Ο γραμματέας της λέσχης είναι υπεύθυνος για τη διατήρηση όλων των αρχείων της λέσχης και για τη δημιουργία των αρχείων για τις συναντήσεις της Εκτελεστικής Επιτροπής Λέσχης. Συναντήσεις της Εκτελεστικής Επιτροπής Λέσχης Ως Γραμματέας, είστε υπεύθυνοι για την προετοιμασία του προγράμματος των συναντήσεων της Εκτελεστικής Επιτροπής Λέσχης, όπως και για την οργάνωση της ίδιας της συνάντησης και την ενημέρωση όλων των στελεχών σε σχέση με τις παραπάνω λεπτομέρειες εκ των προτέρων. Για λεπτομέρειες και διαχείριση χρόνου, δείτε το κεφάλαιο Στελέχη Λέσχης. Αρχεία Συναντήσεων Μία από τις κύριες αρμοδιότητες του Γραμματέα είναι να κρατά έγκυρα Αρχεία Συναντήσεων. Τα Αρχεία Συναντήσεων αποτελούν βασικό βιβλίο στη ζωή της λέσχης που καταγράφει όλες τις σημαντικές συναντήσεις της Εκτελεστικής Επιτροπής, αποφάσεις που πάρθηκαν, αποτελέσματα ψηφοφοριών, σκέψεις, και συζητήσεις, κτλ. Τα Αρχεία Συναντήσεων πρέπει να διατηρούνται είτε φυσικά είτε σε ηλεκτρονική μορφή, γεγονός που εξαρτάται από τις ικανότητες της λέσχης. Η απόφαση του πού να διατηρηθούν αυτά τα αρχεία έγκειται στην Εκτελεστική Επιτροπή της κάθε λέσχης. Τα καλά Αρχεία Συναντήσεων πρέπει να περιλαμβάνουν τα ακόλουθα, για κάθε συνάντηση: Όνομα της αίθουσας συνάντησης, μέρος και ώρα Αρχικό Πρόγραμμα της συνάντησης Λίστα με τους συμμετέχοντες Για καθετί που συζητιέται κατά τη διάρκεια της συνάντησης (είτε ήταν αρχικά στο πρόγραμμα είτε όχι): Την αρχική άποψη του ατόμου που έφερε στο προσκήνιο το συγκεκριμένο θέμα σε σύνοψη ή το πλαίσιο της συζήτησης. Μία σύνοψη των απόψεων των άλλων συμμετεχόντων (μόνο εκείνων που παρενέβησαν στη συζήτηση). Τις αποφάσεις που πάρθηκαν, τις εναλλακτικές που συζητήθηκαν, και το σκεπτικό της απόφασης. Για παράδειγμα, μην πείτε απλά, "Αποφασίστηκε να αλλάξουμε την αίθουσα συναντήσεων στη νέα τοποθεσία X. ". Αντιθέτως, μπορείτε να πείτε κάτι παρόμοιο με αυτό "Εξαιτίας του γεγονότος ότι το τωρινό μέρος συναντήσεών μας κλείνει σε ένα μήνα, πρέπει να αλλάξουμε την αίθουσα συναντήσεων της λέσχης. ΣΚεφτήκαμε τις επιλογές X, Y, και Z. Η επιλογή Y απορρίφθηκε γιατί η τιμή που ζήτησε ο ιδιοκτήτης ήταν $25/ώρα και επομένως ήταν πολύ υψηλή, και η επιλογή Z είχε ορισμένα σοβαρά θέματα ποιότητας όπως οι καρέκλες κακής ποιότητας και η εξωφρενική ακουστική. Συνεπώς, με ψηφοφορία 6-0, επιλέχθηκε η εναλλακτική X" Την ψηφοφορία. Όνομα της αίθουσας της επόμενης συνάντησης, μέρος και ώρα Τυχόν παραρτήματα ή έγγραφα που εγγράφονται στη συνεδρία για την υποστήριξη των συζητηθέντων στοιχείων Άλλα Αρχεία Λέσχης Ένα άλλο καθήκον του Γραμματέα είναι να διατηρεί όλα τα αρχεία της λέσχης και να βεβαιώνεται ότι είναι σωστά διατηρημένα και να έχει το κατάλληλο αντίγραφο ασφαλείας για να αποτρέψει την απώλειά τους. Τα αρχεία λέσχης περιλαμβάνουν: Το καταστατικό και τους κανόνες της λέσχης. Βιβλία επισκεπτών. Λίστες συνεργαζόμενων οργανισμών, εκδηλώσεων ή χώρων όπου τα μέλη έχουν ευκαιρίες ομιλίας ή ηγεσίας. Τα μέλη της λέσχης. Προγράμματα και Αρχεία Συναντήσεων Στελεχών. Παράπονα μελών ή επισκεπτών και την επίλυσή τους. Πειθαρχικές διαδικασίες. Συμβόλαια ή συμφωνίες της λέσχης με άλλα μέρη (ΜΜΕ, άλλες λέσχες, ή άλλους οργανισμούς δημόισιας ομιλίας). Οποιαδήποτε άλλα αρχεία Προτείνουμε να χρησιμοποιείτε το Διαδικτυακό Σύστημα Διαχείρισης Λέσχης για όλα τα παραπάνω λογιστικά έγγραφα. Περιορισμένα Αρχεία Παρόλο που τα περισσότερα από τα έγγραφα της λέσχης πρέπει να είναι προσβάσιμα σε όλα τα μέλη, υπάρχουν ορισμένα ευαίσθητα αρχεία που η λέσχη πρέπει να διατηρήσει ιδιωτικά και να παρέχει μόνο για σκοπούς ελέγχου ή στους πληγέντες. Αυτά είναι τα ακόλουθα: ΙΔΙΩΤΙΚΑ ΕΓΓΡΑΦΑ ΛΕΣΧΗΣ Έγγραφο Η πρόσβαση περιορίζεται σε Πειθαρχικές Διαδικασίες Τα πληγέντα μέλη, Εκτελεστική Επιτροπή, Ελεγκτές Agora, Πρεσβευτές Agora εάν η απόφαση προχώρησε σε έφεση Παράπονα μελών ή επισκεπτών και η επίλυσή τους Εκτελεστική Επιτροπή, Ελεγκτές Agora, Πρεσβευτές Agora Συμβόλαια Λέσχης Εκτελεστική Επιτροπή, Ελεγκτές Agora Άλλα έγγραφα Όλα τα μέλη της λέσχης, Ελεγκτές Agora, Πρεσβευτές Έλεγχοι Λέσχης Για τη διασφάλιση της σωστής και συνεπούς λειτουργίας όλων των λεσχών Agora παγκοσμίως, στελέχηκαι μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου του Διεθνούς Ιδρύματος Agora Speakers ("Ελεγκτές Agora") μπορούν να ζητήσουν από μία λέσχη να παρέχει αντίγραφο οποιωνδήποτε αρχείων. Αιτήματα για τέτοια αντίγραφα θα υποβάλλονται ηλεκτρονικά στις διευθύνσεις επαφής της λέσχης ή / και στις καταχωρημένες διευθύνσεις EMail του Γραμματέα ή άλλων στελεχών της λέσχης. Όλα τα ζητούμενα έγγραφα της λέσχης πρέπει να σταλούν ηλεκτρονικά εντός δύο εβδομάδων (14 ημερολογιακές ημέρες) από την ημέρα της αίτησης.