Controlador de Tempo

Como o próprio nome indica, o Controlador de Tempos mede e regista os tempos de todos os participantes e produz um relatório no fim. Durante as suas participações, deve fornecer três sinais visuais - verde, amarelo e vermelho - para informá-los de como vai a sua gestão do tempo.

Os sinais de tempo são uma mera indicação do tempo que é concedido aos oradores. É muito importante que os oradores não tenham conhecimento do tempo exato que já gastaram ou que lhes sobra. Esta é uma técnica de treino que os obriga a desenvolver uma "perceção própria do tempo", uma vez que na maior parte dos locais não existe essa indicação nem, muito menos, os sinais de tempo.

Controlo de tempos com semáforos	Controlo de tempo com folhas de papel	Controlo de tempo com … o que estiver à mão

Os limites de tempo estão indicados em cada projeto e devem também ser registados na agenda, de modo a que não necessites de perder tempo à procura da informação. Aqui fica o exemplo de uma reunião real:

(O formato pode, obviamente, variar de clube para clube)

No exemplo acima, para a Introdução Geral, os tempos são de 3:00, 4:00 e 5:00, o que significa que deves mostrar o sinal verde ao terceiro minuto do discurso, o amarelo ao quarto minuto e o vermelho ao quinto. Cada um dos sinais substitui o anterior. Se, por exemplo, estiveres a usar luzes, ou semáforos, desliga o verde depois de ligares o amarelo. Se estiveres a usar folhas de papel, ou cartolinas, garante que pelo menos um está sempre visível.

Deves começar a controlar os tempos assim que o participante começa a falar ou que faça um gesto significativo que possa ser considerado parte do discurso. Isto significa que tu não deves contar o tempo em que participante está a cumprimentar o Presidente da Reunião ou enquanto espera que este se retire do palco e que os aplausos cessem. Na parte dos Discursos Improvisados, não comeces a contar o tempo do orador assim que a pergunta lhe é colocada, uma vez que os oradores necessitam de algum tempo para pensar a resposta. De novo, aguarda que o orador comece a falar ou que faça um gesto significativo que possa ser interpretado como o início do discurso. 

Assim que o sinal é mostrado, este deve manter-se visível. Para as luzes, isto significa que a luz fica acesa até ao próximo sinal ou até ao fim do discurso. Para as folhas de papel, isto significa que deves colocar a folha num lugar onde possa ser facilmente vista pelo orador e deixá-la lá.

Controlador de tempo a exibir o sinal verde. Oradores de Gorzow, Polónia.

Cada clube dispõe de uma política diferente sobre como lidar com intervenções que extravasam para lá do tempo definido, sendo que existe uma regra básica que oferece 30 segundos de tolerância após a luz vermelha. O que sucede depois desse tempo é prerrogativa do clube. Alguns clubes penalizam economicamente o orador, outros aconselham o controlador de tempo a começar a aplaudir (seguido do resto dos membros) para fazer ver ao participante que o discurso terminou e que não existe qualquer extensão de tempo possível.

Normalmente, no início da reunião, serás abordado pelo Presidente da Reunião para explicares a tua função. É importante que descrevas a forma com que planeias controlar o tempo, os sinais que vais utilizar e que expliques, para ti, qual a importância desta função.

Por exemplo, poderás explicar a tua função da seguinte maneira, e usando um pouco de humor:

"Obrigado, senhor Presidente da Reunião. Hoje vou estar a cargo do controlo e do relatório dos tempos usados pelos participantes. No mundo de hoje, o tempo de atenção das pessoas é bastante curto. Necessitamos de fazer passar a nossa mensagem de forma breve, precisa e sem distrações, sob pena de as pessoas começarem a desligar e a pensar no jantar. Como podem ver na agenda, cada orador tem um tempo mínimo e um tempo máximo alocados à sua intervenção. Quando tiver passado o tempo mínimo, vou ligar a luz verde, o que significa que já cumpriste o objetivo. Um minuto depois, vou ligar a luz amarela, para sinalizar que te deves preparar para concluir. Assim que o discurso atinja o tempo máximo permitido, irei ligar a luz vermelha, o que quer dizer, na prática, que já chega! Estamos fartos de ti e, por favor, termina agora mesmo. Se não o fizeres após 30 segundos, irei começar a aplaudir, esperando que os restantes membros se juntem a mim, e deves mesmo sair do palco".

Quando sinalizares o tempo, fá-lo sem distrair o orador e, sobretudo, a plateia. De preferência, o sinal que fazes deve ser visível sobretudo para o orador e não para os restantes membros. Evita, especialmente, abanar o sinal ou fazer qualquer tipo de gestos para atrair a atenção do orador: é responsabilidade do orador olhar para ti para saber como vai no que toca ao tempo.

Numa reunião, pode haver uma série de secções, cada uma com os seus próprios limites de tempo. É, portanto, aconselhável usar um modelo (ou mesmo a agenda da reunião) no qual as informações sobre os tempos previstos para a reunião são anotados, e onde apenas terás registados os tempos registados. Aqui está um exemplo de uma reunião:

O Presidente da Reunião pode pedir-te para controlar o tempo de outras secções da reunião como os intervalos, as pausas para feedback, etc. Neste caso, não é necessário fazer sinais, basta, meramente, uma indicação ao Presidente da Reunião de que o tempo previsto foi ultrapassado.

No fim da reunião, serás abordado pelo Presidente da Reunião para reportar os tempos de cada um. Normalmente, todos os membros que intervieram estão interessados em saber o seu tempo, por isso, não te limites a dizer "Toda a gente cumpriu o seu tempo. Parabéns!" e a sentar-te de seguida. Pelo contrário, tenta reportar sobre o tempo de cada um dos oradores, incluindo os que proferem Discursos Improvisados. Tenta também não o fazer de forma monocórdica e aborrecida, como quem lê uma lista telefónica. Um exemplo de como deve ser um relatório destes é o seguinte:

"Hoje, os tempos foram ótimos; só temos um grande prevaricador. O Carlos, o nosso Gramático, usou 1:20 minutos quando explicou a função e 2:30 minutos no seu relatório. Muito bem, Carlos. O Peter usou 3:30 minutos para o seu Livro do Dia, e esteve a um milésimo de segundo de ser corrido do palco, uma vez que lhe foram destinados apenas 3 minutos. (...continuar para os restantes participantes)."

Tempos para pessoas com deficiência

Cerca de 8% da população mundial sofre de algum tipo de daltonismo, o que significa que não conseguem distinguir entre duas cores diferentes, e que cerca de 3% sofre de cegueira total ou falta de visão severa. Se o teu clube contar com membros com estas características, deves adaptar os sinais para eles. A menos que algum dos membros seja completamente cego, não deverás discriminar ninguém usando sinais diferentes para membros com deficiência. Usa os mesmos sinais para todos, garantindo que estes são adequados também para pessoas daltónicas ou com falta de visão. 

Para pessoas com daltonismo ou com falta de visão, terás de usar sinais que se distingam entre si não apenas pela cor mas também de outra maneira (formas diferentes costumam ser boa ideia)

Sinais de Tempo próprios para daltónicos, criados por Santiago Becerra.

Conjunto de sinais adequados para daltónicos e para pessoas com pouca visão.

Para oradores totalmente cegos, podes usar sinais sonoros - como um pequeno sino - com 1, 2 ou 3 badaladas consoante o sinal que queres transmitir.

Especificidades das reuniões online

Numa reunião online, podes usar os sinais tradicionais acima mencionados ou podes usar imagens de fundo virtuais, muito mais práticas. É aconselhável que não sejam cores sólidas (uma vez que será problemático para os daltónicos) mas antes imagens de fundo que contenham objetos associados a uma cor. Por exemplo:

Verde	Amarelo	Vermelho

De qualquer modo, lembra-te que a mesma regra sobre não chamar à atenção se aplica aqui: cabe apenas ao orador ter atenção aos teus sinais - não deves fazer nenhum gesto específico para atrair a sua atenção (imagens de fundo a piscar, com movimento, etc.).

Podes fazer download destas e de outras imagens de fundo no nosso Portal da Marca ou criar umas personalizadas para o clube usando o nosso Criador de Material de Comunicação.

Se quiseres usar um objeto físico como sinal de tempo, tem em conta a iluminação do local em que te encontras, dado que, por vezes, é difícil distinguir qual a cor do objeto que estás a mostrar. Por exemplo, de que cor pensas que é este cartão?