सचिव

क्लब सचिव सबै क्लब फाईलहरू यथास्थितिमा राख्ने र क्लबको कार्यकारी समितिको बैठकहरूको लागि माइन्युटहरू सिर्जना गर्ने जिम्मामा छन्।

क्लबको कार्यकारी समितिको बैठक

सचिवको रूपमा तपाई क्लबको कार्यकारी समितिको बैठकको एजेन्डा तयार गर्न जिम्मेवार हुनुहुन्छ, साथसाथै बैठक आफैं व्यवस्थित गर्ने र विवरणका सबै अधिकारीहरूलाई पहिल्यै सूचित गराउने जिम्मा हुन्छ । विवरण र समय को लागी कृपया क्लब अधिकारीहरू च्यापटर हेर्नुहाेस् ।

बैठकका माइन्युट

सचिवको मुख्य काम भनेको सही बैठककाे माइन्युट राख्नु हो।

बैठककाे माइन्युटहरू क्लबको जीवनमा आधारभूत पुस्तक हो जुन कार्यकारी समितिका सबै महत्त्वपूर्ण बैठकहरू, निर्णयहरू, भोट परिणामहरू, विचारहरू, र छलफलहरू आदि रेकर्ड गर्दछ।

बैठककाे माइन्युटहरू शारीरिक वा इलेक्ट्रोनिक रूपमा राख्न सकिन्छ, क्लबको क्षमताहरूमा निर्भरता रहेर, ती राख्ने कि नगर्ने भन्ने निर्णय प्रत्येक क्लबको कार्यकारी समितिमा निहित हुन्छ ।

राम्रो बैठककाे माइन्युटहरूमा निम्न समावेश गर्नु पर्छ, प्रत्येक बैठक को लागी:

• बैठक स्थल नाम, स्थान, र समय
• बैठकको प्रारम्भिक एजेन्डा
• सहभागीहरूको सूची
• बैठकको दौरान छलफल गरिएको प्रत्येक वस्तुको लागि (यो मूलतः एजेन्डामा थियो वा थिएन):
  • आइटम वा छलफलकाे क्रममा अगाडि राख्ने सदस्यको प्रारम्भिक सारांशित दृष्टिकोण ।
  • अन्य सहभागीहरूका दृष्टिकोणहरूको सारांश (केवल उनीहरूले जसले छलफलमा हस्तक्षेप गरे)।
  • निर्णयहरू, विकल्पहरूमा गरिएकाे विचार गरियो, र निर्णयको लागि राखिएकाे तर्ककाे विवरण। उदाहरण को लागी, याे मात्र भन्नु हुँदैन "बैठक स्थललाई नयाँ स्थान X मा परिवर्तन गर्ने निर्णय गरियो। "। यसको सट्टामा, तपाईं केहि भन्न सक्नुहुन्छ "एक महिनामा हाम्रो हालको बैठक ठाउँ बन्द  हुने भएको कारणले, हामीले क्लबको बैठक स्थल बदल्न आवश्यक  थियाे । हामीले विकल्पहरू X, Y र Z मा विचार गर्‍यौं। विकल्प Y काे $ २५/ घण्टाको मालिकबाट अनुरोध गरिएको मूल्य एकदम ठाडो भएकोले खारेज गरियो,aर विकल्प Z मा केहि गम्भीर गुणस्तरका मुद्दाहरू थिए जस्तै खराब चेयरिंग र भयानक ध्वनिकी। तसर्थ, ६-० को मतले विकल्प X चयन गरियो "
  • मत मिल्याे
• बैठक स्थल, नाम, स्थान, र अर्को बैठकको समय
• कुनै पनि एनेक्सहरू वा कागजातहरू छलफल गरिएका वस्तुहरूलाई समर्थनका लागि सत्रमा प्रविष्ट गर्न सकिन्छ ।

अन्य क्लब फाईलहरू

सेक्रेटरीको अर्को कार्य भनेको सबै क्लब फाईलहरू राख्नु र निश्चित गर्नु हो कि तिनीहरू सही तरिकाले सुरक्षित छन् र उनीहरूको नोक्सान रोक्नको लागि उपयुक्त ब्याकअप राखिएकाे छ।

क्लब फाईलहरूमा निम्न कुरा समावेश गरिन्छ:

• क्लब चार्टर र विनियमावलीहरू
• अतिथि पुस्तकहरू।
• सहयोगी संगठन, कार्यक्रमहरू, वा स्थलहरूका सूचीहरू जहाँ सदस्यहरू बोल्छन् वा नेतृत्व गर्ने अवसरहरू छन्।
• सदस्यता रोस्टरहरू।
• अफिसर बैठक एजेन्डा र माइन्युट।
• सदस्य वा अतिथि गुनासो र तिनीहरूको समाधान।
• अनुशासनात्मक प्रक्रियाहरू।
• क्लब सम्झौता वा अन्य संस्थासँग सम्झौता (मिडिया, अन्य क्लबहरू, वा अन्य सार्वजनिक बोल्ने संगठनहरू).
• कुनै पनि अन्य फाईलहरू

प्रतिबन्धित फाईलहरू

जस्ताेसुकै भएता पनि क्लबका धेरै जसो कागजातहरू सबै सदस्यहरूका लागि पहुँच योग्य हुनुपर्दछ, यदि त्यहाँ केहि संवेदनशील फाईलहरू छन् भने क्लबले निजी राख्नुपर्दछ र लेखापरीक्षणकाे उद्देश्यका लागि वा प्रभावित व्यक्तिलाई मात्र प्रदान गर्नुपर्दछ। यी निम्न हुन्:

क्लब अडिटहरू

विश्वभर सबै अगाेरा क्लबहरु का उचित र सुसंगत कार्य सुनिश्चित गर्न को लागी, अगाेरा स्पिकर्स इन्टरनेशनल फाउन्डेसन ("एगोरा अडिटर्स") का बोर्डका सदस्य र सदस्यहरूले क्लबले कुनै पनि क्लब फाईलहरूको प्रतिलिपि उपलब्ध गराउन अनुरोध गर्न सक्दछन्।

त्यस्ता प्रतिलिपिहरूको लागि अनुरोध गर्दा इलेक्ट्रोनिक रूपमा क्लबको सम्पर्क ठेगानाहरू र / वा सचिव वा अन्य क्लब अफिसरहरूको पंजीकृत ई-मेल ठेगानाहरूमा गरिनेछ। सबै अनुरोध गरिएका क्लब कागजातहरू अनुरोधको दिनदेखि दुई हप्ता (१४ क्यालेन्डर दिन) भित्र इलेक्ट्रोनिक रूपमा पठाउन आवश्यक छ।