Muhasebe ve satın alma konularında ev sahibi organizasyonun kurallarına tabi olan Kurumsal Kulüpler dışında kalan ve herhangi bir çeşit fon yöneten tüm diğer kulüplerde (bu fon ister alınan ücretlerden ister başka kaynaklardan olsun) temel muhasebe işlerinden sorumlu bir sayman bulunmalıdır. Sayman, Kulüp Finansman Kuralları'nı çok iyi bilmeli ve şu görevleri yerine getirmelidir: Kulüp fonlarının bekçisi Sayman olarak kulüp fonlarının bekçisisiniz. Harcamalar Başkan'ın ve Sayman'ın ortak onayı olmadan yapılamaz. Pratikte, genel bütçede üyelerin oyladığı şeyle ya da kulüp finansman kurallarıyla uyuşmadığına inandığınız harcamaları veto etme yetkisine sahipsiniz. Eğer Sayman ve Başkan neyin onaylanmış bütçeye uygun olup olmadığı konusunda anlaşmazlığa düşerse bu harcamayı oylamaları için kulüp üyelerinin kararına açabilirler. Diğer yandan, anlaşmazlığın konusu fonların genel kulüp finansmanına uyup uymadığıysa soruyu ülke Elçisi'ne ya da Vakıf'ın merkezine sorabilirler. Finansal Muhasebe ve Raporlama Saymanın ikinci sorumluluğu tüm fon hareketlerinin düzgün biçimde muhasebesini tutmaktır. Burada iki şeye uymanız gerekmektedir: Yerel yasalar. Vakıf'ın muhasebe raporlama gereklilikleri. Genellikle en kolayı bu ikinci kısımdır çünkü raporlama gereklilikleri genelde nispeten kolaydır ve özel bir araç gerektirmez. Ek olarak, raporlama için bizim sunduğumuz çevrimiçi araçları da kullanabilirsiniz. İdeal olarak tüm muhasebe işlemleri para girişi ya da çıkışı olduğunda yapılmalıdır ki tüm ilgilenen üyeler kulübün finansman durumunu görebilsin. Ne var ki bu herhangi bir sebepten ötürü mümkün değilse en azından her altı ayda bir bu bilgiyi hem toplanmış hem de kalemlere ayrılmış halde yüklemeniz gerekir. Diğer Sorumluluklar Sayman olarak, bunu da yapmanız gerekir: Üyelerin ve konukların finansal sorularını yanıtlamak. Elbette üyeler, konuklardan çok daha detaylı yanıt alma hakkına sahiptir. Kulüp ücretlerini ve diğer fon kaynaklarını tek bir hesapta toplamak. Memurların onaylanmış ödemelerini yapmak Kongreler ya da yarışmalar gibi ortak etkinliklerin finanse edilmesi gerektiğinde, diğer kulüplerin saymanlarıyla iletişime geçerek Finansman Kuralları'na uyumluluğu sağlamak. Mal ve hizmet alımı için Başkan'ın onayladığı ödemeleri kontrol etmek ve gerçekleştirmek.