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Formato de una Reunión

 

Este es un formato probado que puede ser usado en el diseño de tu propia reunión. El orden que se indica aquí es sólo un orden sugerido.

 

En esta sección únicamente se explica el orden y tiempos recomendados para cada parte, pero no se entra en detalle sobre el funcionamiento de los diferentes roles, que están explicados en su propia sección.

 

Antes de la Reunión

 

El Facilitador de la reunión debería llegar con suficiente antelación a la hora prevista para:

 

  • Preparar la sala: mesas, sillas, atril, ubicación de la bandera del club y de los símbolos de Ágora, etc.
  • Preparar las herramientas que el Cronometrador utilizará para contabilizar y señalizar el tiempo (cronómetro, luces de tráfico, cartulinas de colores, etc.)
  • Imprimir la agenda de la reunión.
  • Si es aplicable, comprobar que la iluminación, sistema de sonido y equipo de proyección funcionan correctamente.
  • Si el club tiene equipo de grabación, prepararlo apropiadamente para el evento.

 

Materiales necesarios

 

Para una reunión necesitarás los siguientes materiales mínimos:

 

  • Un reloj para cronometrar los discursos (o una app para móvil con esa funcionalidad)Temporización

 

  • Alguna forma de señalizar el tiempo al orador. Esto se realiza con tres señales: verde, amarilla y roja. Pueden usarse luces, o simplemente cartulinas de colores.

 

  • Formularios de evaluación para los asistentes. En estos formularios, los miembros del público (incluso los invitados) pueden dar a los ponentes sus opiniones sobre sus discursos.   Puedes obtener plantillas personalizables para las opiniones en el portal de diseños (www.agoraspeakers.org/brand.jsp).

 

La plantilla proporcionada es una sugerencia, puedes diseñar una diferente, si bien es recomendable que el formato se mantenga durante un tiempo razonable.Plantilla de Evaluación

 

 

  • Agendas impresas para la reunión.

 

  • La Palabra del día, impresa en una o más hojas de papel, con letras grandes de forma que pueda ser leída por los oradores y por el público desde la distancia.

 

 

 

 

Reunión

Parte I - Iniciación

 

1. Habitualmente el Facilitador llamará al orden y abrirá la reunión, dando la bienvenida a todo el mundo y realizando una muy breve introducción a la persona que ejerce el rol de Moderador de la reunión. A continuación, le cede la palabra.

 

2. El Moderador da la bienvenida a todos. En este punto, el Moderador puede:

 

  • Recordar a todos que apaguen sus teléfonos móviles.
  • Recordar a todos que no hablen ni entran ni salgan mientras dure un discurso.
  • Si hay invitados, puede proporcionar una introducción general a Ágora Speakers - su propósito, misión y qué hacemos y de qué manera.
  • Si hay invitados, es una buena ocasión para pedirles que se levanten y se presenten al público. El Moderador puede realizarles alguna pregunta sencilla como «¿Cómo nos conociste? ¿Qué esperas conseguir aquí?», etc.

 

Parte II - El Equipo de Evaluación

 

3. El Moderador cede la palabra al Cronometrador para que este explique, en entre 1 y 2 minutos su rol, por qué la temporización es importante y cómo funcionan las señales de temporización.

 

4. El Moderador cede la palabra al Gramático durante 1-2 minutos. En este tiempo, el Gramático debe explicar su rol y las cosas de las que estará pendientes.

 

5. El Moderador cede la palabra al Contador de Muletillas durante 1-2 minutos. El mismo explica su rol y la importancia de no tener muletillas durante los discursos.

 

Opciones: En algunos clubes, los roles de Gramático y Contador de Muletillas se realizan por la misma persona. Adicionalmente, estos roles pueden adicionalmente introducir la «Palabra del día», que tiene como propósito entrenar a las personas para que sean flexibles en su forma de hablar y se adapten a los cambios con rapidez, en lugar de aprender los discursos de memoria.

 

Parte III - Proyectos

 

6. Para cada discurso preparado, el Moderador:

 

  • Llama al evaluador del discurso para que explique los objetivos del proyecto.
  • Llama al orador para que presente su discurso.
  • Da al público entre 1 y 2 minutos para que puedan escribir su evaluación del orador en los formularios correspondientes.

 

Sugerencia: Se recomienda que los proyectos dentro de una reunión estén ordenados de forma ascendente por experiencia (los oradores menos experimentados primeros, los más experimentados al final), para evitar el contraste de tener un orador fuerte antes de uno con menos experiencia.

 

7. Después de que finalice la parte de discursos preparados, el Moderador da la palabra al Coordinador de Discursos Improvisados, que procede con su sección. Habitualmente la misma dura unos 15 minutos, con 1-2 minutos por cada pregunta y respuesta.

 

Opciones: Este es un buen momento para una pequeña pausa si el club tiene esta tradición, ya que da más tiempo a los evaluadores para que finalicen sus evaluaciones. Adicionalmente, en algunos clubes se vota al mejor orador o mejor respuesta en la sección de Discursos Improvisados. Nosotros no recomendamos este sistema porque puede crear frustración y pérdida de miembros, pero cada club es libre de decidir si quiere implementar este sistema o no.  En caso de querer implementarlo, este es un buen momento para que la gente vote y se recolecten sus votos. Para votar a la mejor respuesta en la sección de Discursos Improvisados deberían escribirse en algún sitio visible los nombres de los participantes en esta sección y opcionalmente la pregunta que se les hizo, para que el público pueda recordar quién es quién.

 

Parte IV - Evaluaciones de Discursos

 

8. Después de concluir la sección anterior, el Moderador llama a los evaluadores a presentar sus evaluaciones, con entre 3 y 5 minutos por cada una de ellas.

 

9. Después de todas las evaluaciones de discursos, es el turno del Evaluador de Discursos Improvisados, que presenta su informe durante 5 a 7 minutos.

 

10. Opcional: si el club tiene un Evaluador de Escucha, este sería un buen momento para que interviniese.

 

Parte V - Evaluaciones Técnicas y Conclusión

 

11. Después de concluir con las evaluaciones de discursos, es el momento de que el Contador de Muletillas, Gramático y Cronometrador presenten sus informes, cada uno de entre 1 a 2 minutos. Habitualmente estos tres roles intervienen en orden contrario al que intervinieron al principio de la reunión.

 

12. Finalmente el Evaluador General presenta su evaluación global de la reunión y de todos los evaluadores. Esta parte habitualmente dura entre 5 y 7 minutos.

 

13. El Moderador cede la palabra a cualquiera (especialmente miembros de la directiva del club) que quieran realizar anuncios.

 

Opciones: Este es también un buen momento para que el Moderador pregunte a los invitados por sus opiniones sobre la reunión, cómo se sintieron, si cubrió sus expectativas, etc.

 

14. El Moderador da la palabra al Facilitador, que cierra la reunión.

 

Roles Requeridos

 

Si bien los clubes son libres de introducir nuevos roles, cambiar la ordenación de las secciones, introducir secciones completamente nuevas o probar otras ideas innovadoras, hay un conjunto mínimo de elementos requeridos en la reunión (básicamente: al menos un discurso y una sección de discursos improvisados), con dos objetivos:

  • Conseguir el propósito principal de la reunión, que es la educación de los miembros del club en los temas de comunicación en público y liderazgo según el Programa Educativo de Ágora Speakers International.
  • Asegurar una mínima consistencia en el funcionamiento de los clubes en el mundo.

 

Más específicamente, los elementos mínimamente requeridos en una reunión regular son los siguientes:

 

  • Tiene que haber un único Moderador durante toda la reunión.
  • Debe haber al menos un discurso de proyecto (un discurso realizado siguiendo las pautas de alguno de los proyectos del Programa Educativo).
  • Todos los discursos deben ser evaluados. Si son discursos de proyecto, deben ser evaluados según las hojas de evaluaciones del proyecto correspondiente, por al menos un evaluador. Si no son discursos de proyecto, deben ser evaluados de acuerdo a los objetivos específicos que el orador estableció para sí mismo, los cuales deben ser conocidos de antemano. Es importante señalar que un club puede optar por tener más de un evaluador para el mismo discurso, realizando lo que se llama «panel de evaluación».
  • Al menos un evaluador debe explicar los objetivos del discurso antes de que el discurso sea presentado, de forma que el público sepa lo que esperar y sobre qué aspectos hacer hincapié durante la evaluación escrita. Esto no es necesario si los objetivos son los mismos que los ya explicados en algún discurso anterior de la misma reunión. (Esto puede pasar si dos o más miembros del club tienen el mismo proyecto).
  • La evaluación de cada discurso debe ser realizada de forma oral y públicamente (delante de los miembros del club), en la misma reunión donde se presentó el discurso, de forma que el público pueda también beneficiarse de la misma.
  • El público necesita disponer de 1-2 minutos después de cada discurso para rellenar los formularios de opinión.
  • Debe haber una sección de Discursos Improvisados.
  • Deben cronometrarse todos los discursos (tanto discursos de proyecto, no de proyecto o improvisados), y para todos ellos debe controlarse el lenguaje y muletillas utilizadas. Al final de la reunión deben presentarse estos informes delante de los miembros.

 

Estos son los requisitos para las reuniones normales (periódicas). Para ocasiones especiales, fiestas, sesiones especiales, concursos, debates, etc., el formato es libre. Sin embargo, el número de estas reuniones especiales no puede ser mayor, mensualmente, que el número de reuniones regulares de ese mes.


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