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Secrétaire

 

Le secrétaire du club est responsable de gérer tous les documents du club et de rédiger les comptes-rendus pour les réunions du Comité Exécutif du club. 

 

Réunions du Comité Éxécutif du club

En tant que Secrétaire, vous avez la charge de préparer l'agenda des réunions du Comité Exécutif du club, ainsi que d'organiser la réunion et de notifier tous les dirigeants des détails de celle-ci au préalable. Pour plus de d'informations et d'horaires, consultez le chapitre des Dirigeants du Club.

 

Compte-rendus des réunions

Une des tâches principales du Secrétaire est de rédiger les compte-rendus de réunions. 

Les compte-rendus de réunions sont des documents fondamentaux au sein du club qui archivent toutes les réunions importantes du Comité Exécutif, des décisions prises, des résultats des votes, des considérations et des disccusions etc. 

Les compte-rendus de réunions peuvent être gardés physiquement ou électroniquement, selon les capacités du club. La décision du lieu où ils sont gardés revient au Comité Exécutif de chaque club. 

Des compte-rendus de réunions satisfaisants incluent pour chaque réunion :

  • Nom du lieu de la réunion et heure
  • Agenda initial de la réunion
  • Liste des participants
  • Pour chaque sujet abordé lors de la réunion (qu'il ait été prévu sur l'agenda ou pas) :
    • Le résumé du point de vue initial du membre qui aborde un élément ou le contexte de la discussion
    • Le résumé des points de vue des autres participants (seulement ceux qui interviennent dans la discussion)
    • Les décisions prises, les altenatives considérées, et la logique de la décision finale. Par exemple, ne dites pas seulement "il a été décidé de changer le lieu de la réunion pour l'endroit X". Dites plutôt "Dû à la fermeture de notre lieu de réunion actuel le mois prochain, nous devons changer de lieu de réunion. Nous avons considéré les options X, Y et Z. L'option Y a été mise de côté puisque le prix demandé par le propriétaire de 25 euros de l'heure est trop élevé, et l'option Z a de sérieux problèmes en terme de qualité comme les chaises et l'acoustique de la salle. Donc, à la suite d'un vote de 6-0, l'option X a été choisie. 
    • Le compte des votes
  • Le nom du lieu et l'horaire de la prochaine réunion
  • Toute annexe ou document qui ont circulé lors de la session pour appuyer les sujets qui ont été abordés

 

Autres documents du club

Une autre tâche qui revient au Secrétaire est de garder tous les documents du club et s'assurer qu'ils sont préservés correctement ainsi que de prendre les précautions nécessaires pour éviter leur perte. 

Les documents du club incluent :

  • La charte du club et son règlement
  • Le livre d'or
  • Les listes des organisations coopérantes, événements et lieux où les membres ont des opportunités de prise de parole et de leadership
  • Liste des adhésions
  • Agenda des réunions des dirigeants et compte-rendus
  • Plaintes des membres ou des invités et leurs résolutions
  • Procédures disciplinaires
  • Contrats du club ou accords avec d'autres entités (médias, autres clubs ou autres organisations de prise de parole)
  • Tout autre document
Nous recommandons l'utilisation du Système de Gestion en ligne du club pour l'entretien de tous les documents ci-dessus. 

Documents confidentiels

Bien que la plupart des documents du club sont accessibles par tous les membres, il y a certains documents qui nécessitent d'être gardés privés ou qui sont réservés à l'attention des personnes concernées ou pour des raisons d'audit. En voici la liste ci-dessous : 

 

documents confidentiels du club
Document Accès restreint à 
Procédures disciplinaires Membre concerné, Comité Exécutif, Inspecteurs Agora, Ambassadeurs Agora si la décision a subit un appel
Plaintes de membres ou d'invités et leurs résolutions Comité Exécutif, Inspecteurs Agora, Ambassadeurs Agora
Contrats du Club Comité Exécutif, Inspecteurs Agora
Autres documents Tous les membres du club, Inspecteurs Agora, Ambassadeurs Agora

 

Audits du Club

Pour assurer le fonctionnement correct et consistent de tous les clubs Agora dans le monde entier, les dirigeants et membres du Comité de la Fondation Agora Speakers International (Inspecteurs Agora) peuvent faire la demande à tout club d'obtenir une copie de n'importe quel docuement. 

Les demandes de copie seront faites éléctroniquement à l'adresse du club et/ou aux adresses e-mail du Secrétaire et des autres Dirigeants du club. Tous les documents demandés doivent être envoyés éléctroniquement dans les deux semaines (14 jours calendaires) qui suivent le jour de la requête. 

 


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