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Regras para as Finanças dos Clubes

A seguinte seção descreve as regras obrigatórias para todos os clubes públicos (abertos ou restritos) que cobram quaisquer tipo de quotas ou fundos - independentemente da sua origem ou frequência de cobrança. As regras não se aplicam a clubes corporativos, que devem seguir as políticas da suas empresas em termos de finanças

Definições

 

«Sitio do clube»  é definido como a presença on-line do clube, que pode ser uma página web, uma página ou grupo numa rede social, um fórum, etc.

A «aprovação por parte dos membros» é definido como uma aprovação explícita de uma proposta de despesa específica de pelo menos 50% + 1 de todos os membros registrados de um clube. A proposta deve incluir:

  • O objetivo exacto da operação.
  • As quantidades mínimas e máximas permitidas.
  • O prazo mínimo e máximo de execução a partir da data de aprovação, onde o prazo máximo não pode ultrapassar um ano.

Esta aprovação pode ser recebida por qualquer um dos seguintes meios:

  • Uma votação secreta direta durante uma reunião. OU
  • Aprovações individuais suficientes (50% + 1) por escrito, reunidas dos membros durante um período não superior a duas semanas a partir do momento em que a proposta é anunciada. As aprovações escritas podem ser enviadas de qualquer forma física ou eletrónica, desde que o remetente possa ser identificado de forma confiável.

Os «gastos de funcionamento» são as despesas que são inevitáveis para o funcionamento regular do clube e incluem:

  • Aluguer de local para a duração da reunião.
  • Aluguer de equipamentos utilizados durante a reunião: computadores, microfones, projetores, etc.
  • Custos de manutenção e reparação de equipamentos existentes.
  • Custos de prévios e posteriores à reunião (preparação, limpeza, etc.).
  • Material de escritório e consumíveis (papel, canetas, fotocópias, tinta de impressora ou toner para impressão de formulários de avaliação, etc.).
  • Artigos de papelaria (cartões de visita, kits de boas vindas, pins, banners, etc.).
  • Gastos financeiros, como taxas de transferência bancária, taxas de manutenção de conta, impostos, etc.
  • Despesas decorrentes das obrigações legais locais de um clube (seguros, registo legal, escrituras, etc.).

Exemplos de custos não operacionais:

  • Compras permanentes de equipamentos.
  • Despesas de organização eventos especiais, festas ou workshops.
  • Custos para contratar oradores ou formadores.
  • Apoio para enviar um vencedor do concurso do clube para um concurso noutro local.

 

Regras Financeiras

  1. Os clubes podem decidir cobrar qualquer quantia que considerem apropriada, com a frequência que necessitem, e podem receber fundos de terceiros desde que todas as regras a seguir sejam observadas:
  2. Os clubes que cobram quotas deven ter um tesoureiro, diferente do presidente.
  3. O valor e a periodicidade das quotas do clube pagas pelos membros devem estar publicamente visíveis em todos os locais do clube..
  4. Os fundos do clube não podem ser usados para o lucro ou benefício pessoal de qualquer membro. O uso de fundos deve sempre cumprir os requisitos legais locais para organizações sem fins lucrativos. Em caso de conflito entre a legislação local e essas regras, será aplicada a mais restritiva.
  5. As quotas do clube cobradas aos membros não podem ser discriminatórias: todos os membros devem pagar as mesmas quotas. São permitidas as seguintes excepções:

     

    • As pessoas pertencentes a grupos especiais de baixos rendimentos ou grupos minoritários podem receber um desconto total ou parcial. Por exemplo: estudantes, pensionistas, desempregados, minorias étnicas, refugiados, etc. Reservamo-nos o direito de examinar estas situações e pedir-lhes para serem irradiados se considerarmos que um clube usar essa definição de forma abusiva e transformando-a em uma taxa de associação discriminatória (por exemplo: clube que define 'homens brancos' como 'grupo minoritário').
    • Para os clubes que funcionem num idioma que não é oficial do país (por exemplo, um Clube de Conversação em Inglês operando na Espanha), os nativos desse idioma podem receber um desconto total ou parcial.
    • Qualquer profissional nas áreas de oratória e liderança pode receber um desconto total ou parcial se realizar periodicamente avaliações, workshops ou orientação durante as reuniões do clube..
  6. O clube deve manter as finanças detalhadas do clube publicadas em todos sitios do clube pelo menos uma vez a cada seis meses. Esta informação deve estar disponível para todos os membros do Agora em todo o mundo. Essas finanças podem ser algo tão simples como um ficheiro Excel detalhando receitas e despesas ou algo tão complicado quanto um relatório contabilístico completo, mas em qualquer caso, deve estar indicado especificamente o modo como as quotas dos membros estão a ser usadas. Além de um formato agregado, as despesas do clube também devem estar disponíveis num formato não agregado e detalhado. O formato detalhado deve incluir, para cada transação, pelo menos as seguintes:
    • Data.
    • Quantidade gasta ou recebida.
    • Fonte (para honorários ou donações) ou fornecedor (para compras de bens ou serviços).
    • Objetivo ou motivo da transação (para compras de bens ou serviços - as especificações do produto ou servicio adquirido).
  7. Os convidados e a membros de outros clubes Agora não terão que pagar para visitar o clube durante as sessões regulares. Durante as sessões não regulares, tais como eventos especiais, reuniões com oradores convidados, workshops, etc., uma taxa única previamente anunciada publicamente pode ser cobrada pela participação. Esta taxa única deve ser anunciada ao mesmo tempo do anúncio da sessão não regular..
  8. Os clubes não podem acumular fundos além do equivalente a dois anos de despesas operacionais, a menos que autorizados pelos membros, e apenas para fins orçamentários específicos. Esta autorização deve ser renovada anualmente.
  9. Qualquer utilização de mais de 1/3 dos fundos do clube (tomando como base o montante disponível no início do Ano Fiscal) para fins não operacionais exigirá a aprovação dos membros, independentemente de 1/3 ser alcançado por meio de uma única transação ou cumulativamente. Mais especificamente, qualquer transação cujo montante, somado ao valor das despesas não operacionais desde o início do exercício fiscal exceda 1/3 dos fundos iniciais do clube, deve obter a aprovação dos membros, a menos que essa transação faça parte de uma proposta orçada previamente aprovada e o valor da transação esteja dentro do intervalo aprovado.

    Alguns exemplos.

     

    • Um clube começa o Ano Fiscal (AF) com 1000€ (1/3 = 333€). O presidente quer comprar um projetor por 400€. 400€> 333€, então a compra deve ser aprovada pelos membros. Depois de obter a aprovação, o presidente quer comprar um microfone por 15€. Como o custo acumulado das compras é de 400€ + 15€> 333€, essa transação também deve ser aprovada. De fato, a regra significa que, depois de gastar 1/3 dos fundos do clube, todos os gastos não operacionais devem ser aprovados.
    • Um clube começa o AF com 1000€ (1/3 = 333€). O presidente compra 10 microfones por US 30€ cada (custo acumulado: 300€). Um pouco depois, ele quer comprar um púlpito por 50€. Essa transação deve ser aprovada pelos membros, uma vez que o custo acumulado do púlpito e das compras anteriores seria de 350€, o que excede a regra de 1/3.
    • Um clube começa o AF com 1000€ (1/3 = 333€). O presidente apresenta e obtém aprovação um plano para organizar um concurso com um orçamento de 600€. Ele começa a comprar um projetor por 400€ e 10 microfones por 10 € - um total de 500€. Nenhuma dessas transações exige aprovação. Então ele quer comprar um conjunto de livros, avaliados em 50€, para o clube. Essa transação deve ser aprovada, uma vez que o custo cumulativo total é de 550€ (> 333€), e essa transação não está relacionada ao concurso.
    • Um clube começa o AF com 1000 (1/3 = 333€). O presidente apresenta e obtém aprovação um plano para organizar um concurso com um orçamento de 600€. Ele compra um projetor por 400€ e quer comprar 10 microfones por 25€. A compra dos microfones resultaria em custos totais não operacionais de 650€ - acima do orçamento previamente aprovado - portanto, os membros devem aprovar essa transação.
  10. Os clubes não podem aceitar doações anónimas ou doações de terceiros cuja ideologia ou ações corram contra os ideais, princípios, missão e objetivos do Agora Speakers International..
  11. Os clubes não podem contratar funcionários.
  12. Todos os bens ou serviços adquiridos pelo clube devem ser para o funcionamento do próprio clube. Os clubes não podem usar fundos para quaisquer operações cujo único propósito seja aumentar os fundos do clube. Em particular, os clubes não podem se envolver em atividades de investimento de qualquer tipo, incluindo valores mobiliários, matérias-primas, câmbios, futuros, contratos de opções e imóveis, independentemente de serem negociados publicamente ou não.
  13. Qualquer gasto ou aprovação financeira que os associados possam dar durará no máximo um ano. Quando o ano acabar, outra votação será necessária para estender a aprovação para o próximo ano.
  14.  Após a dissolução de um clube, todos os fundos remanescentes devem ser doados para uma instituição de caridade legalmente reconhecida e aprovada pelos membros. Se nenhum acordo for alcançado, os fundos serão doados para o Agora Speakers International.
  15. Quaisquer bens que os clubes adquiram devem ser usados exclusivamente pelos sócios do clube ou convidados da reunião, para atividades relacionadas com o clube e com a missão e propósito do Agora. O uso de ativos adquiridos não pode estar sujeito a cobranças adicionais.
  16. Estas regras podem mudar com alguma periodicidade. Os clubes devem estar devidamente informados e em conformidade com as novas regras num prazo de até seis meses após a mudança.

alias de la página: finanças


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