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Reglas para las finanzas de los clubes

La siguiente sección describe las reglas que son obligatorias para todos los clubes públicos (abiertos o restringidos) que recaudan cualquier tipo de cuotas o fondos, independientemente de su origen o frecuencia de recaudación. Las reglas no se aplican a los clubes corporativos, que deben seguir las políticas de su empresa en términos financieros.

Definiciones

 

«Sitio del club»  se define como la presencia en Internet del club, que puede ser una página web, un grupo en una red social, un foro, etc.

La «aprobación por parte de los socios» se define como la aprobación explícita de una propuesta de gasto específica por al menos la mitad +1de todos los socios inscritos en un club. La propuesta debe incluir:

  • El propósito exacto de la operación
  • Las cantidades mínimas y máximas permitidas
  • El plazo mínimo y máximo de ejecución a partir de la fecha de aprobación, donde el plazo máximo no puede exceder de un año.

Esta aprobación puede ser recibida a través de cualquiera de los siguientes medios:

  • Un voto secreto directo durante una reunión. O
  • Suficientes (50%+1) aprobaciones individuales por escrito obtenidas de los miembros durante un período no superior a dos semanas a partir del momento en que se anuncia la propuesta. Las aprobaciones escritas pueden presentarse de cualquier forma física o electrónica, siempre y cuando el remitente pueda ser identificado de forma fiable.

Los «gastos de funcionamiento» son aquellos gastos que son inevitables para el funcionamiento normal del club, e incluyen:

  • Alquiler del local de las reuniones
  • Alquiler de equipos utilizados durante la reunión: ordenadores, micrófonos, proyectores, etc.
  • Gastos de mantenimiento y reparación de equipos existentes.
  • Gastos de instalación y posteriores a la reunión (preparación, limpieza, etc.)
  • Suministros y material de oficina (papel, bolígrafos, fotocopias, tinta de impresora o tóner para imprimir formularios de evaluación, etc.)
  • Papelería (tarjetas, insignias, packs de bienvenida, pins, pancartas, etc.)
  • Gastos financieros tales como comisiones por transferencia bancaria, mantenimiento de la cuenta, impuestos, etc.
  • Los costes derivados de las obligaciones legales locales de un club (seguros, registro legal, contabilidad legal, etc.).

Ejemplos de costes no operativos:

  • Compra permanente de equipos
  • Costos de organización de eventos especiales, fiestas o talleres.
  • Costos de invitar a oradores o capacitadores remunerados.
  • Ayudas para enviar al ganador de un concurso de club a un concursoen otro lugar.

 

Reglamento Financiero

  1. Los clubes pueden decidir cobrar cualquier cantidad que consideren apropiada, con cualquier frecuencia que necesiten, y pueden recibir fondos de terceros siempre y cuando se cumplan todas las siguientes reglas:
     
  2. Los clubes que cobran cuotas deben tener un tesorero, diferente del presidente.
     
  3. El importe y la periodicidad de las cuotas de los clubes que se cobran a los socios deben estar a la vista del público en todos los sitios de los clubes.
     
  4. Los fondos del club no podrán utilizarse para el beneficio personal de ningún socio. El uso de los fondos siempre debe cumplir con los requisitos legales locales para las organizaciones sin fines de lucro. En caso de conflicto entre la legislación local y estas normas, se aplicará la más restrictiva.
     
  5. Las cuotas del club que se cobran a los socios no pueden ser discriminatorias: todos los socios deben pagar las mismas cuotas. Se permiten las siguientes excepciones:

     

    • A las personas que pertenecen a colectivos especiales de bajos ingresos o de minorías se les puede ofrecer un descuento o una membresía gratuita. Por ejemplo: estudiantes, pensionistas, desempleados, minorías étnicas, refugiados, etc. Nos reservamos el derecho de examinar estas situaciones y pedir que se eliminen si creemos que un club está abusando de esta definición y la está convirtiendo en una cuota de afiliación discriminatoria (por ejemplo: un club que define a los ‘hombres blancos' como un ‘colectivo minoritario').
       
    • Para los clubes que operan en un idioma que no es una lengua oficial del país (por ejemplo: un club de habla inglesa en España), los hablantes nativos de ese idioma pueden recibir un descuento o una membresía gratuita.
       
    • A todos los profesionales de las áreas de oratoria y liderazgo se les puede ofrecer un descuento o membresía gratuita si realizan evaluaciones, talleres o tutorías de manera rutinaria durante las reuniones del club.
       
  6. El club debe mantener las finanzas detalladas del club publicadas en todos los sitios del club por lo menos una vez cada seis meses, y esta información debe estar disponible para todos los socios del Ágora en todo el mundo. Estas finanzas pueden ser algo tan simple como un archivo de Excel que detalla los ingresos y gastos o algo más complicado como un informe contable completo, pero en cualquier caso debe quedar completamente claro cómo se están utilizando específicamente las cuotas de los socios. Además de un formato agregado, los gastos del club también deben estar disponibles en un formato detallado y no agregado. El formato detallado debe incluir, para cada transacción, al menos lo siguiente:
    • Fecha,
    • Cantidad gastada o recibida,
    • Fuente (para honorarios o donaciones) o proveedor (para compras de bienes o servicios).
    • Propósito o razón de la transacción. (Para compras de bienes o servicios - las especificaciones del producto o servicio comprado)
  7. Los invitados y otros miembros de Ágora no tendrán que pagar por visitar el club durante las sesiones ordinarias. Durante las sesiones extraordinarias, tales como eventos especiales, reuniones con oradores invitados, talleres, etc., se puede cobrar una cuota única previamente anunciada públicamente por la asistencia. Esta cuota única debe ser anunciada al mismo tiempo que el anuncio de la sesión extraordinaria.
     
  8. Los clubes no podrán acumular fondos que excedan el costo equivalente de dos años de gastos de funcionamiento, a menos que los socios lo autoricen, y sólo para fines específicos presupuestados. Esta autorización debe ser renovada anualmente.
     
  9. Cualquier uso de más de 1/3 de los fondos del club (tomando como base los fondos disponibles al comienzo del Año Fiscal) para fines no operativos requerirá la aprobación de los socios, independientemente de si ese 1/3 se alcanza por medio de una sola transacción o de forma acumulativa. Más específicamente, cualquier transacción cuyo monto, sumado al monto de los gastos no operativos desde el comienzo del Año Fiscal, exceda 1/3 de los fondos iniciales del club, debe obtener la aprobación de los socios, a menos que esa transacción forme parte de una propuesta presupuestada previamente aprobada, y el monto de la transacción esté dentro del rango aprobado.

    Algunos ejemplos.

     

    • Un club comienza el año fiscal con 1000€ (1/3 = 333€). El presidente quiere comprar un proyector por 400€. 400 €> 333€, así que la compra debe ser aprobada por los miembros. Después de obtener la aprobación, el presidente quiere comprar un micrófono por 15 €.  Puesto que el coste acumulado de las compras es de 400 € + 15 € > 333 € esa transacción también debe aprobarse. De hecho, la regla significa que después de gastar 1/3 de todos los fondos del club, cada gasto no operativo debe ser aprobado.
       
    • Un club comienza el año fiscal con 1000€ (1/3 = 333€). El presidente compra 10 micrófonos por 30 € cada uno (costo acumulado: 300 €).  Un poco más tarde, quiere comprar un atril por 50 €. Esa transacción debe ser aprobada por los miembros, ya que el costo acumulado del atril y de las compras anteriores sería de 350€, lo que excede la regla 1/3.
       
    • Un club comienza el año fiscal con 1000€ (1/3 = 333€). El presidente presenta y obtiene la aprobación de un plan para organizar un concurso con un presupuesto de 600 €.  Él procede a comprar para el concurso un proyector por 400€ y 10 micrófonos por 10€;  un total de 500€. Ninguna de estas transacciones requiere aprobación. Luego quiere comprar un juego de libros, valorado en 50€, para el club. Esta transacción tiene que ser aprobada, ya que el costo total acumulado es de 550€ ( > 333€), y esta transacción no está relacionada con el concurso.
       
    • Un club comienza el año fiscal con 1000€ (1/3 = 333€). El presidente presenta y obtiene la aprobación de un plan para organizar un concurso con un presupuesto de 600€.  Él procede a comprar un proyector por 400€ y quiere comprar 10 micrófonos por 25€. La compra de los micrófonos resultaría en un costo total no operativo de 650€ - por encima del presupuesto previamente aprobado - por lo que los miembros deben aprobar esa transacción.
       
  10. Los clubes no pueden aceptar donaciones anónimas, o donaciones de terceros cuya ideología o acciones vayan en contra de los ideales, principios, misión y metas de Agora Speakers International.
     
  11. Los clubes no pueden contratar empleados.
     
  12. Todos los bienes o servicios adquiridos por el club deben ser para el funcionamiento del propio club. Los clubes no podrán realizar operaciones cuyo único propósito sea aumentar los fondos del club. En particular, estos clubes no podrán realizar actividades de inversión de ningún tipo, incluidos valores, materias primas, divisas, futuros, contratos de opciones y bienes inmuebles, independientemente de que se negocien públicamente o no.
     
  13. Cualquier gasto o aprobación financiera que puedan dar los socios del club durará como máximo un año. Una vez finalizado el año, será necesaria una nueva votación para prorrogar la aprobación para el año siguiente.
     
  14.  Una vez disuelto el club, todos los fondos restantes deberán donarse a una organización benéfica legalmente reconocida y aprobada por los socios. Si no se llega a un acuerdo, los fondos serán donados a Agora Speakers International.
     
  15. Todos los activos que adquieran los clubes deben ser ussados exclusivamente por miembros del club o invitados a las reuniones, para actividades relacionadas con el club, siempre que las mismas estén alineadas con la misión y propósitos de Ágora Speakers International.  El uso de estos activos adquiridos no puede estar sujeto a pagos adicionales.
     
  16. Estas reglas pueden cambiar de vez en cuando. Los clubes deben cumplir con las nuevas normas en un plazo de seis meses a partir del cambio.
     

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