Esta secção sumariza as regras obrigatórias para todos os clubes que recolham qualquer tipo de taxas ou fundos - independentemente da fonte ou da periodicidade com que o faz. As regras não se aplicam aos clubes corporativos, que seguem as políticas financeiras das suas empresas. Não te esqueças que estas regras também se aplicam se o clube depender de atividades de recolha de fundos ou de doações externas mas não cobrar nada aos membros. Definições "O site do clube" é definido como a presença do clube online, podendo ser um website, uma página ou grupo nas redes sociais, um fórum, etc. "A aprovação pelos membros" é utilizada em procedimentos de voto explicados na secção Democracia do Clube. Todas as propostas que acarretem despesa que estejam sujeitas a votação devem incluir: O exacto propósito da operação Os valores mínimos e máximos permitidos Os limites temporais máximos e mínimos para execução, a contar da data da aprovação, sendo que o limite máximo não pode exceder um ano. "Os custos operacionais" são os custos inevitáveis para a regular operação do clube e incluem: O aluguer do local para a duração da reunião. O aluguer de equipamento utilizado durante a reunião: computadores, microfones, projetores, etc. Os custos de manutenção e reparação de equipamento existente. Os custos anteriores e posteriores à reunião (preparação, limpeza, etc.) Provisões e consumíveis de escritório (papel, canetas, fotocópias, tinta de impressora ou toners para imprimir os formulários de avaliação, etc.) Estacionários (cartões de negócios, distintivos, packs de boas-vindas, pins, banners, etc.) Os custos financeiros como taxas de transferências bancárias, taxas de manutenção de conta, impostos, etc. Os custos advindos das obrigações legais do clube (seguros, registo legal, escriturários legais, etc.) Exemplos de custos não-operacionais: Compra permanente de equipamento Custos de organização de eventos especiais, festas ou workshops. Custos de convites a oradores ou trainers pagos. Apoio à deslocação de um clube vencedor de um concurso a um concurso longínquo. "Eventos relacionados com o Agora" são quaiquer eventos organizados ou co-patrocinados por um ou mais clubes Agora e que estejam alinhados com todos os Princípios Fundamentais (sobretudo o de neutralidade) e que tenham o propósito de cumprir a missão e os objetivos Agora. Alguns exemplos desses eventos são: Concursos de Falar em Público, Debate e outros semelhantes. Diferentes níveis de Convenções Agora Eventos de porta aberta para promoção dos clubes Agora Reuniões de demonstração para possíveis clubes. Workshops, seminários, sessões de treino, etc. Projetos de comunidade dos clubes válidos. Pacipação em feiras, esrtipetáculos ou outros eventos de terceiros onde a presença do clube seja faça sentido na perspetiva do marketing e do crescimento da comunidade de membros. Para exemplos de tipos de eventos onde a participação dos clubes não é permitida, por favor consulta o Princípio de Neutralidade. "Eventos oficiais Agora" são quaisquer tipo de eventos de aplicação universal criados e definidos pela Agora Speakers International Foundation. Atualmente, existem dois desses tipos de eventos: Todos os concursos que sigam as regras oficiais. As Convenções Agora em todos os níveis geográficos. Regras Financeiras Liberdade Financeira FF01. Os clubes podem decidir cobrar qualquer quantia que considerem apropriada, com qualquer periodicidade que necessitem, e podem receber fundos de terceiros, desde que o cumprimento de todas as seguintes regras seja observado. FF02. O valor e a periodicidade das taxas do clube cobradas aos membros devem ser publicamente visíveis em todos os sites dos clubes. O acesso a esta informação não deve exigir o preenchimento de quaisquer formulários nem o fornecimento de qualquer informação pessoal FF03. As taxas do clube cobradas aos membros não devem ser discriminatórias: todos os membros devem pagar as mesmas taxas. As seguintes excepções são permitidas: Pessoas que pertençam a grupos populacionais com baixos rendimentos ou minoritários podem usufruir de descontos ou da gratuitidade da condição de membro. P.e., estudantes, pensionistas, desempregados, minorias étnicas, refugiados, etc. Reservamos o direito a examinar estas situações e de solicitar o seu cancelamento se sentirmos que o clube está a abusar desta definição e a transformá-la numa taxa discriminatória para membros (p.e., um clube que defina "homens brancos" como um "grupo minoritário") Para clubes que operem num idioma que não o idioma oficial do país (p.e., um clube em inglês a operar em Espanha), aos falantes nativos do idioma pode ser oferecido um desconto ou a gratuitidade da condição de membro. Aos profissionais nas áreas de falar em público e de liderança pode ser oferecido um desconto ou a gratuitidade da condição de membro se, regularmente, levarem a cabo avaliações, workshops ou mentorias durante as reuniões do clube. FF04. Não podem ser cobrados quaisquer valores aos Convidados e outros membros Agora que visitem o clube em sessões comuns. Durante sessões extraordinárias, como os eventos especiais, reuniões com convidados, oradores, workshops, etc., uma taxa de aplicação única e previamente anunciada pode ser cobrada ao público. Esta taxa única deve ser anunciada ao mesmo tempo em que a própria sessão extraordinária é anunciada. FF05.Os clubes não podem aceitar doações anónimas ou de terceiros cuja ideologia ou ações colidam com os ideais, princípios, missão e objetivos do Agora Speakers Internacional. Uso Correto de Fundos Valid Use of Funds VU01. Os fundos do clube não podem ser utilizados para enriquecimento ou benefício próprios de qualquer membro. O uso de fundos deve cumprir sempre os requisitos legais locais para organizações sem fins lucrativos. Em caso de conflito entre a legislação local e estas regras, aplica-se a mais restrita. VU02. Todos os bens ou serviços adquiridos pelo clube devem destinar-se à acção do clube ou a eventos relacionados com o Agora como concursos, convenções, etc. Os clubes não podem utilizar os fundos do clube em quaisquer operações cujo único propósito seja o de aumentar os fundos do clube. Em particular, os clubes não devem envolver-se em acções de investimento de qualquer natureza, incluindo seguros, matérias-primas, câmbios, obrigações, opções de contratos, e imobiliário, independentemente de serem publicamente divulgados ou não. VU03. Quaisquer bens que o clube adquira devem ser de uso exclusivo dos membros do clube, de representantes Agora, ou convidados das reuniões do clube ou de outras atividades relacionadas com o Agora que sirvam a missão e o propósito da organização. Tal uso não deve estar sujeito a taxas ou pagamentos adicionais. VU04. Aquando da dissolução de um clube, todos os fundos remanescentes devem ser doados a uma instituição de caridade legalmente reconhecida e aprovada pelos membros por maioria simples. Se não for possível chegar a um acodo, então os fundos serão doados ao Agora Speakers International. VU05. Os clubes não devem contratar funcionários. VU06. Os clubes não devem possuir veículos de investimento de qualquer tipo e não devem criar dívida. VU07. Todas as contas utilizadas pelo clube devem ser abertas em bancos oficiais e autorizados, que operem localmente, na zona onde o clube está registado e geridas numa das moedas oficiais do país. Por exemplo, um clube registado em França não pode abrir uma conta num banco das Ilhas Caimão que não tenha presença local em França. Também não pode abrir uma conta em qualquer outra moeda que não o Euro, independentemente do banco escolhido. Supervisão Financeira OV01. Os clubes que recolham fundos ou taxas devem ter um funcionário a desempenhar as funções de Tesoureiro, diferentes da do /Presidente+%28pt%29e. OV02. O clube deve manter os seus registos financeiros detalhados e atualizados disponíveis em todas as páginas do clube e deve providenciar à Fundação um relatório completo e detalhado uma vez por ano. Esta informação deve estar disponível para os membros Agora de todo o mundo. Estes dados podem estar dispostos num formato simples, como uma folha de Excel, mas onde estejam detalhadas receitas e despesas, ou algo tão completo como um análise de contabilidade completa, mas, em qualquer caso, deve mostrar de forma clara como estão a ser utilizadas especificamente as taxas pagas por cada membro para o ser. Além do formato agregado, as despesas do clube também devem estar disponíveis num formato não-agregado e detalhado. Este último deve incluir, para cada transação, os seguintes dados: Data, Valor gasto ou recebido, Fonte (taxas ou doações) ou fornecedor (para compras de bens ou serviços) Propósito ou razão da transação. (Para compras de bens ou serviços - as especificidades do produto ou serviço adquirido) OV03. Os clubes não devem acumular fundos em superiores ao equivalente ao custo de 2 anos de custos operacionais, a menos que autorizado pela maioria dos membros e apenas para fins objetivos e orçamentados. Esta autorização deve ser renovada anualmente. OV04. Qualquer uso de mais de 1/3 dos fundos do clube (tendo por base a quantidade de fundos disponível no início do Ano Fiscal) para fins não-operacionais necessitará de aprovação dos membros, independentemente de esse 1/3 ser atingido por uma única transação ou cumulativamente. Mais especificamente, qualquer transação cujo valor, em conjunto com o valor de custos não-operacionais desde o início do Ano Fiscal exceda 1/3 dos fundos iniciais do clube deve obter a aprovação dos membros, a menos que essa transação faça parte de uma proposta orçamentada já previamente aprovada, e o valor da transação esteja dentro dos limites aprovados. Alguns exemplos: Um clube começa o AF com $1000 (1/=$333). O presidente quer comprar um projetor por $400. $400>$333, portanto, os membros devem aprovar a compra. Após garantir a aprovação, o presidente quer comprar um microfone por $15. Uma vez que o custo acumulado é de $400+$15>$333, essa transação não deve ser aprovada. Na verdade, a regra significa que após gastar 1/3 de todos os fundos do clube, cada despesa não-operacional deve ser aprovada pelos membros. Um clube começa o AF com $1000 (1/3 = $333). O presidente compra 10 microfones por $30 cada (custo acumulado: $300). Um pouco mais tarde, deseja comprar um púlpito por $50. Os membros devem aprovar essa transação, uma vez que o custo acumulado do púlpito e das compras anteriores é de $350, o que excede a regra do 1/3. Um clube começa o AF com $1000 (1/3 = $333). O presidente apresenta e consegue aprovar um plano para organizar um concurso com um orçamento de $600. Avança para a compra de um projetor por $400 e de 10 microfones por $10 cada - um total de $500. Nenhuma destas transações requer aprovação. Depois, o presidente quer comprar um conjunto de livros, avaliados em $50, para ao clube. Esta transação tem de ser aprovada, uma vez que o total acumulado é de $550 ( > $333), e esta transação não está relacionada com o concurso. Um clube começa o AF com $1000 (1/3 = $333). O presidente apresenta e consegue aprovar um plano para organizar um concurso com um orçamento de $600. Avança para a compra de um projetor por $400 e de 10 microfones por $25 cada. Comprar os microfones resultará num custo não-operacional de $650 - acima do orçamento aprovado anteriormente - portanto, os membros devem aprovar essa transação. OV05. Qualquer despesa ou aprovação financeira que os membros do clube podem deliberar durará, no máximo, um ano. Ao fim desse ano, será necessário outro voto para estender a aprovação para o próximo ano. Financiamento de Eventos Relacionados com o Agora Um dos pilares fundamentais do sistema Agora é o conjunto oficial de eventos Agora interclube, como os concursos, convenções, etc., bem como outros eventos organizados pelos vários clubes (como convívios, competições não-oficiais, etc.). Estas atividades necessitarão de algum grau de financiamento prévio para serem organizadas com sucesso. AE01. Todos os eventos relacionados com o Agora (oficiais ou não) devem ser, primeiramente, auto-financiadas pelas receitas dos bilhetes, das vendas de bens, patrocínios, subvenções e outros. AE02. 10% do rendimento bruto de todos os eventos (oficiais ou não) será destinado à Agora Speakers International Foundation AE03. O custo de qualquer evento oficial Agora que necessite de um determinado valor de pré-financiamento será suportado, individualmente, por todos os membros da zona geográfica em causa, que pode ir até ao limite de todo o país para eventos de nível Internacional, como as Convenções. Todos os membros da região correspondente irão contribuir - a somar às outras taxas que já pagam - com uma parte proporcional dessas despesas. Esta parte proporcional será o resultado da divisão do financiamento necessário pelo número de membros únicos na região e será o mesmo para todos, independentemente do número de clubes a que pertençam. Cada clube é livre de decidir se irá assumir esta contribuição dos seus próprios fundos, se a passará para os membros ou se fará uma conjugação destas duas hipóteses. AE04. Quaisquer lucros ou perdas provenientes do evento serão distribuídos de volta aos clubes, na quantidade proporcional ao número de membros. Os clubes podem reembolsar os membros, até ao valor que tiveram de pagar, segundo a AE03. A decisão de o fazer, ou não, parte dos lucros é responsabilidade do Comité Executivo de cada clube. A parte dos fundos não reembolsada será adicionada aos fundos do clube. Os clubes não podem devolver aos membros mais do que o valor que estes lhes entregaram em primeiro lugar; de outra forma, isto seria considerado um esquema de partilha de lucros não compatível com o estatuto de entidade sem fins lucrativos. AE05. Os organizadores do evento devem reportar todas as operações de contabilidade que digam respeito à organização do evento à sede do Agora Speakers International em tempo real, com o nível de detalhe indicado em OV02, e usando ferramentas de contabilidade fornecidas pela sede. Por exemplo: Um país irá receber a Agora International Convention no próximo ano. Existe uma necessidade de pré-financiamento de $1050. Existem 14 clubes no país, com um total de 180 membros (alguns membros pertencem a mais do que um clube). Conforme a AE03, cada membro terá de contribuir com $5.83 para apoiar a organização da convenção. Um clube, "Oradores Progressistas", decide que irá pedir aos seus membros para pagar apenas $2.00 e irá pagar os $3.83 remanescentes dos seus próprios fundos. A Convenção recebe $12.850 de financiamento através da venda de bilhetes, de patrocínios corporativos e de subvenções estatais. Conforme AE02, $1.285 irão ser destinados a apoiar as operações do Agora Speakers International, e os remanescentes $11.565 serão utilizados para pagar os custos da Convenção. Após o término da Convenção, os custos finais foram de $8.440, havendo, portanto, um lucro líquido de $3.125. Esse valor é distribuído de volta aos 14 clubes de forma proporcional ao tamanho de cada clube. Se todos os clubes tiverem o mesmo número de membros, cada um receberá $223.21. Desse montante, cada clube poderá devolver até $5.83 a cada membro - excepto o clube "Oradores Progressistas" - que não poderá devolver mais de $2.00, o valor que cada membro entregou no início. Qualquer membro que seja membro de mais de um clube recebe de volta este valor apenas uma vez. Patrocínio dos Participantes da Convenção CP01. Apenas participações em eventos oficiais Agora estritamente acima do nível da cidade são elegíveis para patrocínios. CP02. Os clubes numa determinada área geográfica (até ao nível nacional, inclusive) podem escolher patrocinar as seguintes despesas de participantes das convenções. Concorrentes. Um representante de um clube que não esteja em competição, com poder de voto, aprovado pelo Comité Executivo do clube. Pessoas que lideram diretamente workshops, sessões de treino, seminários do evento. Os clubes podem decidir patrocinar um tipo de participação, mas não outras. CP03. A decisão de patrocinar deve ser aprovada por uma maioria absoluta dos /Presidente+%28pt%29es dos clubes e o voto deve ter lugar do seguinte modo: Para concorrentes: antes da primeira ronda do concurso (ao nível do clube) Para outros participantes - não mais tarde do que um mês após o anúncio da data do evento. Existem prazos específicos para votar, de forma a evitar que os clubes decidam patrocinar, ou não, participantes com base em critérios como a pertença, ou não, ao seu clube. A decisão deve ser tomada para, por princípio, patrocinar, ou não, o vencedor, independentemente do clube a que pertença. CP04. O seguinte disposto constitui usos válidos dos fundos do clube, a menos que explicitamente proibido pela legislação local: Despesas de viagens em económica de ida e volta, do meio de transporte mais adequado. O custo do tipo de bilhete mais completo para o evento. Despesas de acomodação para a duração do evento e mais 2 noites (permitindo a chegada um dia antes e a partida um dia após o fim do evento) Despesas diárias razoáveis para alimentação e transportes CP05. Os patrocínios só podem existir perante a existência de propostas de compras específicas. Trocar os produtos e serviços patrocinados por dinheiro não é permitido. Os participantes patrocinados devem guardar as faturas de bens e serviços e submetê-las eletronicamente ao Tesoureiro do clube no momento em que as recebem e até duas semanas após a compra. Por exemplo, se o custo sugerido para um hotel for de $75/noite, o participante patrocinado não pode comprar uma noite num hotel a $50/noite e ficar com a diferença. O oposto é possível, no entanto - o participante patrocinado pode complementar o valor patrocinado do seu próprio bolso para comprar uma noite a $100/noite num hotel. Mudança nas Regras RC01. Estas regras podem mudar, de tempos a tempos. Os clubes devem seguir as novas regras num prazo de seis meses após a mudança.