funciona el club, los diferentes roles, etc. Este formato solo es recomendable si: No ha habido una sesión de formación online del club. Ninguno de los miembros ha estado en visto ni leído ningún material educativo de Ágora. Orden del día de la reunión Salvo que tengas mucha experiencia con la forma en que funcionan los clubes de Ágora, es muy recomendable que para las primeras reuniones se utilice el Orden del Día Básico detallado aquí. Importante. Es necesario adjuntar el orden del día de la primera reunión durante el proceso de inscripción oficial del club. Anunciando el evento Es muy útil también crear tanto en Facebook como en Google Calendar eventos con los datos concretos de la reunión, de forma que las personas puedan apuntarse y además sincronizar la cita en sus propias agendas. No hay que intentar planificar con mucha antelación : para reuniones a más de dos semanas vista, es bastante habitual que la gente se apunte y luego se olvide. Una semana antes de la reunión, confirmar con todos los inscritos su asistencia. En el caso de los eventos de Facebook, salvo que ya se prevea mucha asistencia, es importante hacer que el evento sea público, de forma que cualquier persona lo pueda encontrar, invitar a otros, compartirlo en sus blogs o muros privados, etc. Anuncia también tu evento o bien en el grupo de Facebook de Ágora de tu país, o bien en el internacional ( https://www.facebook.com/groups/agoraspeakers/ ). Incluso si el lugar de la reunión es muy famoso, incluso si crees que todo el mundo lo conoce, para evitar frustraciones y malos entendidos siempre es conveniente tomar fotografías de la ubicación y explicar con detalle cómo llegar a la sala concreta donde se celebra la reunión. Hay que tener en cuenta que algunos invitados pueden no conocer el sitio por ser de diferente ciudad o incluso país. También es conveniente hacer una fotografía de la entrada tanto del edificio como de la sala. Si los responsables de las instalaciones lo permiten, imprimir un par de carteles con flechas para guiar a los visitantes. Crear los materiales promocionales (opcional) Usa el portal de marca ( http://wiki.agoraspeakers.org/brand ) para crear cabeceras gráficas, tarjetas de visita, agendas, etc… para tu club. Es importante recordar que cualquier uso de los materiales digitales de Ágora debe cumplir con las Directrices de Marca.