В обязанности секретаря клуба входит ведение всей документации клуба, а также составление протоколов заседаний Испольнительного комитета клуба. Заседания Исполнительного комитета клуба В роли секретаря ты отвечаешь за подготовку повестки дня заседаний Исполнительного комитета Клуба, а также за организацию самого заседания и заблаговременное оповещение всех должностных лиц о времени и месте его проведения. Более подробную информацию об обзанностях и сроках их исполнения можно найти в разделе «Руководство клуба». Протокол заседания Одной из основных задач секретаря является ведение максималньо точного протокола заседания. Протоколы заседаний являются одними из важнейших для клуба документов; они позволяют зафиксировать информацию обо всех основных заседаниях Исполнительного комитета, принятых решениях, результатах голосования, обсуждениях, умозаключениях и т.п. Протоколы заседания архивируются в бумажном или электронном виде, в зависимости от возможностей клуба. Решение о том, где и как их хранить, остаётся за Исполнительным комитетом клуба. Хорошо составленный протокол заседания должен содержать следующиую информацию: название места проведения заседания, адрес и время; предварительная повестка дня заседания; список участников; по каждому вопросу из обсуждаемых на заседании (вне зависимости от того, были ли эти вопросы включены в предварительную повестку): общий обзор исходной точки зрения члена, предлагающего вопрос для обсуждения или начинающего дискуссию; общий обзор точек зрения остальных присутствующих (только тех, кто принимал участие в обсуждении); принятые решения, рассматривавшиеся варианты, обоснование решения. К примеру, недостаточно просто написать: "было решено перенести место проведения встречи по адресу Х". Вместо этого лучше написать: "В связи с закрытием на один месяц обычного места проведения встреч нашего клуба нам необходимо сменить место проведения встреч клуба. Были рассмотрены варианты X, Y и Z. Вариант Y был отклонён в связи с тем, что предложенная владельцем помещения арендная плата, составляюшая 2 000 рублей в час, чересчур высока, а вариант Z не подошёл в связи с несоответствием помещения минимальными требованиям (нехватка посаодчных мест и очень плохая акустика). Таким образом, шестью голосами из шести был выбран вариант Х". подсчёт голосов. место проведения, тема, адрес и дата следующего заседания; приложения или документы, представленные в процессе заседания в качестве аргументов при обсуждении. Остальные документы клуба Ещё одной задачей секретаря клуба является ведение архива всех документов клуба, обеспечивать их должное хранение, а также наличие их резервных копий на случай утери. К документам клуба относятся: устав и положения клуба; журнал гостей; списки партнёрских организаций, мероприятий или мест, где у членов есть возможность публичных выступлений или выполнения лидерских проектов; списки участников; повестка дня и протокол собрания руководства клуба; жалобы гостей или членов клуба с документированием предпринятых мер по их урегулированию; дисциплинарные расследования; контракты или соглашения между клубом и другими организациями (СМИ, другие клубы или общественные организации). любые другие документы; Для работы с вышеперечисленными документами мы рекомендуем использовать нашу онлайн-систему управления клубом. Документы с ограниченным доступом Хотя большая часть документов клуба доступна для всех его членов, существует ряд конфиденциальных документов, которые должны храниться в режиме ограниченного доступа и предоставляться только аудиторам или непосредственным заинтересованным лицам. К таким документам относятся: КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ КЛУБА Документ Доступ разрешён только Дисциплинарные процессы Задействованный член, Исполнительный комитет, аудиторы Agora, послы Agora (если решение было обжаловано) Жалобы гостей или членов клуба с документированием предпринятых мер по их урегулированию Исполнительный комитет, аудиторы Agora, послы Agora Контракты клуба Исполнительный комитет, аудиторы Agora, Иные документы Все члены клуба, аудиторы Agora, послы Agora Проверки и аудит Для обеспечения надлежащего и бесперебойного функционирования всех клубов Agora по всему миру руководители и члены Совета директоров организации, называемые также Аудиторами Agora, могут запросить у клуба копии любых его документов. Запросы на такие копии направляются по электронной почте на контактные адреса клуба и / или зарегистрированные адреса электронной почты секретаря или других руководителей клуба. Все запрашиваемые документы необходимо направить в электронном виде в течение двух недель (14 календарных дней) со дня направления запроса.