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Tesorero

 

A excepción de los Clubes Corporativos, que siguen las reglas de contabilidad y compras de la organización anfitriona, el resto de los clubes que gestionen cualquier tipo de fondos (sin importar si se reciben a través de cuotas o de otras fuentes) debe tener un tesorero a cargo de la contabilidad básica.

El Tesorero debería conocer a fondo las Reglas para las Finanzas de los Clubes, y sus deberes son los siguientes:

Guardián de los fondos del club

Como tesorero, eres el guardián de los fondos del club. No se pueden producir gastos sin contar con la aprobación combinada del Presidente y el Tesorero. A nivel práctico, tienes poder de veto sobre cualquier gasto que creas sinceramente que infringe los términos del presupuesto general votado por los miembros o las reglas financieras de los clubes.
 

Si el Tesorero y el Presidente no están de acuerdo en si un gasto en concreto queda incluido dentro del presupuesto aprobado, pueden exponerlo frente a los miembros del club y solicitar una votación.

Por otro lado, si el desacuerdo se centra en si el uso de los fondos cumple con las reglas financieras generales para los clubes, pueden presentar una pregunta al Embajador de su país o a las oficinas centrales de la Fundación.

 

Contabilidad e informes financieros

Una responsabilidad secundaria del tesorero es la de mantener una contabilidad adecuada de todos los movimientos que se produzcan en los fondos. Hay dos conjuntos de reglas que debes cumplir:

  • Las leyes de tu zona.
     
  • Los requisitos de informes financieros de la Fundación.
    Normalmente, esta segunda parte es la más fácil, ya que los informes que se solicitan son relativamente sencillos y no exigen ninguna herramienta especial. Además, puedes usar las herramientas online que ponemos a tu disposición para realizar los informes.

    Lo ideal sería realizar la contabilidad en el mismo momento en el que se produce o se recibe un pago, de tal modo que el estado de las finanzas del club pueda ser consultado por cualquier miembro interesado, pero si no es posible hacerlo por alguna razón, deberás asegurarte de subir la información tanto desglosada como aglomerada al menos una vez cada seis meses.

 

Otras responsabilidades

Por último, como Tesorero también tendrás que:

  • Responder a las preguntas financieras de los miembros y los invitados. Es evidente que los miembros tienen derecho a recibir información mucho más detallada que los invitados.
  • Recaudar las cuotas del club y de cualquier otra fuente de ingresos en una única cuenta bancaria.
     
  • Reembolsar los gastos autorizados que realicen los directivos.
     
  • Interactuar con los tesoreros de otros clubes para asegurar el cumplimiento de las Reglas para las Finanzas de los Clubes en los eventos compartidos que requieran financiación como pueden ser las convenciones o los concursos.
     
  • Controlar y ejecutar los pagos autorizados por el Presidente para la compra de bienes y servicios.

 


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