O secretário do clube é o responsável pela manutenção de todos os ficheiros do clube e da criação de atas das reuniões do Comité Executivo do Clube. Reuniões do Comité Executivo do Clube Como Secretário, és responsável por preparar a agenda das reuniões do Comité Executivo do Clube, bem como organizar as reuniões propriamente ditas e notificar previamente todos os dirigentes dos detalhes. Para detalhes e timings, consulta o capítulo dos Dirigentes do Clube. Atas das Reuniões Uma das principais tarefas do Secretário é criar Atas das Reuniões minuciosas. As Atas das Reuniãos são uma peça fundamental da vida do clube que regista todas as reuniões importantes do Comité Executivo, as decisões tomadas, os resultados das votações, deliberações, discussões, etc. As Atas das Reuniões devem ser mantidas física ou eletronicamente, dependendo da capacidade do clube. A decisão de onde as manter cabe ao Comité Executivo de cada clube. Uma boa Ata da Reunião deve conter os seguintes elementos, para cada reunião: Nome do local, sítio e horário da reunião Agenda inicial da reunião Lista de participantes Para cada ponto discutido durante a reunião (originalmente presente ou não na agenda): O essencial do ponto de vista inicial do membro que propôs o ponto ou o contexto da discussão. Um resumo do ponto de vista de outros participantes (apenas dos que intervieram na discussão). Decisões tomadas, alternativas consideradas e o racional que sustentou a decisão. Por exemplo, não escrevas apenas "foi decidido mudar o local da reunião para a nova localização X.". Escreve antes algo como "Devido ao encerramento do nosso atual local de reunião no espaço de um mês, decidimos mudar o local de reunião do clube. Considerámos as opções X, Y e Z. A opção Y foi descartada porque o preço pedido pelo proprietário de $25/hora era demasiado alto, a opção Z levantava sérias dúvidas quanto à qualidade do espaço, nomeadamente das cadeiras e da acústica. Portanto, por uma votação de 6-0, a opção X foi selecionada". Resultados das votações. O local da reunião, o nome, o sítio e o horário da próxima reunião Quaisquer anexos ou documentos introduzidos durante sessão para suporte à discussão de temas Outros Arquivos do Clube Outra tarefa do Secretário é tratar do arquivo do clube e garantir que está adequadamente armazenado e que dispõe de cópias de reserva em caso de perda. O arquivo do clube inclui: A certificação do clube e os seus estatutos. Livro de visitas. Lista de organizações parceiras, eventos ou locais onde os membros tenham tido oportunidades de discursar ou de liderar projetos. Listas de membros. Agendas e atas de Reuniões de Dirigentes. Queixas de membros ou convidados e a sua resolução. Procedimentos disciplinares. Contratos do clube ou acordos com outras entidades (órgãos de comunicação social, outros clubes ou outras organizações de discurso público). Qualquer outro tipo de ficheiro. Recomendamos usar o Sistema de Gestão do Clube Online para o armazenamento dos documentos acima referidos. Documentos Classificados Apesar de a maioria dos documentos do clube dever estar acessível a todos os membros, existem alguns documentos sensíveis que terão de ser mantidos privados e disponibilizados apenas para propósitos de auditoria ou aos afetados. São os seguintes documentos: documentos privados do clube Documento Accesso restringido a Procedimentos disciplinares Membro afetado, Comité Executivo, Auditores Agora, Embaixadores Agora se tiver havido recurso da decisão Queixas de membros ou convidados e a sua resolução Comité Executivo, Auditores Agora, Embaixadores Agora Contratos do clube Comité Executivo, Auditores Agora Outros documentos Todos os membros do clube, Auditores Agora, Embaixadores Agora Auditorias do Clube Para garantir um correto e consistente funcionamento de todos os clube Agora a nível mundial, dirigentes e membros do Conselho da Agora Speakers International Foundation ("Auditores Agora") podem solicitar ao clube cópias de quaisquer documento do clube. Solicitações dessas cópias serão feitas eletronicamente para os contactos do clube e/ou para os endereços de e-mail registados do Secretário ou de outros Dirigentes do Clube. Todos os documentos solicitados terão de ser enviados eletronicamente num prazo de duas semanas (14 dias de calendário) a contar do dia do pedido.