Loading...
 

เลขานุการ

เลขานุการสโมสรมีหน้าที่ดูแลไฟล์ของสโมสรและจัดทำรายงานการประชุมคณะกรรมการบริหารของสโมสร

 

การประชุมคณะกรรมการบริหารสโมสร

ในฐานะเลขานุการ คุณมีหน้าที่รับผิดชอบในการเตรียมวาระการประชุมของคณะกรรมการบริหารของสโมสร ตลอดจนจัดการประชุมด้วยตนเองและแจ้งรายละเอียดให้เจ้าหน้าที่ทุกคนทราบล่วงหน้า สำหรับรายละเอียดและเวลา โปรดดูเจ้าหน้าที่สโมสร

รายงานการประชุม

งานหลักของเลขานุการคือการรักษารายงานการประชุมให้ถูกต้อง

รายงานการประชุมเป็นหนังสือพื้นฐานในชีวิตของสโมสรที่บันทึกการประชุมที่สำคัญทั้งหมดของคณะกรรมการบริหาร การตัดสินใจ ผลการลงคะแนน ข้อควรพิจารณา และการอภิปราย ฯลฯ

สามารถเก็บรายงานการประชุมได้ทั้งทางร่างกายและทางอิเล็กทรอนิกส์ ขึ้นอยู่กับความสามารถของสโมสร การตัดสินใจว่าจะเก็บไว้ที่ไหนนั้นขึ้นอยู่กับคณะกรรมการบริหารของแต่ละสโมสร

รายงานการประชุมที่ดีควรประกอบด้วยสิ่งต่อไปนี้สำหรับการประชุมทุกครั้ง:

  • ชื่อสถานที่นัดพบ สถานที่ และเวลา
  • วาระการประชุมเบื้องต้น
  • รายชื่อผู้เข้าร่วม
  • สำหรับแต่ละรายการที่อภิปรายระหว่างการประชุม (ไม่ว่าจะอยู่ในระเบียบวาระเดิมหรือไม่):
    • มุมมองโดยสรุปเบื้องต้นของสมาชิกที่เสนอประเด็นหรือบริบทของการอภิปราย
    • สรุปมุมมองของผู้เข้าร่วมคนอื่น ๆ (เฉพาะผู้ที่แทรกแซงในการอภิปราย)
    • ตัดสินใจแล้ว พิจารณาทางเลือกอื่น และเหตุผลในการตัดสินใจ ตัวอย่างเช่น อย่าเพิ่งพูดว่า "มีการตัดสินใจที่จะเปลี่ยนสถานที่จัดประชุมเป็นสถานที่ใหม่ X " คุณสามารถพูดบางอย่างเช่น "เนื่องจากการปิดสถานที่นัดพบปัจจุบันของเราในหนึ่งเดือน เราจำเป็นต้องเปลี่ยนสถานที่ประชุมของสโมสร เราพิจารณาตัวเลือก X, Y และ Z ตัวเลือก Y ถูกยกเลิกตามราคาที่ร้องขอ จากเจ้าของเงิน 25 ดอลลาร์ต่อชั่วโมงนั้นสูงชันเกินไป และตัวเลือก Z มีปัญหาด้านคุณภาพที่ร้ายแรง เช่น การนั่งเก้าอี้ที่แย่และเสียงที่แย่มาก ดังนั้น ด้วยคะแนนเสียง 6-0 ออปชั่น X ถูกเลือก"
    • นับคะแนนเสียง.
    • สถานที่ประชุม ชื่อ สถานที่ และเวลาของการประชุมครั้งต่อไป
    • เอกสารแนบหรือเอกสารใด ๆ ที่เข้าประชุมสนับสนุนรายการดังกล่าว

ไฟล์อื่นๆ ของคลับ

งานของเลขานุการอีกประการหนึ่งคือการเก็บไฟล์ของสโมสรทั้งหมดและตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รับการเก็บรักษาไว้อย่างเหมาะสมและมีการสำรองข้อมูลที่เหมาะสมเพื่อป้องกันการสูญหาย

ไฟล์ของคลับประกอบด้วย:

  • กฎบัตรสโมสรและข้อบังคับ
  • สมุดเยี่ยม.
  • รายชื่อองค์กร เหตุการณ์ หรือสถานที่ที่ให้ความร่วมมือซึ่งสมาชิกมีโอกาสพูดหรือเป็นผู้นำ
  • รายชื่อสมาชิก.
  • วาระการประชุมและรายงานการประชุมเจ้าหน้าที่
  • สมาชิกหรือแขกร้องเรียนและความละเอียดของพวกเขา
  • ขั้นตอนทางวินัย
  • สัญญาหรือข้อตกลงของสโมสรกับหน่วยงานอื่น (สื่อ สโมสรอื่น หรือองค์กรพูดในที่สาธารณะอื่นๆ)
  • ไฟล์อื่นๆ
เราขอแนะนำให้ใช้ระบบการจัดการคลับออนไลน์สำหรับการดูแลทำความสะอาดทั้งหมดของเอกสารข้างต้น

ไฟล์ลับ

แม้ว่าเอกสารส่วนใหญ่ของสโมสรควรจะเข้าถึงได้สำหรับสมาชิกทุกคน แต่ก็มีไฟล์ที่ละเอียดอ่อนบางอย่างที่สโมสรจำเป็นต้องเก็บไว้เป็นความลับและจัดเตรียมไว้เพื่อวัตถุประสงค์ในการตรวจสอบเท่านั้นหรือแก่ผู้ที่ได้รับผลกระทบเท่านั้น เหล่านี้มีดังต่อไปนี้:

 

เอกสารคลับส่วนตัว
เอกสาร จำกัดการเข้าถึง
ขั้นตอนทางระเบียบวินัย สมาชิกที่ได้รับผลกระทบ, คณะกรรมการบริหาร, ผู้ตรวจสอบของ Agora, เอกอัครราชทูต Agora หากมีการอุทธรณ์คำตัดสิน
คำร้องของสมาชิกหรือแขกและการแก้ไข กรรมการบริหาร, ผู้ตรวจสอบของ Agora, ทูตของ Agora
สัญญาคลับ กรรมการบริหารผู้ตรวจสอบ Agora
เอกสารอื่นๆ สมาชิกทุกคนของสโมสร ผู้ตรวจสอบของ Agora ทูตของ Agora

 

การตรวจสอบคลับ

เพื่อประกันการทำงานที่ถูกต้องและสม่ำเสมอของสโมสร Agora ทั่วโลก เจ้าหน้าที่และสมาชิกของมูลนิธิ Agora Speakers International Foundation ("ผู้ตรวจสอบของ Agora") อาจขอให้สโมสรจัดเตรียมสำเนาไฟล์ของสโมสร

คำขอสำเนาดังกล่าวจะทำทางอิเล็กทรอนิกส์ไปยังที่อยู่ติดต่อของสโมสรและ/หรือที่อยู่อีเมลที่ลงทะเบียนไว้ของเลขานุการหรือเจ้าหน้าที่สโมสรอื่นๆ เอกสารของสโมสรที่ร้องขอทั้งหมดจะต้องส่งกลับทางอิเล็กทรอนิกส์ภายในสองสัปดาห์ (14 วันตามปฏิทิน) นับจากวันที่ขอ

 


Contributors to this page: thanin dhammalongkrot and agora .
Page last modified on Sunday April 3, 2022 12:29:03 CEST by thanin dhammalongkrot.