Sekretarz Rady Klubu jest odpowiedzialny za przechowywanie dokumentów klubu i tworzenie protokołów z posiedzeń Rady Wykonawczej Klubu. Posiedzenia Rady Klubu Sekretarz jest odpowiedzialny za przygotowanie agendy posiedzeń Rady Wykonawczej Klubu, jak również za organizację samego posiedzenia i wcześniejsze powiadomienie wszystkich członków Rady o niezbędnych szczegółach. Szczegółowe informacje i obowiązujące terminy zamieszczone są w artykule o Radzie Klubu. Protokoły z posiedzeń Jednym z głównych zadań Sekretarza jest sporządzanie dokładnych protokołów z posiedzeń Rady. Protokoły ze spotkań Rady to podstawowe archiwum dokumentujące życie klubu, w którym rejestruje się wszystkie ważne spotkania Rady Klubu, podjęte decyzje, wyniki głosowania, rozważania, dyskusje itp. Protokoły z posiedzeń mogą być sporządzane w postaci papierowej lub elektronicznie, w zależności od możliwości danego klubu. Decyzja co do tego, gdzie i jak trzymać takie archiwum należy do Rady każdego klubu. Dobrze sporządzony protokół posiedzenia powinien dla każdego spotkania zawierać następujące informacje: Miejsce i termin spotkania Planowana agenda posiedzenia Lista osób uczestniczących w posiedzeniu Dla każdej kwestii omawianej na posiedzeniu (niezależnie czy była ona w planowanej agendzie czy też nie): Wstępny skrócony punkt widzenia członka przedstawiającego sprawę lub kontekst dyskusji. Podsumowanie poglądów innych osób (tylko tych, którzy uczestniczyli w dyskusji). Podjęte decyzje, rozważane alternatywy i uzasadnienie decyzji. Na przykład zamiast zapisać tylko: „podjęto decyzję o zmianie miejsca spotkania na nową lokalizację X” warto zapisać coś w stylu „Ponieważ nasze obecne miejsce spotkań zostanie zamknięte w ciągu miesiąca, musimy zmienić miejsce spotkań klubu. Rozważaliśmy opcje X, Y i Z. Opcja Y została odrzucona jako zbyt drogie przy cenie 100 zł za godzinę, a opcja Z nie zapewniała odpowiednich warunków, krzesła były niewygodne, akustyka okropna. Dlatego, w głosowaniu 6-0, wybrano opcję X” Wyniki głosowań. Miejsce i termin następnego posiedzenia Spis załączników oraz dokumentów przedłożonych w trakcie posiedzenia jako materiały pomocnicze w dyskusji. Inne dokumenty klubu Kolejnym zadaniem Sekretarza jest przechowywanie wszystkich dokumentów klubu i dbanie, aby były bezpieczne, miały odpowiednie kopie zapasowe pozwalające je odtworzyć w przypadku ich utraty. Dokumenty klubu to: Dokumenty rejestracyjne i statut klubu. Księgi gości. Listy organizacji współpracujących, wydarzeń lub miejsc, gdzie członkowie klubu mają możliwość przemawiania lub ćwiczenia umiejętności organizacyjnych i przywódczych Listy członków. Agendy posiedzeń rady i protokoły. Skargi członków lub gości oraz sprawozdania z podjętych kroków. Procedury dyscyplinarne. Umowy i kontrakty klubu z innymi podmiotami (z dostawcami mediów, z innymi klubami bądź organizacjami związanymi z przemawianiem publicznym). Wszelkie inne dokumenty Zalecamy stosowanie systemu zarządzania klubem online do utrzymywania powyższych dokumentów w odpowiednim porządku. Dokumenty zastrzeżone Chociaż większość dokumentów klubowych powinna być dostępna dla wszystkich członków, istnieją pewne poufne pliki, które klub musi zachować w tajemnicy i udostępniać tylko do celów audytu lub osobom, których one dotyczą. Są to: Niepubliczne dokumenty klubu Dokumenty Dostępne dla Postępowania dyscyplinarne Członków, których dotyczy postępowanie, Rady klubu, Audytorów Agory, Ambasadorów Agory w przypadku odwołania od decyzji Skargi członków lub gości i podjęte kroki Rady klubu, Audytorów Agory, Ambasadorów Agory Kontrakty i Umowy klubowe Rady klubu, Audytorów Agory Inne dokumenty Wszystkich członków klubu, Audytorów Agory, Ambasadorów Agory Audyty klubu W celu zapewnienia prawidłowego i spójnego funkcjonowania wszystkich klubów Agory na całym świecie przedstawiciele i członkowie Zarządu Fundacji Agora Speakers International („Audytorzy Agory”) mogą poprosić klub o dostarczenie kopii wszelkich dokumentów klubu. Prośby o takie kopie będą przesyłane drogą elektroniczną na adresy kontaktowe klubu i/lub zarejestrowane adresy e-mail Sekretarza lub innych członków Rady klubu. Wszystkie wymagane dokumenty klubu należy odesłać drogą elektroniczną w ciągu dwóch tygodni (14 dni kalendarzowych) od dnia wysłania prośby.