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秘书

俱乐部秘书负责保管所有俱乐部文件和俱乐部决策层会议的记录。

 

俱乐部决策层会议

作为秘书,你负责准备俱乐部决策层会议的议程、组织会议及提前通知所有管理员会议细则。会议时间安排和细则见俱乐部管理员一章。

 

会议记录

 

秘书的主要任务之一就是准确记录会议。

会议记录是俱乐部的重要文件,记录了所有的决策层会议、作出的决定、投票结果、考量和讨论等。

根据俱乐部的能力,可以保存会议记录的实体版或电子版。至于保存到哪里,由俱乐部决策层决定。

每个好的会议记录应包含以下要素:

  • 会议场所名称、地点和时间
  • 会议初始议程
  • 与会人员名单
  • 会议中讨论的每件事项(无论原本是否在议程中):
    • 初始议程总结了会员的观点、提出的事项或讨论的背景。
    • 其他与会人观点总结(只记录参与讨论的人员)。
    • 作出的决策、考虑过的其他方案和决策的根据。例如,不要只是说“已决定将会议地点更改至新地点X。”而可以说“由于现在的会议地点将于一个月内关闭,我们需要更改俱乐部聚会地点。我们考虑了X、Y和Z选项。选项Y被排除,因为房东要收取$25/小时的费用,太贵了;选项Z的质量问题很严重,比如椅子很破、音响很糟。因此,选项X凭借6-0的投票获选。“
    • 投票计票。
  • 下次会议的场所名称、地点和时间
  • 会议中其他用于讨论事项的附件或文件

 

其他俱乐部文件

秘书的另一项工作就是保管俱乐部所有文件,确保文件得到妥善保管,还要做好备份以防丢失。

俱乐部文件包括:

  • 俱乐部章程。
  • 访客留言簿。
  • 合作组织、活动以及会员有发言/领导机会的场合的清单。
  • 会员花名册
  • 管理员会议议程和记录。
  • 会员或来访者的投诉及解决方案。
  • 惩戒程序。
  • 俱乐部跟其他实体(媒体、其他俱乐部或其他公开演讲组织)签订的合同或合约。
  • 其他文件
我们建议用线上俱乐部管理系统来保管上述文件。

机密文件

虽然俱乐部大部分文件都可以对所有会员开放,但有些敏感文件需要俱乐部保密,仅能为审计之目的或向相关人员提供。这些包括:

俱乐部私人文件
文件 仅限用于
惩戒程序 若对裁决提出上诉,则文件用于相关人员、决策层、Agora审计员及Agora大使
会员或来访者的投诉及解决方案 决策层、Agora审计员及Agora大使
俱乐部合同 决策层,Agora审计员
其他文件 所有成员、Agora审计员、Agora大使

 

俱乐部审计

为确保俱乐部在全球持续良好运作,Agora Speakers International Foundation董事会管理员和会员(Agora审计员)可以要求俱乐部提供任何俱乐部文件的副本。

可以用电子版形式将关于副本的请求发送至俱乐部联系地址或秘书/其他俱乐部管理员的注册电子邮箱地址。索要的俱乐部文件须在收到请求的两周内(14个日历日)以电子版形式发回。

 


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