Următoarea secțiune prezintă regulile obligatorii pentru toate cluburile care aplică orice fel de taxă sau colectează fonduri - indiferent de sursa sau frecvența colectării. Regulile nu se aplică cluburilor corporatiste, care ar trebui să urmeze regulile companiei privind finanțele. 

Definiții

"Siteul clubului"  este definit ca prezența online a clubului, care poate fi un website, o pagină sau un grup pe rețelele de socializare, un forum etc. 

"Apobarea memberilor" se folosește ca procedură de vot prezentată în seciunea Democrația Clubului. Toate propunerile de cheltuieli care se supun unui vot trebuie să includă:

• Scopul clar al operațiunii 
• Sumele minime și maxime permise 
• Durata de timp minimă și maximă pentru executarea acțiunii de la data aprobării, unde durata maximă nu poate depăși un an.

"Costurile operațiunii"  sunt toate costurile care sunt inevitabile pentru funcționarea normală a clubului și includ:

• Închierierea locației pe durata întâlnirii.
• Închierierea de aparatură folosită în timpul întâlnirii: calculatoare, microfoane, proiectoare etc.
• Costuri de mentenanță și reparație pentru echipamentul existent.
• Costuri operaționale după întâlnire (pregătiri, curățenie etc.)
• Rechizite și consumabile (hârtie, pixuri, fotocopii, tuș pentru imprimantă pentru tipărirea formularelor de evaluare etc)
• Papetărie (cărți de vizită, ecusoane, pachete de întâmpinare, broșe, bannere etc)
• Costuri financiare precum taxe pentru transferuri bancare, taxe pentru administrarea contului, impozite etc.
• Costuri ce rezultă din obligațiile legale locale ale clubului (asigurări, înregistrarea legală, contabilitate etc) 

Exemple de costuri non-operaționale:

• Achiziționări permanente de echipament 
• Costuri pentru organizarea unor evenimente speciale, petreceri sau seminarii.
• Costuri pentru a invita vorbitori sau pregătitori contra cost.
• Susținere pentru a trimite câștigătorul unui concurs al clubului către un concurs la distanță. 

"Evenimente legate de Agora" sunt evenimente organizate sau co-sponsorizate de către unui sau mai multe cluburi Agora și care respectă toate Principiile de Bază (mai ales cel al Nautralității) și care au obiectivul de a promova misiunea sau obiectivele Agora. Iată câteva exemple de astfel de evenimente:

• Vorbit în public, Dezbateri și alte concursuri similare.
• Convenții Agora la diferite nivele.
• Evenimente deschise pentru promovarea cluburilor Agora.
• Îintâlniri demonstrative pentru cluburi viitoare.
• Seminarii, sesiuni de pregătire etc.
• Proiecte comunitare valabile pentru Club.
• Participarea la bâlciuri, spectacole sau alte evenimente organizate de către terțe părți unde prezența clubului este potrivită pentru promovare și cu scopul recrutării de membrii. 

Pentru exemple de astfel de evenimente unde nu s-ar permite participarea clubului, te rugăm să citeși Principiul Neutralității.

"Evenimente Oficiale Agora" sunt orice evenimente generale create sau definite de către Fundația Agora Speakers International. În prezent, există două astfel de tipuri de evenimente:

• Toate concursurile are respectă regulile oficiale.
• Convenții Agora la orice nivel geografic.

Reguli Financiare

Libertatea Financiară

FF01. Cluburile pot decide să taxeze orice sumă consideră de cuviință, cu orice frecvență au nevoie, și pot primi fonduri de la orice terță parte cu condiția să se respecte toare regulile menționate aici.

FF02. Suma și periodicitatea taxelor de club colectate de la membrii trebuie să fie vizibile public pe toate siteurile cluburilor. Accesul la astfel de informații nu poate necesita completarea unor formulare sau furnizarea de informații cu caracter personal. 

FF03. Taxele de club colectate de la membrii nu pot fi discriminatorii: toți membrii trebuie să plătească aceeași taxă. Se permit următoarele excepții:

• Persoane care fac parte din colectivități cu venituri mici sau minorități pot primi calitatea de membru pentru o taxă redusă sau gratis. De exemplu studenți, pensionari, fără locuri de muncă, minorități etnice, refugiați etc. Ne rezervăm dreptul de a examina aceste situații și de a solicita ca facilitățile să fie anulate dacă considerăm cu respectivul club face abuz de această definiție și o transformă într-o taxă pentru membrii discriminatorie (de exemplu, un club care definește 'bărbați cauzazieni' drept 'colectiv minoritar' ).
   
• Cluburile care funcționează într-o limbă care nu este limba oficială a țării respective (de exemplu, club vorbitor de engleză în România), vorbitorii nativi ai acelei limbi pot primi calitatea de membru pentru o taxă redusă sau gratis. 
   
• Orice profesioniști din zona vorbitului în public sau leadershipului pot primi calitate de membru contra unei taxe reduse sau gratis dacă realizează în mod curent evaluări, seminarii sau mentorat în timpul întâlnirilor de club. 

FF04. Vizitatorii și alți membrii Agora nu pot fi taxați pentru că vizitează clubul în cursul întâlnirilor uzuale. În cursul întâlnirilor speciale precum evenimente, întâlniri cu invitați, vorbitori, seminarii etc, o taxă unică anunțată public în prealabil poate fi solicitată pentru participare. Această taxă unică trebuie să fie anunțată în același moment când se anunță și organizarea evenimentului special. 

FF05. Cluburile nu pot accepta donații anonime sau donații de la terțe părți ale căror ideologii sau acțiuni contravin idealurilor, principiilor, misiunii sau obiectivelor Agora Speakers International.

Utilizarea Validă a Fondurilor

VU01. Fondurile Clubului nu pot fi folosite în scopul profitului personal sau în interesul unui membru. Utilizarea fondurilor trebuie să respecte mereu cerințele legale locale pentru organizațiile nonprofit. În cazul în care există un conflict între legislația locală și aceste reguli, se aplică prevederile cele mai restrictive. 

VU02. Toate bunurile și serviciile achiziționate de către club trebuie să servească funcționării clubului sau evenimentelor legate de Agora precum concursuri, convenții etc. Cluburile nu pot folosi fondurile pentru acțiuni ale căror singur scop este sporirea fondurilor clubului.  În mod specific, cluburile nu pot participa la activități de investiții de nici unu fel, incluzând acțiuni, bunuri, schimburi valutare, contracte, imobiliare, indiferent dacă sunt realizate public sau nu.

VU03. Orice bunuri achiziționate de cluburi trebuie să fie folosite doar de către membrii de club, reprezentanții naționali Agora, sau invitații la întâlniri de club sau alte activități Agora care respectă misiunea și obiectivul Agora. Utilizarea bunurilor achiziționate nu poate implica taxe suplimentare.

VU04. Când clubul se dizolvă, toate fondurile existente trebuie să fie donate către o organizație de binefacere recunoscută legal și aprobată de către membrii prin majoritate simplă. Dacă nu se poate ajunge la un consens, atunci fondurile vor fi donate către Agora Speakers International.

VU05. Cluburile nu pot avea angajați.

VU06. Cluburile nu pot deține instrumente de investiții de nici un fel și nu pot face credite.

VU07. Toate conturile folosite de către club trebuie să fie deschise la bănci autorizate care operează local în teritoriul în care se înregistrează clubul și trebuie să fie deschise în moneda oficială a țării gazdă.
 

Verificarea Utilizării

OV01. Cluburile care colectează fonduri sau taxe trebuie să aibă un funcționar Trezorier, altul decât Președinte.

OV02. Clubul trebuie să țină evidența detaliată și actualizată a finanțelor publicată pe toate siteurile clubului și să furnizeze un raport detaliat complet către Fundație o dată pe an. Aceste informații trebuie să fie disponibile pentru toți membrii Agora la nivel mondial. Aceste finanțe pot fi notate simplu într-un tabel Excel care prezintă toate veniturile și cheltuielile sau un raport contabil complex, dar oricum ar fi, trebuie să fie foarte clar și specific menționat cum se folosesc taxele de la membrii. În afară de formatul agregat, cheltuielile de club trebuie să fie disponibile și în format detaliat și separat. Formatul detaliat trebuie să includă pentru fiecare tranzacție următoarele informații:

• Data,
• Suma cheltuită sau primită,
• Sursa (pentru taxe sau donații) sau furnizorul (pentru achiziții de bunuri sau servicii),
• Scopul sau motivul tranzacției. (Pentru achiziții de bunuri sau servicii - detaliile produsului sau serviciului achiziționat).

OV03. Cluburile nu pot acumula fonduri în plus față de echivalentul a 2 ani de costuri de funcționare decât dacă au autozitația majorității membrilor și doar pentru obiective specifice și incluse în buget. Această autorizație trebuie să fie actualizată anual. 

OV04. Orice utilizare a mai mult de 1/3 din fondurile clubului (considerând ca bază suma de fonduri disponibile la începutul Anului Fiscal) pentru scopuri nelegate de funcționare va trebui să fie aprobată de către membrii, indiferent dacă acel 1/3 se acumulează printr-o singură tranzacție sau prin mai multe cumulate. Mai precis, orice tranzacții ale căror sume cumulate adunate la totalul cheltuielilor nelegate de funcționare de la începutul Anului Fiscal depășesc 1/3 din fondurile inițiale ale clubului trebuie să fie aprobate de către membrii, dacă suma tranzacționată nu face parte dintr-o propunere de buget deja aprobată și dacă totalul tranzacției respectă gama aprobată.

Exemple.

• Un club începe AF cu 1000 RON (1/3 = 333 RON). Președintele vrea să cumpere un proiector de 400 RON.  400 RON > 333 RON, deci membrii trebuie să aprobe achiziția. După ce obține aprobarea, președintele dorește să cumpere un microfon de 15 RON. Din cauză că totalul achizițiilor este 400 RON +15 RON > 333 RON, acea tranzacție trebuie să fie de asemenea aprobată. De fapt, regula înseamnă că după ce s-au cheltuit 1/3 din fondurile clubului, fiecare cheltuială nonfuncțională trebuie să fie aprobată.
   
• Un club începe AF cu 1000 RON (1/3 = 333 RON). Președintele cumpără 10 microfoane cu 30 RON fiecare (cost cumulat: 300 RON).  Puțin mai târziu, dorește să cumpere un pupitru de 50 RON. Memberii trebuie să aprobe această tranzacție pentru că totalul costurilor pupitrului și achizițiile precedente ar fi 350 RON, ceea ce depășește regula de 1/3.
   
• Un club începe AF cu 1000 RON (1/3 = 333 RON). Președintele prezintă și obține aprobarea pentru un plan de a organiza un concurs cu un buget de 600 RON.  Cumpără un proiector de 400 RON și 10 microfoane de 10 RON - în total 500 RON. Nici una dintre aceste tranzacții nu necesită aprobare. Apoi vrea să cumpere un set de cărți pentru club care costă 50 RON. Această tranzacție trebuie să fie aprobată pentru că suma totală este de 550 RON ( > 333 RON), și această tranzacție nu este legată de concurs.
   
• Un club începe AF cu 1000 RON (1/3 = 333 RON). Președintele prezintă și obține aprobarea pentru un plan de a organiza un concurs cu un buget de 600 RON.  Cumpără un proiector de 400 RON și vrea să cumpere 10 microfoane cu 25 RON. Cumpărarea microfoanelor ar duce costurile nonfuncționale la 650 RON - peste bugetul aprobat înainte - deci membrii trebuie să aprobe tranzacția.

OV05. Orice aprobare pentru cheltuieli sau de natură financiară pe care o dau membrii va fi valabilă pentru cel mult un an. Când se încheie anul, este necesar un alt vot pentru a prelungi aprobarea pentru anul următor. 

Finanțarea evenimentelor legate de Agora

Unul dintre stâlpii de bază ai sistemului Agora este setul oficial de evenimente Agora, precum concursuri, convenții etc, precum și alte evenimente organizate de mai multe cluburi împreună (precum întrunirile amicale, competițiile neoficiale etc). Aceste activități necesită de obicei niște cheluieli pregătitoare pentru a se desfășura cu succes. 

AE01. Toate evenimentele Agora (oficiale sau nu) trebuie să fie autofinanțate în primul rând prin bilete de participare și vânzări de bunuri, sponsorizări, fonduri și altele.

AE02. 10% din veniturile rezultate în urma tuturor acestor evenimente (oficiale sau nu) vor merge către Fundația Agora Speakers International.

AE03. Costul oricărui eveniment oficial Agora care necesită o anumită prefinanțare va fi suportat de toți membrii individuali din zona geografică implicată, cu limita națională pentru evenimente la nivel internațional precum Convențiile. Toți membrii din regiunea implicată vor contribui - pe lângă orice taxe plătesc - cu o parte proporțională a acelor cheluieli. Această parte proporțională va fi rezultatul împărțirii costului la numărul de membrii individuali din regiune și va fi același pentru toți membrii indiferent de numărul de cluburi din care fac parte. Fiecare club este liber să decidă dacă va plăti această contribuție obligatorie din fondurile proprii sau dacă va transfera costul către membrii sau va folosi o combinație a celor două variante.  

AE04. Orice profit sau pierdere legată de eveniment va fi distribuită către cluburi, în cuantum proporțional cu numărul de membrii. Cluburile pot returna banii către membrii pentru a acoperi suma pe care au plătit-o în conformitate cu punctul AE03. Decizia de a restitui sau nu parte din profit se ia de către fiecare Comitet Executiv al clublui. Partea din fonduri care nu se returnează membrilor va deveni parte din fondurile clubului. 

AE05. Organizatorii de evenimente trebuie să raporteze toate operațiile contabile care sunt legate de organizarea evenimentului către Sediul Agora Speakers International în timp real, la nivelul de detaliu indicat la punctul OV02, și utilizând mijloacele contabile oferite de către Sediu. 

Sponsorizarea Participanților la Convenție

CP01. Doar participanții la evenimente oficiale Agora la nivel mai sus de cel al orașului pot fi eligibili pentru sponsorizare. 

CP02. Cluburie dintr-o anumită zonă geografică (pâna la nivel național, inclusiv) pot alege să sponsorizeze următoarele cheltuieli ale participanților la convenție.

• Participanții la concursuri.
• Un resprezentant al clubului care nu participă la concurs și care are putere de decizie prin vot, aprobat de către Comitetul Executiv al clubului.
• Persoanele care conduc direct seminariile, sesiunile de pregătire de la evenimentul eligibil. 
  
  Cluburile pot decide să sponsorizeze un tip de participare, dar nu altele. 

CP03. Decizia de sponsorizare trebuie să fie aprobată cu votul majorității absolute a Președinților clubului, iar votul trebuie să decurgă după cum urmează:

• Pentru participanții la concurs: înainte de prima rundă a concursului (la nivel de club)
• Pentru alți participanți - la cel mult o lună de la data anunțării datei evenimentului. 

CP04. Următoarele moduri de a folosi fondurile clubului sunt valide dacă nu sunt interzise în mod specific de către legislație locală:

• Cheltuieli de deplasare la clasa economică cu cel mai potrivit mijloc de transport.
• Costul celui mai complet tip de bilet la eveniment. 
• Cheltuieli de cazare pentru durata evenimentului plus 2 nopți (permițând sosirea cu o zi înainte și plecarea cu o zi după eveniment).
• Diurnă rezonabilă pentru cheltuieli pentru masă și transport. 

CP05. Sponsorizarea se poate aplica doar pentru propuneri clare de achiziții. Schimbarea produselor sau serviciilor sponsorizate pentru bani nu este permisă. Participanții sponsorizați trebuie să păstreze chitanțe pentru toate bunurile și serviciile sponsorizate și să le trimită electronic către Trezorierul clubului lor imediat cum le primesc și nu mai târziu de două săptămâni după achiziționare. 

Schimbarea Reglulilor

RC01. Aceste reguli se pot schimba din când în când. Cluburile trebuie să respecte regulile noi în decurs de șase luni de la schimbare.