Cán bộ câu lạc bộ

Paulina Łapińska và Wanda Łopuszańska, từ câu lạc bộ Diễn giả Gorzow Ba Lan

Cán bộ câu lạc bộ là gì?

Ban quản lý và ban lãnh đạo thường là một loại dầu bôi trơn vô hình mà mọi người đều coi là điều hiển nhiên khi mọi thứ đang diễn ra suôn sẻ, nhưng khi vắng mặt lại khiến mọi thứ đổ bể.

Để điều hành một câu lạc bộ thành công đòi hỏi rất nhiều thời gian và sự cống hiến cũng như rất nhiều hoạt động nhóm được lên kế hoạch kỹ càng để đảm bảo rằng các cuộc họp diễn ra đúng giờ và có quy củ, phục vụ cho mục đích giáo dục, súc tích và không lãng phí thời gian, cũng như để đảm bảo rằng các thành viên trưởng thành và phát triển, câu lạc bộ được hưởng lợi từ cộng đồng Agora rộng lớn hơn, v.v.. Đó là rất nhiều công việc cần được chia sẻ giữa một nhóm "các vai trò cán bộ" với các trách nhiệm khác nhau.

Cán bộ câu lạc bộ vừa là người lãnh đạo, vừa là người quản lý. Một điều quan trọng cần lưu ý: đây là hai khái niệm rất khác nhau. Lãnh đạo đòi hỏi tầm nhìn – có ý tưởng rõ ràng về đích đến, chiến lược, nhìn thấy bức tranh toàn cảnh, chia sẻ tầm nhìn của bạn với các thành viên, truyền cảm hứng và thách thức họ đạt được. Mặt khác, quản lý là khả năng biến tầm nhìn đó thành một kế hoạch hành động cụ thể và thực hiện kế hoạch này trong một khung thời gian.

Các Cán bộ Câu lạc bộ chịu trách nhiệm điều hành câu lạc bộ để đảm bảo trải nghiệm suôn sẻ cho mọi người. Tất cả các vai trò cán bộ đều là các vị trí tự nguyện, và trên thực tế là một cơ hội tuyệt vời để thực hành kỹ năng lãnh đạo một cộng đồng nhỏ.

Không giống như các doanh nghiệp và tập đoàn, trong một tổ chức phi lợi nhuận như Agora Speakers, không bao giờ có chuyện các thành viên bị ép phải làm điều gì đó. Mọi thứ đều tự nguyện, và tất cả những gì một cán bộ có thể làm là lịch sự hỏi và giải thích. Trên thực tế, lãnh đạo một cộng đồng phi lợi nhuận thách thức hơn nhiều so với lãnh đạo một doanh nghiệp, vì các cán bộ phải thực hành rất nhiều kỹ năng liên quan đến con người và các kỹ năng tạo động lực, nhiều hơn bất kỳ doanh nghiệp nào.

Đặc điểm cơ bản của vai trò cán bộ

Có một số vai trò cán bộ bắt buộc trong mọi câu lạc bộ (thường vì lý do pháp lý) và một số vai trò tùy chọn nhưng nên có.

Điều ngược lại cũng đúng: một vai trò – ngoại trừ vai trò Chủ tịch – có thể được chia cho một số người khi khối lượng công việc nhiều. Đối với một câu lạc bộ rất lớn, có thể có hai Phó Chủ tịch phụ trách Giáo dục. Trong trường hợp này, nên có một sự phân bổ trách nhiệm rõ ràng cho từng người cùng chia sẻ một vai trò.

Ngoài các vai trò cán bộ theo quy định, câu lạc bộ có thể xác định các vai trò cán bộ bổ sung như "Người tổ chức sự kiện" (đối với các sự kiện hoặc bữa tiệc đặc biệt), "Blogger", v.v..

• Tất cả các vai trò cán bộ đều là tự nguyện. Không được ép buộc bất kỳ thành viên nào làm cán bộ. Không câu lạc bộ nào được áp đặt các hạn chế đối với việc tham gia vào bất kỳ hoạt động giáo dục nào mà đòi hỏi phải có một thời gian phục vụ trong vai trò cán bộ hoặc thực hiện bất kỳ nhiệm vụ nào của một cán bộ.
• Các vai trò cán bộ có nhiệm kỳ giới hạn trong 6 tháng hoặc 1 năm.
• Tất cả các cán bộ cũng phải là những thành viên tích cực của câu lạc bộ trong suốt nhiệm kỳ của họ. Xin lưu ý từ khóa "tích cực", có nghĩa là các cán bộ vẫn cần phải tham gia các cuộc họp thường kỳ của câu lạc bộ như bất kỳ thành viên nào khác.
• Tất cả các vai trò cán bộ đều là vai trò cống hiến. Không một vị trí cán bộ nào được nhận bất kỳ khoản thù lao nào từ câu lạc bộ hoặc tổ chức chủ trì. Tuy nhiên, họ có thể được hoàn lại các chi phí phát sinh từ hoạt động liên quan đến vị trí của họ, miễn là loại chi phí đó đã được Tổ chức quy định từ trước là được hoàn trả.
• Vai trò cán bộ mang tính là cá nhân. Người thực hiện vai trò không được "thuê ngoài" hoặc "ủy quyền" hoàn toàn cho một người khác (huống chi một thực thể bên ngoài). Xin lưu ý rằng việc ủy ​​quyền các nhiệm vụ cụ thể thì hoàn toàn chấp nhận được.
• Cuối cùng, tất cả các vai trò đều phải được bầu ra – nếu có nhiều hơn một ứng cử viên cho cùng một vai trò, thì phải tổ chức bầu chọn.

Trở thành Cán bộ Câu lạc bộ

Tại sao nên trở thành cán bộ?

Ở nhiều công ty, việc thăng tiến lên một vị trí quản lý đòi hỏi rất nhiều thời gian (đôi khi là cả năm) và sự cống hiến. Bất kỳ sai lầm nào bạn mắc phải trong vai trò đó đều có thể hủy hoại sự nghiệp của bạn.

Bạn có thể đã biết rằng các câu lạc bộ Agora cung cấp một môi trường an toàn để học cách nói chuyện trước công chúng, được tự do thử nghiệm, mắc lỗi và học hỏi từ lỗi để chuẩn bị cho việc sử dụng những gì bạn đã học được vào công việc. Tương tự như vậy, các vai trò cán bộ trong các câu lạc bộ cung cấp một môi trường để bạn có thể học các kỹ năng lãnh đạo và quản lý một cách an toàn và là nơi mà sai lầm không nguy cấp đối với sự nghiệp của bạn.

Có rất nhiều lợi ích về chất khi trở thành một cán bộ câu lạc bộ:

• Học các kỹ năng mới – từ lập ngân sách đến quản lý rủi ro, lập kế hoạch, marketing.
• Giúp câu lạc bộ của bạn phát triển.
• Nâng cao sự tự tin của bạn.
• Tăng khả năng trúng tuyển của bạn và giúp hồ sơ của bạn hấp dẫn hơn trong mắt các nhà quản lý tuyển dụng.
• Trực tiếp tham gia vào việc điều hành câu lạc bộ và Agora.

Có rất nhiều nghiên cứu cho thấy hoạt động tình nguyện (và cụ thể hơn nữa là – tình nguyện lãnh đạo) có tác động rất lớn đến sự phát triển nghề nghiệp chuyên nghiệp của bạn. Ví dụ, một nghiên cứu năm 2016 của Deloitte phát hiện ra rằng hoạt động tình nguyện không chỉ tác động rất lớn đến việc đạt được các kỹ năng lãnh đạo, mà còn tác động rất trực tiếp đến những người tìm việc:

• 82% các nhà quản lý tuyển dụng sẵn sàng chọn một ứng viên có kinh nghiệm tình nguyện hơn.
• 85% các nhà quản lý tuyển dụng sẵn sàng bỏ qua các sai sót trong hồ sơ xin việc nếu trong đó có thể hiện kinh nghiệm tình nguyện.

Một nghiên cứu tương tự được thực hiện bởi CareerBuilder cho thấy 60% các nhà quản lý tuyển dụng thấy các ứng viên có kinh nghiệm tình nguyện hấp dẫn hơn nhiều. Một nghiên cứu của CNCS do Forbes trích dẫn cho thấy những người thất nghiệp đã từng tình nguyện có cơ hội tìm được việc làm cao hơn 27%.

Lợi ích của hoạt động tình nguyện mở rộng sang nhiều lĩnh vực khác – thậm chí cả lĩnh vực sức khỏe. Một nghiên cứu của Đại học Ghent ở Bỉ cho thấy "những người tình nguyện có điểm số sức khỏe cao hơn hẳn về mặt thống kê so với những người không tình nguyện. Mối liên hệ chung này hóa ra rất đáng kể: nó tương đương với lợi ích sức khỏe có được của một người trẻ hơn năm tuổi".

Cán bộ câu lạc bộ không phải là chuyên gia

Các thành viên nên luôn nhớ rằng các Cán bộ Câu lạc bộ không được kỳ vọng là những người lãnh đạo hoặc quản lý chuyên nghiệp. Cũng giống như tất cả các bài học diễn thuyết đều là bài học, và không ai nên kỳ vọng một buổi nói chuyện cấp TED trong một câu lạc bộ, tương tự, tất cả các vị trí cán bộ đều là những cơ hội học hỏi. Mọi người nên cố gắng giúp đỡ và khuyến khích các cán bộ hơn là đòi hỏi ở vai trò của họ.

Điều kiện lựa chọn

Bất kỳ thành viên nào tham gia họp thường xuyên với tối thiểu 6 tháng kinh nghiệm tại câu lạc bộ Agora đều có thể được lựa chọn làm cán bộ câu lạc bộ (ngoại trừ các câu lạc bộ mới thành lập được bỏ qua yêu cầu này). Trải nghiệm ở Agora không nhất thiết phải diễn ra trong câu lạc bộ nơi thành viên muốn trở thành cán bộ.

Chỉ những thành viên có thể phục vụ ít nhất 6 tháng mới đủ điều kiện trở thành cán bộ câu lạc bộ. Tất nhiên, đủ loại bất ngờ có thể xảy ra ngay cả với những ý định tốt đẹp nhất, nhưng ít nhất thì tầm nhìn có thể thấy được trước mắt phải rõ ràng. Ví dụ: nếu một thành viên đã lên lịch chuyển đến một thành phố khác trong vòng hai tháng, thì việc phục vụ với vai trò cán bộ trong thời gian đó là vô nghĩa.

Bầu cử và Nhiệm kỳ

Năm Giáo dục của Agora bắt đầu vào ngày 1 tháng 1 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12. Tùy thuộc vào quyết định của câu lạc bộ về thời hạn nhiệm kỳ của cán bộ, nhiệm kỳ và ngày bầu cử được quy định như sau:

Danh sách các cán bộ câu lạc bộ tiêu chuẩn

Đây là danh sách tất cả các vai trò Cán bộ Câu lạc bộ tiêu chuẩn:

Ban điều hành câu lạc bộ

Những người có vai trò Cán bộ trong câu lạc bộ cấu thành ban điều hành của Câu lạc bộ. Vì có những vai trò có thể được chia cho nhiều người nên số lượng thành viên trong ban điều hành câu lạc bộ có thể thay đổi.

Ban điều hành Câu lạc bộ chỉ tồn tại nếu tất cả các vai trò bắt buộc đã được lấp đầy và chỉ khi có tối thiểu ba người giữ vai trò cán bộ. Ví dụ: một câu lạc bộ mới thành lập và Người sáng lập đang thực hiện tất cả các vai trò thì không được coi là có Ban điều hành. Tương tự, nếu câu lạc bộ đã tồn tại một thời gian nhưng tại một thời điểm cụ thể chỉ có Chủ tịch, 2 Phó Chủ tịch phụ trách Giáo dục và 1 Phó Chủ tịch phụ trách Công tác hội viên, thì câu lạc bộ đó không có đủ nhóm cán bộ cần thiết để cấu thành Ban điều hành.

Các câu lạc bộ không có Ban điều hành không được tiến hành bất kỳ hoạt động nào mà cần được sự chấp thuận của Ban điều hành (ví dụ: Quy trình kỷ luật).

Các cuộc họp của Ban điều hành

Ban điều hành Câu lạc bộ phải họp ít nhất hai tháng một lần để trao đổi về các vấn đề chung của câu lạc bộ. Ngoài ra, bất kỳ Cán bộ câu lạc bộ nào cũng có thể yêu cầu một cuộc họp Ban điều hành để thảo luận về một vấn đề đang được quan tâm. Những yêu cầu đó phải được gửi đến Thư ký hoặc Chủ tịch câu lạc bộ và cần kèm theo lời giải thích chi tiết về vấn đề cần thảo luận. Khi nhận thông tin, Thư ký phải lên lịch họp vào một ngày trong vòng 7 đến 20 ngày kể từ ngày yêu cầu được đưa ra.

Dù lý do họp Ban điều hành là gì, Thư ký cũng phải gửi cho tất cả các cán bộ chương trình họp dự kiến, cùng với địa điểm, ngày giờ họp chính xác, ít nhất một tuần trước khi họp. Tất cả các cán bộ câu lạc bộ đều có thể thêm nội dung vào chương trình họp đó nếu cần.