La siguiente sección describe las reglas de cumplimiento obligatorio para todos los clubes que cobren cualquier clase cuota o fondo, sin importar de dónde provengan ni con qué frecuencia se cobren. Estas reglas no se aplican a los clubes corporativos, los cuales deberán seguir las políticas instauradas en sus empresas en el ámbito de las finanzas.

Definiciones

"Página del club" se define como la presencia online del club, la cual puede darse a través de una página web, de una página o grupo en una red social, de un foro, etc.

"Aprobado por los miembros" se usa para referirse a los procedimientos de votación expuestos en la sección de Democracia del Club. Todas las propuestas de gastos presentadas a votación deben incluir:

• El objetivo exacto de la operación
• Las cantidades mínimas y máximas permitidas
• El tiempo mínimo y máximo de ejecución a partir de la fecha de aprobación, teniendo en cuenta que el tiempo máximo no puede superar el año

"Costes operacionales" son aquellos costes inevitables en el funcionamiento normal del club, e incluyen:

• Alquiler de sala durante la duración de la reunión
• Alquiler del equipo usado durante la reunión: ordenadores, micrófonos, proyectores, etc.
• Costes por mantenimiento y reparación de equipo ya existente
• Costes por la organización de la reunión y factores posteriores a esta (preparación, limpieza, etc.)
• Material de oficina y consumibles (papel, bolígrafos, fotocopias, tinta de impresora o tóner para imprimir formularios de evaluación, etc.)
• Material de papelería (tarjetas de negocios, insignias, paquetes de bienvenida, carteles, etc.)
• Costes financieros como por ejemplo comisiones por transferencias bancarias, comisiones por mantenimiento de cuentas, impuestos, etc.
• Costes provocados por las obligaciones legales locales del club (seguros, registro legal, contabilidad legal, etc.)

Ejemplos de costes no operacionales:

• Compras de equipo permanente
• Costes por la organización de eventos especiales, fiestas o talleres
• Costes por invitar a ponentes o formadores de pago
• Financiar el viaje del ganador de un concurso del club para que participe en un concurso en otra ubicación

"Eventos relacionados con Ágora" son todos los eventos organizados o copatrocinados por uno o más clubes Ágora, que sigan todos los Principios Fundamentales (especialmente el de Neutralidad), y que tengan como objetivo hacer avanzar la misión u objetivos de Ágora. Algunos ejemplos de esos eventos son:

• Comunicación Pública, Debates y otros contenidos parecidos
• Convenciones Ágora de distintos niveles
• Eventos de puertas abiertas para promocionar los clubes Ágora
• Reuniones de prueba para clubes potenciales
• Talleres, seminarios, sesiones de entrenamiento, etc.
• Proyectos comunitarios del club válidos
• Participación en ferias, exposiciones y otros eventos parecidos de terceros en los que la presencia del club es apropiada de cara al marketing y aumentar el número de miembros.

Para ver ejemplos de tipos de eventos en los que la participación de club no estaría permitida, consulta el Principio de Neutralidad.

"Eventos oficiales Ágora" son eventos de aplicabilidad universal creados o definidos por la Fundación Agora Speakers International. En la actualidad existen dos clases de eventos:

• Todos los concursos que siguen las reglas oficiales
• Las convenciones Ágora a todo los niveles geográficos

Reglas financieras

Libertad financiera

FF01. Los clubes pueden decidir cobrar cualquier cantidad que consideren apropiada con la frecuencia que necesiten y pueden recibir fondos de cualquier tercero siempre y cuando se cumplan las reglas que aparecen a continuación.

FF02. La cantidad y periodicidad de las cuotas que cobre el club a los miembros debe ser visible al público en todas las páginas del club. El acceso a dicha información no puede exigir la presentación de ningún formulario ni la entrega de información personal.

FF03. Las cuotas que cobre el club a sus miembros no pueden ser discriminatorias; todos los miembros deben abonar las mismas cuotas. Se permiten las siguientes excepciones:

• Personas pertenecientes a colectivos minoritarios o con ingresos especialmente bajos pueden recibir membresías gratuitas o con descuento. Ej.: estudiantes, pensionistas, desempleados, minorías étnicas, refugiados, etc. Nos reservamos el derecho a estudiar estas situaciones y solicitar la retirada de la excepción si creemos que el club está abusando de esta definición y la está convirtiendo en una cuota discriminatoria (ej.: un club que define a los «hombres blancos» como un «colectivo minoritario»).
   
• En los clubes en los que se opere en un idioma distinto al idioma oficial del país (ej.: un club de habla inglesa que opere en España), los hablantes nativos de ese idioma pueden recibir membresías gratuitas o con descuento.
   
• Cualquier profesional que trabaje en las industrias del liderazgo o la comunicación pública puede recibir membresías gratuitas o con descuento si realiza evaluaciones, talleres y funciones de mentor de manera habitual en las reuniones del club.

FF04. No se podrá solicitar ni a invitados ni a otros miembros Ágora el pago de ninguna cuota por visitar el club durante sus sesiones habituales. Durante las sesiones no habituales, como por ejemplo eventos especiales, reuniones con oradores invitados, talleres, etc., se podrá cobrar una entrada única que deberá ser anunciada previamente de manera pública. Esta entrada debe anunciarse al mismo tiempo que se anuncia la sesión no habitual.

FF05.Los clubes no pueden aceptar donaciones anónimas ni donaciones provenientes de terceros cuya ideología o acciones vayan en contra de los ideales, principios, misión y objetivos de Agora Speakers International.

Uso válido de fondos

VU01. Los fondos del club no pueden usarse para beneficio personal de ninguno de los miembros. El uso de los fondos debe cumplir siempre los requerimientos legales locales para las organizaciones benéficas. En caso de conflicto entre la legislación local y estas normas, siempre se aplicará la normativa más estricta.

VU02. Todos los bienes y servicios adquiridos por el club deben estar dirigidos a la operativa del club en sí o a eventos relacionados con Ágora, como por ejemplo concursos, convenciones, etc. Los clubes no pueden usar fondos para ninguna operación cuyo único propósito sea aumentar los fondos del club. En concreto, los clubes no podrán realizar ninguna actividad de inversión de ningún tipo, incluyendo la compra-venta de valores, productos, cambio de divisas, futuros, contratos de opciones y bienes inmuebles, sin importar si es un intercambio público o no.

VU03. Cualquier activo que adquieran los clubes debe ser usado de manera exclusiva por los miembros del club, los representantes del condado de Ágora o los invitados a las reuniones, y debe ser únicamente en actividades relacionadas con Ágora que encajen con la misión y propósito de esta. El uso de dichos activos no podrá estar sujeto al abono de cuotas extra.

VU04. De disolverse el club, todos los fondos restantes deberán ser donados a una organización benéfica reconocida como tal a nivel legal y que haya sido aprobada por los miembros por mayoría simple. De no llegarse a un acuerdo, los fondos serán donados a Agora Speakers International.

VU05. Los clubes no podrán contratar a empleados.

VU06. Los clubes no podrán poseer instrumentos de inversión de ningún tipo, ni tampoco asumir ninguna clase de deuda.

VU07. Todas las cuentas bancarias usadas por el club deben abrirse en bancos autorizados que operen de manera local en el territorio en el que se registre el club, y deben usar una de las monedas oficiales del país.

Supervisión de usos

OV01. Los clubes que recolecten fondos o cobren cuotas deben tener un directivo Tesorero y debe ser una persona distinta al /Presidentee.

OV02. El club debe mantener un registro detallado y actualizado de sus finanzas que publicarán en todas las páginas del club, y debe ofrecer a la Fundación un informe detallado una vez al año. Esta información debe estar disponible para todos los miembros de Ágora a nivel mundial. El registro financiero puede ser algo tan sencillo como un archivo Excel en el que figuren los ingresos y los gastos, o algo tan complicado como un informe contable completo, pero siempre debe transmitir de manera clara cómo en concreto se están usando las cuotas por membresía. Además de con formato agregado, los gastos del club también deben estar disponibles en un formato detallado y no agregado. Dicho formato detallado debe incluir como mínimo los siguientes datos para cada transacción:

• Fecha
• Cantidad gastada o recibida
• Fuente (para cuotas o donaciones) o proveedor (para compras de bienes y servicios)
• Objetivo o razón de la transacción (en las compras de bienes y servicios, figurarían los datos concretos del producto o servicio adquirido)

OV03. Los clubes no pueden acumular fondos que superen el coste equivalente de 2 años de operaciones a menos que haya sido autorizado por una mayoría de los miembros, y solo podrá hacerlo para objetivos específicos y presupuestados. Dicha autorización debe renovarse de manera anual.

OV04. Cualquier uso de más de un 1/3 de los fondos del club (tomando como base los fondos disponibles al principio del año fiscal) para objetivos no operacionales requerirá la aprobación de los miembros, sin importar si se llega a la cantidad de un 1/3 en una única transacción o por acumulación. Más concretamente, cualquier transacción cuya cantidad, al añadirse a los gastos no operacionales producidos desde el principio del año fiscal, exceda el límite de 1/3 de los fondos iniciales del club, debe obtener la aprobación de los miembros a menos que dicha transacción sea parte de una propuesta presupuestaria aprobada anteriormente y la cantidad monetaria de la transacción se encuentre dentro del rango aprobado.

Algunos ejemplos.

• Un club empieza el año fiscal con $1.000 (1/3 = $333). El presidente quiere comprar un proyector por $400.  $400 > $333, así que la compra debe ser aprobada por los miembros. Tras recibir la aprobación, el presidente quiere comprar un micrófono por $15.  Puesto que el coste acumulado de las compras $400+$15 > $333, esa transacción también debe ser aprobada. De hecho, esta regla significa que, tras gastar 1/3 de los fondos del club, todos los gastos no operacionales deben ser aprobados.
   
• Un club empieza el año fiscal con $1.000 (1/3 = $333). El presidente compra 10 micrófonos por $30 cada uno (coste acumulado: $300).  Un poco más tarde, quiere comprar un atril por $50. Esta transacción debe ser aprobada por los miembros, puesto que el coste acumulado del atril y las compras anteriores sería de $350, excediendo la regla de 1/3.
   
• Un club empieza el año fiscal con $1.000 (1/3 = $333). El presidente presenta y recibe la aprobación de un plan para organizar un concurso con un presupuesto de $600. Compra un proyecto por $400 y 10 micrófonos por $10 - un total de $500. Ninguna de estas transacciones requiere aprobación. Después quiere comprar un conjunto de libros, valorados en $50, para el club. Esta transacción debe ser aprobada, ya que el coste total acumulado es de $550 ( > $333) y la última transacción no está relacionada con el concurso.
   
• Un club empieza el año fiscal con $1.000 (1/3 = $333). El presidente presenta y recibe la aprobación de un plan para organizar un concurso con un presupuesto de $600. Compra un proyecto por $400 y quiere comprar 10 micrófonos por $25. Comprar los micrófonos haría que el coste total no operacional fuera de $650, por encima del presupuesto aprobada previamente, así que los miembros deben aprobar la transacción.

OV05. Cualquier aprobación financiera o de gastos que puedan dar los miembros del club durará, como máximo, un año. Una vez finalizado el año será necesaria otra votación para extender la aprobación durante el año siguiente.

Financiar eventos relacionados con Ágora

Uno de los pilares principales del sistema Ágora es la organización oficial de eventos por parte de los clubes Ágora, como por ejemplo concursos, convenciones, etc., al igual que cualquier otro evento conjunto organizado por múltiples clubes (reuniones amistosas, competiciones no oficiales, etc.). Estas actividades normalmente requieren un nivel más avanzado de financiación para poder llevarse a cabo con éxito.

AE01. Todos los eventos relacionados con Ágora (oficiales o no) deben ser principalmente autofinanciados a través de la venta de bienes o entradas, patrocinadores, subvenciones, y otros.

AE02. El 10% de los ingresos brutos de esos eventos (oficiales o no) se entregará a la Fundación Agora Speakers International.

AE03. El coste de cualquier evento oficial de Ágora que exija cierta cantidad de financiación previa será asumido por los miembros individuales de la zona geográfica afectada, poniendo como límite el país completo para eventos de carácter internacional como son, por ejemplo, las Convenciones. Todos los miembros en la región correspondiente aportarán una parte proporcional de esos gastos de manera independiente a cualquier otra cuota que estén abonando. Esa proporción será el resultado de dividir los requisitos financieros por el número de miembros únicos en la región, y será la misma para todos los miembros sin importar el número de clubes a los que pertenezcan. Cada club es libre de decidir si aportará la contribución requerida a partir de sus propios fondos, si pasarán esa obligación a sus miembros, o si recurrirán a una combinación de ambas opciones.

AE04. Cualquier beneficio o pérdida fruto del evento se repartirá entre los clubes en un proporción a su número de miembros. Los clubes pueden reembolsar a sus miembros con una cantidad máxima equivalente a la que hayan tenido que pagar siguiendo el punto AE03. La decisión de reembolsar o no parte de los beneficios queda en manos del Comité Ejecutivo de cada club. Los fondos que no se reembolsen a los miembros pasarán a ser parte de los fondos del club.

AE05. Los organizadores de los eventos deben informar a las oficinas centrales de Agora Speakers International de todas las operaciones contables que rodeen la organización del evento a medida que vayan ocurriendo, con el nivel de detalle indicado en OV02, y usando las herramientas contables que pongan a su alcance las oficinas centrales.

Patrocinio de participantes en convenciones

CP01. Solo podrán ser patrocinadas las participaciones en eventos oficiales Ágora que superen el nivel municipal.

CP02. Los clubes en una zona geográfica concreta (hasta nivel estatal, incluido este) pueden decidir patrocinar los gastos de los siguientes participantes en una convención:

• Concursantes.
• Representantes del club que no compiten pero tienen poder de voto tras la aprobación previa del Comité Ejecutivo del club.
• Personas que guíen directamente talleres, sesiones de formación o seminarios en el evento.

Los clubes pueden decidir patrocinar a un tipo de participante, pero no a los demás.

CP03. La decisión de patrocinar a alguien debe ser aprobada por mayoría absoluta de los /Presidentees de los clubes, y el voto debe realizarse del siguiente modo:

• Para los concursantes: antes de que se realice la primera ronda del concurso (a nivel de club)
• Para otros participantes: como máximo un mes después de anunciar la fecha del evento

CP04. Los siguientes puntos constituyen usos válidos de los fondos del club, excepto si se prohíbe de manera explícita en la legislación local:

• Gastos de viaje de ida y vuelta en clase turista en el medio de transporte más adecuado
• Coste de la entrada más completa para el evento
• Gastos de alojamiento durante la duración del evento más otras 2 noches (para permitir la llegada con un día de adelanto y marcharse el día posterior a la finalización del evento)
• Gastos diarios razonables para cubrir comidas y transporte

CP05. El patrocinio solo puede realizarse con propuestas de compra concretas. No está permitido intercambiar los productos y servicios que se han patrocinado por dinero. Los participantes patrocinados deben guardar todos los recibos de los bienes y servicios patrocinados y enviárselos de manera electrónica al Tesorero de su club lo antes posible o, como muy tarde, dos semanas después de la compra.

Cambios en las reglas

RC01. Estas reglas pueden variar con el paso del tiempo. Los clubes deberán cumplir cualquier nueva regla antes de que hayan pasado seis meses de su inclusión.