السكرتير

سكريتير النادي أو الكاتب هو ذلك الشخص الذي يحتفظ بكافة ملفات النادي ويعمل على إعداد محاضر اجتماعات اللجنة التنفيذية للنادي

اجتماعات اللجنة التنفيذية للنادي

كسكرتير، ستكون مسؤولا عن تحضير رزنامة اجتماع اللجنة التنفيذية للنادي، بالإضافة إلى تنظيم اللقاء نفسه وإخطار المسؤولين بتفاصيله بشكل مسبق. من أجل التوسع أكثر فيما يهم التفاصيل والتوقيت المرجو إلقاء نظرة على الفصل المخصص ل مسؤولي النادي. 

سجلات اللقاءات

من بين أهم الأدوار الموكولة إلى السكرتير هناك الاحتفاظ بسجلات مضبوطة تخص الاجتماعات. 

تعتبر سجلات الاجتماع كتبا مهمة وأساسية في حياة النادي والتي يتم فيها تسجيل كل تفاصيل اجتماعات اللجنة التنفيذية، القرارات التي اتخذتها، نتائج التصويت، الاعتبارات، النقاشات، وغيرها. 

يمكن الاحتفاظ بسجلات الاجتماعات رقميا أو ماديا، وذلك تبعا لقدرات كل ناد على حدة. وتبقى مسولية التقرير في هذه الصيغة من اختصاص اللجنة التنفيذية للنادي. 

ينبغي أن تضم سجلات اجتماعات النادي الجيدة العناصر التالية: 

• مكان الاجتماع، اسم فضاء الاجتماع، وتوقيته. 
• الرزنامة الأولية للقاء.
• لائحة المشاركين.
• أما فيما يخص كل عنصر من العناصر التي تتم مناقشتها في الاجتماع (سواء أكانت متضمنة في الرزنامة أو لا): 
  • وجهة النظر الأولية والملخصة للعضو الذي يطرح العنصر أو سياق المناقشة. 
  • ملخص لوجهة نظر المشارك (فقط أولئك الذين انخرطوا في النقاش)
  • القرارات التي تم اتخاذها، البدائل التي تمت مناقشتها، ومغزى القرار المتخد. على سبيل المثال، لا تكتفي فقط ب "لقد تقرر تغيير فضاء الاجتماع إلى مكان جديد X", بدلا عن ذلك، قل شيئا من قبيل "بسبب إغلاق فضاء اللقاء خاصتنا في غضون شهر من الآن، فإننا بحاجة إلى تغيير فضاء اللقاءات الخاصة بالنادي. وبالتالي، فقد قارننا بين كل من الفضاءات: X، وY ، و Z. بالنسبة للخيار Y، فقد تم اسبعاده بسبب ارتفاع التكلفة التي يطلبها صاحب المحل والتي تتمثل في 25 دولارا للساعة، بينما تم استبعاد الخيار Z بسبب مشاكل في الجودة والراحة مثل الكراسي والصوت والإنارة. وبالتالي فقد تم التصويت ب 6-0 من أجل الخيار X".
  • إحصاء الأصوات
• فضاء اللقاء، اسمه، موقعه وتوقيت اللقاء التالي. 
• كل الملحقات والمستندات التي تم إدراجها في الجلسة من أجل تعزيز النقاش بخصوص العناصر. 

ملفات النادي الأخرى

من بين مهام السكرتير الأخرى هناك الاحتفاظ بكل الملفات المتعلقة بالنادي مع الحرص على تبويبها بشكل لائق وغنجاز نسخ الدعم المناسبة لتفادي ضياعها. 

يمكن أن تضم ملفات النادي العناصر التالية: 

• ميثاق وقوانين النادي.
• كتب الضيوف. 
• لائحة بالمنظمات المتعاونة، الأحداث، الفضاءات التي تحدث فيها المتحدثون أو فرص القيادة. 
• قوائم العضوية. 
• رزنامات وسجلات اجتماعات النادي. 
• شكايات الأعضاء والضيوف وحلولها. 
• الإجراءات الانضباطية.
• عقود واتفاقات النادي مع بقية المنظمات والهيئات (الإعلامية، الأندية الأخرى، أو منظمات الخطابة العامة)
• كل الملفات الأخرى. 

الملفات المحظورة

على الرغم من أن أغلب المستندات التي يتوفر عليها النادي ينبغي أن تكون متاحة لكل الأعضاء، إلا أن هناك بعض الملفات الحساسة التي يحتاج النادي إلى الحفاظ على خصوصيتها ولا يتيحها إلا من أجل أغراض الافتحاص، أو للأشخاص المتضررين والمعنيين بها مباشرة. وهي كالتالي: 

افتحاص النادي

من أجل ضمان اشتغال واستمرارية كافة أندية Agora في كل أنحاء العالم، قد يطلب مسؤولو وأعضاء مجلس مؤسسة Agora Speakers International Foundation ( "لجان افتحاص أندية Agora") نسخا من ملفات أي نادي. 

يتم توجيه طلب بهذا الخصوص بشكل رقمي إلى عناوين الاتصال الخاصة بالنادي أو من خلال عناوين البريد الإلكتروني لدى سكرتير النادي أو غيره مسؤولي النادي. ينبغي أن يتم إرسال الوثائق المطلوبة في غضون أسبوعين اثنين (أو 14 يوما) من تاريخ تلقي الطلب.