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Responsabili del Club

 

 


Paulina Łapińska e Wanda Łopuszańska, da Gorzow Speakers della Polonia
Paulina Łapińska e Wanda Łopuszańska, da Gorzow Speakers della Polonia

 

Cosa sono i responsabili del club?

Gestione e leadership sono di solito una specie di olio invisibile, che tutti danno per scontato quando le cose vanno lisce, ma che, quando manca, fa disgregare ogni cosa.

Gestire un club di successo richiede un mucchio di tempo e dedizione, e un lavoro di squadra organizzato con cura, per garantire che le riunioni si svolgano con puntualità e regolarità, che abbiano uno scopo educativo, che siano concise e non una perdita di tempo, che i membri crescano e si sviluppino, che il club benefici della più ampia comunità di Agora, ecc. Si tratta di tanto lavoro, che necessita di essere condiviso da una serie di "ruoli di responsabile" con diverse responsabilità.

I responsabili del club fungono sia da conduttori (leader) che da dirigenti. È importante notare che questi sono due concetti molto diversi. La leadership richiede una visione, avere un'idea chiara delle mete che vuoi raggiungere, la strategia, essere capace di cogliere il quadro d'insieme, essere capace di condividere la tua visione con i membri e ispirarli e stimolarli a realizzarla. La gestione, d'altra parte, vuol dire essere capaci di convertire quella visione in un piano d'azione specifico ed attuarla entro un periodo di tempo.

I Responsabili del Club sono incaricati di diversi aspetti della gestione del club, per garantire un'esperienza fluida per tutti. Tutti i ruoli di Responsabile sono posizioni volontarie, e in realtà, sono un'eccellente opportunità per fare pratica di leadership di una piccola comunità.

Diversamente da società e corporazioni, in un'organizzazione no profit come Agora Speakers, i membri non possono mai essere costretti a fare qualcosa, tutto è volontario e il massimo che un responsabile può fare è chiedere gentilmente e spiegare. In realtà, condurre una comunità no profit è molto più impegnativo che condurre un'attività commerciale, in quanto i responsabili devono mettere in pratica molte più competenze relative alle persone e motivazionali di un'attività commerciale.

Caratteristiche di Base dei Ruoli di Responsabile

C'è una serie di ruoli di responsabile richiesti, che devono essere presenti in ogni club (di solito per motivi legali), e alcuni opzionali ma raccomandati.

Da notare che stiamo parlando di "ruoli" e non di "persone". La stessa persona può avere più di un ruolo (per esempio, in club molto piccoli, il Tesoriere e il Segretario potrebbero essere la stessa persona).

È vero anche l'opposto: un ruolo, eccetto quello del Presidente, può essere condiviso tra diverse persone, quando la mole di lavoro è alta. Per un club molto grande, potrebbero esserci due Vice Presidenti incaricati dell'Istruzione. In questo caso, si raccomanda che ci sia una chiara distribuzione delle responsabilità per ogni persona che condivide un ruolo.

Oltre ai ruoli di responsabile specifici, un club può definire ruoli di responsabile aggiuntivi, quali "Organizzatore di Eventi" (per eventi o celebrazioni speciali), "Blogger", ecc.

  • Tutti i ruoli di responsabile sono volontari. Nessun membro può essere costretto a diventare un responsabile, e nessun club può imporre restrizioni per partecipare ad una delle attività educative che richiedono spendere tempo come responsabile o espletare uno dei doveri di responsabile. 
  • I ruoli di responsabile hanno una durata limitata da sei mesi a 1 anno. 
  • Tutti i responsabili devono essere anche membri attivi del club durante l'intero periodo del loro mandato. Si prega di notare la parola chiave "attivo", che vuol dire che i responsabili devono partecipare alle riunioni regolari del club come ogni altro membro. 
  • Tutti i ruoli di responsabile sono ruoli pro-bono. Nessuna posizione da responsabile può ricevere alcun tipo di compenso da parte del club o dell'organizzazione ospitante. Tuttavia, possono avere il rimborso delle spese che derivano dalla loro attività in collegamento con la loro posizione, nella misura in cui il tipo di spesa è stata precedentemente stabilita come rimborsabile dalla Fondazione. 
  • I ruoli di responsabile sono personali. La persona che svolge il ruolo non può "affidarlo" né "delegarlo" completamente ad una persona diversa (men che meno ad un'entità esterna). Si prega di notare che delegare compiti specifici è del tutto accettabile.
  • Infine, tutti i ruoli sono elettivi, se c'è più di un candidato per lo stesso ruolo, bisogna tenere una votazione. 
     
Ogni club decide liberamente a sua discrezione se vuole mandati di 6 o 12 mesi per il responsabile, e che possono cambiare di anno in anno. Tuttavia, si prega di notare che tutte le posizioni da responsabile devono avere la stessa durata. Un club non può avere il mandato di 1 anno per il Presidente e un mandato di 6 mesi per il VP dell'Istruzione 

 

Diventare un Responsabile del Club

 

Perché diventare un responsabile?

 

In molte società, avanzare ad una posizione manageriale richiede molto tempo (a volte anni) e dedizione. Ogni errore che commetti in quel ruolo può risultare fatale per la tua carriera.

Probabilmente già sai che i club Agora forniscono un ambiente sicuro in cui apprendere la comunicazione pubblica, con la libertà di sperimentare, fare errori ed imparare da questi, preparandoti al tuo utilizzo personale di quello che hai appreso. Nello stesso modo, i ruoli di responsabile nei club forniscono un ambiente in cui puoi apprendere competenze di leadership e manageriali con sicurezza e dove gli errori non incidono sulla tua carriera.

Tutti i ruoli di responsabile insegnano competenze diverse. Per esempio, come Vice Presidente del Marketing, imparerai programmi di marketing, PR, rapporti con i media, campagne di sensibilizzazione, ecc. Come Vice Presidente dell'Istruzione, invece, le cose che imparerai sono diverse. E come Presidente, ancora più diverse. Per cui, più ruoli di responsabile svolgi nel club, meglio è. 

Ci sono molti benefici qualitativi nel diventare un responsabile del club:

  • Apprendere nuove competenze, dal bilancio alla gestione dei rischi alla progettazione del marketing. 
  • Aiutare il tuo club a prosperare
  • Incrementare la fiducia in te stesso
  • Incrementare il tuo inserimento professionale e rendere più interessante il tuo curriculum per chi assume dirigenti
  • Partecipare direttamente all'amministrazione del club e di Agora.

C'è un'ampia ricerca, secondo cui proporsi volontari (e ancor più nello specifico, volontari per la leadership) ha un enorme impatto sullo sviluppo della propria carriera professionale. Per esempio uno studio del 2016 di Deloitte ha scoperto non solo che proporsi volontari influirebbe enormemente sull'acquisizione di competenze di leadership, ma anche che avrebbe un impatto molto diretto sulle persone che cercano lavoro:

  • l'82% di chi assume dirigenti sarebbe portato a scegliere un candidato con esperienza da volontario
  • l'85% di chi assume dirigenti sarebbe portato a sorvolare sulle carenze del curriculum, se in esso è riportata un'esperienza da volontario.

 

Alla Deloitte, abbiamo sperimentato l'importanza del proporsi volontari e compreso che questo aiuta a formare competenze che sono essenziali per sviluppare conduttori versatili nell'ambito della nostra organizzazione. 
Doug Marshall
Direttore, Cittadinanza Aziendale
Deloitte Services LP

Un simile studio condotto da CareerBuilder ha scoperto che il 60% di chi assume dirigenti considererebbe i candidati con esperienza da volontari molto più commerciabili. Uno studio della CNCS, citato da Forbes, ha dimostrato che i disoccupati che si sono proposti come volontari avrebbero un 27% di possibilità in più di trovare lavoro.

I benefici del proporsi volontari si estendono in molte altre aree, persino in ambito sanitario. Uno studio dell'Università di Gand in Belgio ha dimostrato che "i volontari hanno un punteggio di salute che è statisticamente assai più alto di quelli che non si propongono volontari. Questa associazione totale si è dimostrata notevole: corrisponderebbe in entità, ad es., ad un guadagno in salute di cinque anni più giovane"

 

I Responsabili del Club Non sono Professionisti

I membri devono sempre tenere a mente che i Responsabili del Club non hanno bisogno di essere conduttori o dirigenti professionisti. Proprio come tutti i progetti di discorso sono progetti di apprendimento, e nessuno dovrebbe aspettarsi un discorso a livello TED in un club, nello stesso modo, tutte le posizioni da responsabile sono opportunità di apprendimento. Chiunque dovrebbe cercare di aiutare ed incoraggiare i responsabili, piuttosto che approcciarsi ai loro ruoli con domande.

I Responsabili del Club devono solo esercitare con il "massimo sforzo" (nel senso: fanno quello che possono al meglio del loro tempo, conoscenza e abilità). 
Non sottostanno a nessun obbligo di soddisfare le aspettative individuali di nessuno, né tanto meno sono obbligati a fornire un livello specifico di servizio. 

 

Idoneità

Ogni membro che partecipa regolarmente, con un'esperienza di club Agora di almeno 6 mesi, è idoneo a diventare un responsabile del club (tranne i club appena fondati in cui questo requisito è eliminato). L'esperienza Agora non deve necessariamente essere fatta nel club in cui il membro vuole diventare un responsabile.

Solo i membri in grado di rimanere in carica almeno 6 mesi sono idonei a diventare responsabili del club. Ovviamente, possono capitare tutti i tipi di imprevisti anche con le migliori intenzioni, ma almeno l'orizzonte visibile dovrebbe essere libero per l'immediato futuro. Per esempio, se un membro ha già programmato di traslocare in un'altra città, non ha senso essere in carica come responsabile per quel periodo.

 

Una persona che è membro di più di un club Agora può, se ne ha il tempo e la dedizione, detenere fino a due posizioni da responsabile allo stesso tempo,
 fintanto che sono in club diversi.

Detenere tre o più posizioni da responsabile allo stesso tempo non è ammesso, poiché questo influirà pesantemente sulla qualità dei servizi forniti al club. 

 

Votazioni e Mandati

L'Anno Educativo di Agora inizia il 1 gennaio e finisce il 31 dicembre. A seconda della decisione del club sulla durata del mandato da responsabile, le date del mandato e della votazione sono le seguenti:

VOTAZIONI E MANDATI
Durata del Mandato Votazioni Date del Mandato
Mandato di 1 anno Tra il 1 nov e il 15 dic 1 gen - 31 dic
Mandato di 6 mesi Tra il 30 nov e il 15 dic 1 gen - 30 giu
  Tra il 1 giu e il 15 giu 1 lug - 31 dic

 

Elenco dei Responsabili del Club Standard

Ecco un elenco di tutti i ruoli di responsabile standard del club :

 

Comitato Esecutivo del Club

Le persone che hanno un ruolo di Responsabile in un club formano un comitato esecutivo del Club. Dato che ci sono ruoli che possono essere condivisi tra più persone, il numero di membri del comitato esecutivo può variare.

Il Comitato Esecutivo del Club esiste solo se tutti i ruoli obbligatori sono stati coperti, e solo se almeno tre persone hanno ruoli di responsabile. Per esempio, in un club che si è appena avviato e dove il Fondatore sta svolgendo tutti i ruoli, non si prevede la necessità di avere un Comitato Esecutivo. Nello stesso modo, se un club esiste da un po' di tempo, ma ad un certo punto ha solo un Presidente, 2 VP dell'Istruzione e 1 VP delle Adesioni, non ha la compagine necessaria di responsabili per costituire un Comitato Esecutivo. 

I club che non hanno un Comitato Esecutivo non possono intraprendere azioni che richiedono l'approvazione di un Comitato Esecutivo (per esempio, Processi Disciplinari)

Il motivo della norma summenzionata è di prevenire un abuso autocratico, durante il periodo di tempo in cui il club è ancora giovane e tutti i ruoli di responsabile sono concentrati in uno o due Fondatori del Club. 

Riunioni del Comitato Esecutivo

Il comitato esecutivo del Club deve riunirsi almeno una volta ogni due mesi, per discutere su problemi generali del club. In più, ogni Responsabile del club può richiedere una riunione del Comitato Esecutivo per discutere un argomento d'interesse. Tali richieste devono essere presentate al Segretario, o al Presidente del Club, e devono includere una spiegazione dettagliata del problema da discutere. Al ricevimento delle stesse, il Segretario deve programmare la riunione ad una data tra 7 e 20 giorni dal giorno in cui ne è stata fatta richiesta.

Qualsiasi sia la ragione di una riunione del Comitato, il Segretario deve inviare a tutti i responsabili l'eventuale agenda della riunione, insieme al luogo esatto, data e orario della riunione, almeno una settimana intera prima dell'evento. Tutti i responsabili del club possono aggiungere voci a quella agenda, ove necessario.

 

 

 


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