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Moderador

 

Meeting Leader

El Moderador (o Presentador o Coordinador) es la persona responsable de dirigir la reunión, ceder la palabra a las personas adecuadas según marca la agenda, saludarles cuando llegan al escenario, despedirlos, y en general asegurarse de que la reunión sea amena y fluya con suavidad.

Dado que el Moderador es también el que debería encargarse de solucionar cualquier imprevisto relacionado  con la agenda (por ejemplo, si una persona que tiene un rol no se presenta o avisa a última hora), lo ideal es que llegue unos 10 o 15 minutos antes de la hora de inicio planificada.

Muchas veces, especialmente cuando la gente ya se conoce y lleva mucho tiempo en el club, cuesta comenzar debido a que la gente se suele parar a saludarse, charlar, etc. Si estás con el rol de Moderador de la reunión, es necesario que tomes la iniciativa y decidas el momento de comienzo de la reunión.

Aunque habitualmente el Facilitador es el primero que habla y a continuación cede la palabra al Moderador, cada club puede decidir cómo organizarse. En algunos clubes es el Presidente el que abre la reunión, o bien algún otro miembro de la directiva.  En cualquier caso, sea quien fuese el que te precedió, no olvides darle la mano y comenzar agradeciéndoles por su nombre antes de continuar.

Algunas cosas que se pueden decir al principio:

  • Dar la bienvenida a todos
  • Pedir a todos que apaguen los teléfonos móviles o los pongan en modo de silencio.
  • Explicar el propósito de Ágora Speakers International y del club.
  • Pedir a los invitados que se presenten (tal y como se indica en la sección de «Atendiendo a los Invitados»)

 

Una presentación típica podría ser algo así como:

«Gracias (nombre de la persona que te presentó). Quiero dar la bienvenida a todos a nuestra reunión. Antes de comenzar, me gustaría pediros que por favor apaguéis los teléfonos móviles o los pongáis en modo de silencio. Ágora Speakers International es una organización mundial sin ánimo de lucro dedicada a ayudar a las personas alcanzar su pleno potencial como comunicadores y líderes. (a continuación puedes añadir más detalles sobre Ágora o sobre tu club). Estamos aquí para aprender y ayudarnos mutuamente a aprender. Por favor, respetad a los oradores y guardad silencio mientras ellos están hablando».

También se puede añadir alguna anécdota corta, broma, o cualquier cosa que consideres que puede ser útil para romper el hielo o darle un poco de color a la reunión. Por ejemplo, en lugar de la petición formal anterior de que todos apaguen los móviles, podrías utilizar algo como :

«Durante el último concierto de navidad dirigido por, William Christie, durante el aria del Mesías de Hendel, un teléfono móvil comenzó a sonar. Inmediatamente, Christie pidió a los músicos que parasen, y se encaró con el miembro del público, gritándole acaba de arruinar usted uno de pasajes más hermosos de una de las obras más espectaculares jamás escritas, tras lo cual, terminó ¡FUERA! mientras el dueño del móvil abandonaba avergonzado la sala… Bueno, yo no iré tan lejos como Christie si esto ocurre durante la reunión, pero estoy seguro de que no haréis muchos amigos si vuestro móvil suena mientras alguien está en mitad de su discurso, así que por favor apagad los móviles AHORA»

En cualquier caso, intenta no utilizar demasiado tiempo durante la introducción, un máximo de 2-3 minutos deberían ser suficientes. Después de la introducción general, suele ser costumbre presentar a los invitados.

En algunos clubes existe la tradición (muy recomendable, en nuestra opinión) de presentar no sólo a los invitados sino también a los miembros que acaban de incorporarse al club, posiblemente también entregándoles un pin, un certificado de pertenencia o similar.

Posibles fórmulas cómicas podrían ser:

«Hoy querría dar la bienvenida a nuestros nuevos miembros. En primer lugar, quería presentar a Pedro, que después de venir como invitado seis, SEIS veces, SEIS, POR FIN decidió unirse a nuestro club. Démosle la bienvenida a Pedro con un fuerte aplauso mientras se acerca al escenario»

«A diferencia de Pedro, con Ana fue amor a primera vista. El mismo momento en que ella cruzó las puertas de nuestro club, supo que quería ser parte de nuestra comunidad, y así lo hizo, inmediatamente después de su primera reunión. Bienvenida a nuestro club, Ana. Un fuerte aplauso para ella.»

Con el tiempo, cada Moderador desarrolla su propio estilo para llevar reuniones. Salvo que estés llevando un evento formal fuera de Ágora con un protocolo estricto preestablecido sobre qué decir y cuando decirlo, no hay un estilo más correcto que otro, y deberías usar el estilo con el que te sientas más cómodo, sin intentar emular a nadie. Con la práctica, ese estilo invariablemente aparecerá. Acéptalo y deja que se desarrolle. Los mejores presentadores son aquellos que son naturales.


Meeting Leader 1 Es importante señalar que como Moderador, tu rol es hacer que los demás participantes queden bien. No deberías intentar ser la estrella de la reunión, sino alguien que ayuda a que los demás brillen.

Como tal, cuando le des la palabra a alguien, después de estrecharle su mano, retírate de forma discreta a un lugar que ceda el protagonismo totalmente al orador. En la imagen de la izquierda, la Moderadora se ha desplazado completamente fuera del área central, y toda la atención está enfocada sobre la persona que está hablando

Dando y cediendo la palabra

Para cada participante, proporciona una pequeña introducción, explicando lo que el participante va a hacer (sin entrar en detalles, ya que habitualmente esto es tarea suya), y a continuación lidera el aplauso siendo el primero en aplaudir. El aplauso debería continuar al menos hasta que el orador esté en el escenario. Cuando se esté aproximando, extiende tu mano, espera a que la estreche, y a continuación retírate.

Los aplausos —especialmente al final— no son sólo cuestión de cortesía, son una forma de hacer que el miembro se sienta apreciado y seguro. Ayudan a difuminar la tensión y el nerviosismo del orador. Por estos motivos son un factor muy importante en la creación de un entorno amigable.

En lo relativo a la presentación del miembro, posibles elementos a mencionar podrían ser su profesión, cuánto tiempo ha estado en el club, si tiene algún cargo en la dirección del mismo, etc. Una buena práctica que se sigue en muchos clubes por el Moderador de la reunión es contactar con todos los participantes varios días antes de la misma y preguntarles algo como «¿Cuál es tu película favorita?», «Si pudieses tener un superpoder, ¿cuál elegirías y por qué?», etc. y citar la respuesta y tal vez incluso comentarla como parte de la presentación (siempre desde el respeto y sin excederse en el tiempo).

Intenta no leer la presentación de cada participante. Esto no significa que debas memorizar los detalles de todos los participantes en la reunión. En lugar de esto, simplemente lee y memoriza los detalles del siguiente participante mientras el actual está hablando sobre el escenario.

Cuando un orador esté sobre el escenario, no se debe intervenir de forma alguna. Incluso si el participante se queda en blanco, una intervención con el propósito de ayudar en general sólo empeora las cosas. Los participantes deben aprender a sobreponerse a estas situaciones por sus propios medios.

Una vez que el participante ha terminado de hablar, habitualmente el público comenzará a aplaudir de forma natural. Si no lo hacen y está claro que el participante ha concluido, es tu responsabilidad como Moderador iniciar nuevamente el aplauso. Cuando el mismo esté iniciado, acércate al ponente de nuevo y estréchale la mano, continuando con el aplauso según el participante se retira y hasta que haya vuelto a su asiento.

Una vez que el aplauso ha terminado, agradece al miembro su participación. En este momento también se puede añadir algún comentario gracioso o algún apunte sobre lo que el público acaba de oír. Puede ser algo tan simple como «Me encanta cómo hace las evaluaciones Marta. Se nota el efecto de la experiencia y la práctica en Ágora». Si usas humor, el mismo siempre debe ser positivo y nunca despectivo o juzgado al participante.

Por ejemplo, supongamos que tenemos la siguiente agenda:

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Agenda Fragment Es

 

Una forma en la que el Moderador podría llevar la reunión podría ser:

«El tiempo es extremadamente importante en la comunicación en público, y hoy en nuestra reunión nuestro Cronometrador será Alexander Hristov. El superpoder que el querría tener es volar como Superman, porque eso le permitiría viajar a cualquier lugar y visitar muchos sitios exóticos e inaccesibles, sin tener que pasar por la seguridad del aeropuerto. Alex, por favor, acércate al escenario y cuéntanos en qué consiste tu rol»

(inicia el aplauso, Alex se acerca al escenario, os estrecháis la mano y te retiras. Una vez que Alex ha terminado de explicar su rol, de nuevo asumes el control):

«Gracias Sr. Moderador. Aseguraros de que vuestros discursos terminan dentro del tiempo establecido porque todos queremos irnos a casa esta noche y no volamos precisamente.  A continuación tenemos a nuestro Contador de Muletillas, Víctor Gómez. El superpoder que a él gustaría tener es el de leer la mente. Así que ya sabéis… no sólo no tenéis que tener ninguna muletilla, sino que ni siquiera os atreváis a pensar en hacerlas. Démosle todos la bienvenida a Víctor»

(De nuevo, inicia el aplauso, Víctor se acerca al escenario, os estrecháis la mano y te retiras. Cuando Víctor haya concluido su explicación, asumes el control)

Y de esta forma el proceso continúa con cada rol.

Gestionando las Interrupciones

Como Moderador de la reunión, es tu responsabilidad asegurarte de que la misma se lleva a cabo de forma ordenada y puntual.

Esto significa que si observas algo que está distrayendo o alterando el orden en la reunión, debes actuar sobre ello. Algunos tipos de alteraciones frecuentes son:

  • Teléfonos móviles.
  • Gente entrando y saliendo de la sala durante un discurso.
  • Gente hablando entre sí.
  • Fotografías con flash.

Estos actos —y muchos otros— no deben dejarse pasar sin más, pero nunca mientras un orador está hablando (entre otros motivos, los propios oradores deben aprender a gestionar con este tipo de situaciones).  Espera a que el orador haya terminado y desde el escenario solicita educada pero firmemente que se detengan este tipo de actos, sin señalar o dirigirte nunca hacia nadie en particular, y siempre explicando por qué. Por ejemplo:

«Me gustaría pedir a todos que por favor no toméis fotos con el flash, ya que el flash puede ser muy desagradable por su brillo y deslumbrar a los ponentes»

o

«Me gustaría pedir a todos por favor no entrar y salir de la sala durante un discurso. Esto distrae mucho al resto de presentes y al propio ponente

 

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