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Invitados

Invitados

Los clubes no son solo un entorno amigable para los miembros, sino que también deben serlo para los invitados: personas que están interesadas en ver por sí mismas en qué consiste Ágora Speakers, y quieren asistir a una reunión de un club. Cualquiera puede llevar a un invitado al club, y en ocasiones los invitados pueden incluso aparecer sin aviso previo si averiguaron los detalles del club a través de terceros o a través de internet y simplemente decidieron presentarse. Los invitados pueden venir solos o acompañados por otros invitados.

La forma en que un club trate a estos invitados es la imagen que ellos se llevarán de la organización, y en base a esa imagen pensarán —y hablarán y escribirán— de nosotros. No hay ninguna publicidad mejor  que el boca-a-boca, y por supuesto no hay nada peor para la salud de toda la organización que las críticas que también se transmiten boca a boca.

Salvo que haya circunstancias excepcionales (por ejemplo, que no haya espacio físico suficiente en el lugar de la reunión, o por otras cuestiones de seguridad), los estatutos de Ágora Speakers requieren que se permita asistir a las reuniones de los clubes públicos a todos los invitados que lo deseen.

Los invitados son también posibles futuros miembros. De hecho, la experiencia demuestra que la principal forma en la que crece la organización es a través de la gente que lleva a invitados a las reuniones.

 

Atendiendo a los Invitados

 

IMG 8728 Para los invitados, especialmente si van solos, una reunión de un club puede ser inicialmente un entorno bastante intimidatorio, tantas nuevas caras, un lugar donde no conocen a nadie, y a veces incluso ni siquiera saben de qué va toda la reunión o la organización. Muchos de ellos además pueden ser muy tímidos, y la mera asistencia a un evento público de esta naturaleza puede ser muy estresante.

 

Es responsabilidad de todos los miembros que asisten el asegurarse de que los invitados se sientan bienvenidos. No hay nada peor para un recién llegado que entrar en un sitio donde todos están formando pequeños corrillos de amigos, hablando entre ellos e ignorando a cualquier desconocido.

 

Si ves a alguien nuevo, acércate y saluda, y a continuación preséntale al resto de miembros que ya conozcas, así como al Moderador. Es una buena costumbre que el Moderador anote los nombres de los invitados.

 

A algunos clubes les gusta pedir a los invitados que se presenten al resto del asistentes al principio de la reunión. Esto se puede hacer desde el sitio en el que están sentados, sin necesidad de que vayan al frente.

En una situación ideal, el moderador ya conocerá los nombres de los invitados, de forma que al principio podría decir algo como:

«Antes de que continuemos me gustaría pedir a los invitados que se presenten y que nos digan cómo nos conocieron y qué esperan de esta reunión. Primero tenemos a Pedro. Pedro, ¿puedes por favor levantarte y contarnos algo sobre ti? ¿Cómo nos conociste?»

Sin embargo, en la mayoría de los casos el Moderador no conocerá quién es quién. En este caso, se puede simplemente pedir que los invitados levanten sus manos y a continuación pedirles que se presenten:

«¿Tenemos invitados hoy? Por favor, levantad las manos si estáis en este club por primera vez. Gracias!
Antes de continuar, me gustaría pedir a los invitados que nos digan cómo nos conocieron y qué esperan de esta reunión.  (Apuntando a alguien) Comencemos por ahí mismo. Por favor, ¿podrías levantarte y decirnos cómo te llamas y contarnos algo sobre ti y cómo nos conociste?»

Hay partes de la reunión —como los Discursos Improvisados— que pueden ser un tema delicado en cuanto a la participación de los invitados se refiere. Como se ha comentado anteriormente, algunos invitados pueden ser muy tímidos o tener miedo —casi pánico— escénico. Depende de cada club decidir si permiten o quieren que los invitados participen en estas secciones. En cualquier caso, si esto se contempla, nunca se debe forzar a un invitado a participar si se ve que son tímidos o muy nerviosos. Depende del buen criterio del Moderador el darse cuenta de esto.

Al finalizar la reunión, suele ser una muy buena idea preguntar a los invitados si quieren compartir sus impresiones. La opinión de un invitado siempre constituye una realimentación original y novedosa, que se sale de los cánones que inevitablemente se asientan en un club según va madurando.

Una vez que la reunión ha concluido, el Vicepresidente para Miembros debería hablar con los invitados y preguntarles explícitamente si les gustó la reunión y si desean unirse. Muchas nuevas oportunidades de conseguir nuevos miembros se pierden porque los miembros ya presentes olvidan este pequeño paso final de pedirles a los invitados que se unan. Si no están todavía listos para unirse, suele ser una buena idea disponer de un libro de visitas donde los invitados pueden apuntar sus nombres e información de contacto, de forma que puedan ser notificados de nuevas reuniones o nuevos eventos en el club. Es importante señalar que la información personal obtenida de los invitados por esta vía no puede ser usada para ningún otro fin, ni compartida fuera del club. Muchos países disponen además de legislación específica sobre la protección de los datos privados. Es responsabilidad de cada club cumplir dicha legislación.


Las peticiones de unirse a Ágora siempre deben ser amables y nunca realizadas en una forma que presione a la persona o les haga sentirse incómodos.

Packs para invitados

Es una práctica recomendada que el club disponga de "Packs para Invitados", consistentes en algunos materiales impresos relativos al Club y a Ágora.  Posibles cosas que este pack puede incluir son:

 

  • Una introducción a Ágora Speakers International y su misión y objetivos.
  • Los estatutos del Club y sus principios fundacionales.
  • Una explicación de la estructura de las reuniones y los diferentes roles.
  • Un orden del día típico de una reunión.
  • Los primeros tres proyectos del Programa Educativo Básico.
  • Un formulario de alta detallando las cuotas del club y de Ágora.
  • Algunos consejos sobre comunicación en público.
  • Pins, pegatinas o cualquier otro tipo de regalos promocionales.
  • Una tarjeta con todos los responsables del club y su información de contacto.
  • Tarjetas de visita del club con su información y el calendario de reuniones.

 

Los packs para invitados pueden entregarse al principio de la reunión por el VPM (o la persona en la que este delegue).


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