El secretario del club está a cargo de mantener todos los archivos del club y redactar las actas de las reuniones del Comité Ejecutivo del Club. Reuniones del Comité Ejecutivo del Club Como Secretario, eres responsable de preparar la agenda de las reuniones del Comité Ejecutivo del Club, de organizar la reunión en sí misma y de enviar todos los detalles a los directivos por adelantado. Lee el capítulo de Directivos del Club para ver los detalles y las franjas de tiempo para cada elemento. Actas de las reuniones Una de las principales tareas del Secretario es redactar con exactitud las Actas de las Reuniones. Las Actas de las Reuniones son documentos fundamentales en la vida del club y en ellas se registran todas las reuniones importantes del Comité Ejecutivo, qué decisiones se han tomado, los resultados de las votaciones, las consideraciones y debates, etc. Las Actas de las Reuniones pueden almacenarse de manera física o electrónica, según las capacidades del club. La decisión sobre cómo mantener esos archivos depende del Comité Ejecutivo de cada club. Una buena Acta de Reunión debería incluir los siguientes puntos en todas las reuniones: Hora, nombre del lugar y ubicación donde se celebra la reunión. Orden del día inicial de la reunión. Lista de participantes. Para cada punto que ese trate en la reunión (sin importar si aparecía en la agenda inicial o no): El punto de vista inicial resumido del miembro que ha presentado el tema a tratar, o el contexto de la conversación. Un sumario de los puntos de vista del resto de los participantes (solo de aquellos que intervengan en la conversación). Las decisiones tomadas, las alternativas consideradas y las razones tras la decisión. Por ejemplo, no te limites a decir «Se decidió cambiar el lugar de reunión a la nueva ubicación X». En lugar de eso podrías decir algo parecido a «debido al cierre dentro de un mes del lugar de reunión actual, necesitamos cambiar la ubicación de las reuniones del club. Hemos considerado las opciones X, Y y Z. La opción Y se ha descartado por el precio solicitado por el dueño, ya que 25€/hora era demasiado caro, y la opción X presenta problemas serios de calidad como por ejemplo sillas poco adecuadas y una mala acústica. Por lo tanto, y con una votación de 6-0, se ha elegido la opción X». Conteo de los votos. El lugar de la próxima reunión junto con el nombre que recibe la ubicación, dónde se encuentra y la hora acordada. Cualquier anexo o documento que se haya presentado en la sesión para apoyar los puntos de los que se ha hablado. Otros archivos del club Otra tarea del Secretario es mantener todos los archivos del club y asegurarse de que se conservan como es debido y que se tiene una copia de seguridad para evitar su pérdida. Entre los archivos se incluyen: Acta constitutiva y estatutos del club. Libro de invitados. Lista de organizaciones cooperativas, eventos y lugares en los que los miembros han tenido oportunidades de oratoria o liderazgo. Listado de miembros. Agenda y actas de las reuniones. Quejas de los miembros o invitados y su solución. Procedimientos disciplinarios. Contratos o acuerdos del club con otras entidades (medios, otros clubes, u otras organizaciones de comunicación pública). Cualquier otro documento. Recomendamos usar el Sistema de Gestión de Club Online para guardar todos los documentos mencionados. Archivos restringidos Aunque la mayoría de los documentos del club deberían ser accesibles para todos los miembros, hay algunos más delicados que deben ser privados y ofrecerse únicamente de cara a una auditoria o a la gente afectada. Se trata de los siguientes: DOCUMENTOS PRIVADOS DEL CLUB Documento Acceso restringido a Procedimientos Disciplinarios Miembro afectado, Comité Ejecutivo, Auditores de Ágora, Embajadores de Ágora si se apela la decisión. Quejas de los miembros o invitados y su solución Comité Ejecutivo, Auditores de Ágora, Embajadores de Ágora. Contratos del club Comité Ejecutivo, Auditores de Ágora. Otros documentos Todos los miembros del club, Auditores de Ágora, Embajadores de Ágora. Auditorías al club Con tal de asegurar el funcionamiento adecuado y consistente de todos los clubes Ágora a nivel mundial, tantos los directivos como los miembros de la Junta de la Fundación Agora Speakers International («Auditores Ágora») pueden solicitar que un club entregue una copia de cualquier documento del club. Dichas peticiones se realizarán de manera electrónica a través de la dirección de correo electrónico ofrecida como contacto por el club y/o a la dirección de correo electrónico del Secretario y de otros Directivos del Club. Todos los documentos del club solicitados deben enviarse de manera electrónica en un periodo inferior a 2 semanas (14 días naturales) a contar a partir del día de la solicitud.