Επισκέπτες Οι λέσχες δεν παρέχουν μόνο ένα φιλικό περιβάλλον για τα μέλη αλλά θα πρέπει επίσης να παρέχουν ένα φιλικό περιβάλλον για τους επισκέπτες. Οι επισκέπτες ενδιαφέρονται να δουν από μόνοι τους τι σημαίνει Ομιλητές Agora και θέλουν να παρακολουθήσουν μια σύσκεψη της λέσχης. Ο καθένας μπορεί να προσκαλέσει έναν επισκέπτη σε μια λέσχη και μερικές φορές οι επισκέπτες μπορεί να εμφανιστούν απροσδόκητα αν ρωτήσουν κάποιον για τα στοιχεία της λέσχης σας και αποφασίσουν να εμφανιστούν. Οι επισκέπτες μπορούν να έρθουν μόνοι ή συνοδευόμενοι από άλλους επισκέπτες. Ο τρόπος που αντιμετωπίζει η λέσχη σας αυτούς τους επισκέπτες είναι πώς θα σκεφτούν - και θα μιλήσουν και θα γράψουν - για ολόκληρο τον οργανισμό. Δεν υπάρχει τίποτα καλύτερο από καλές αναφορές από στόμα σε στόμα. Και, φυσικά, δεν υπάρχει τίποτα χειρότερο για την ύπαρξη όλου του οργανισμού από το κακό στόμα σε στόμα. Εκτός εάν υπάρχουν εξαιρετικές περιστάσεις (όπως ο ανεπαρκής φυσικός χώρος στο χώρο της συνάντησης ή για άλλους λόγους ασφαλείας), ο κανονισμός των Ομιλητών Agora απαιτεί να επιτρέπεται σε όλους τους επισκέπτες να συμμετέχουν σε δημόσιες λέσχες. Οι επισκέπτες είναι επίσης υποψήφια μέλη. Στην πραγματικότητα, η εμπειρία έχει δείξει ότι οι άνθρωποι που φέρνουν καλεσμένους στις συναντήσεις είναι ο κύριος τρόπος αύξησης της συμμετοχής. Φροντίζοντας τους επισκέπτες Για τους καλεσμένους, ειδικά αν εμφανίζονται μόνοι τους, μια συνάντηση στη λέσχη μπορεί να είναι αρχικά ένα πολύ εκφοβιστικό περιβάλλον, με τόσα πολλά νέα πρόσωπα, ένα μέρος όπου δεν γνωρίζουν κανέναν, και μερικές φορές δεν ξέρουν καν με τι σχετίζεται η ομιλία. Πολλοί από αυτούς μπορεί να είναι πολύ ντροπαλοί και ακόμη και η απλή παρουσία σε μια τέτοια δημόσια εκδήλωση μπορεί να είναι πολύ αγχωτική. Gorzow Speakers, Πολωνία. Πρόεδρος Λέσχης Wanda Łopuszańska μιλάει στους επισκέπτες. Είναι ευθύνη κάθε συμμετέχοντος μέλους να διασφαλίσει ότι οι επισκέπτες αισθάνονται ευπρόσδεκτοι. Δεν υπάρχει τίποτα χειρότερο για έναν επισκέπτη να εισέλθει σε έναν χώρο γεμάτο «μικρούς κλειστούς κύκλους» φίλων που μιλούν μεταξύ τους και αγνοούν το νέο άτομο. Αν δείτε κάποιον νέο, πλησιάστε και χαιρετήστε τον, παρουσιάστε τον στα υπόλοιπα μέλη που γνωρίζετε και παρουσιάστε τον επισκέπτη στον Αρχηγό της Συνάντησης. Είναι καλή ιδέα για τον Αρχηγό της Συνάντησης να γράψει τα ονόματα των καλεσμένων. Ορισμένες λέσχες θέλουν να ζητούν από τους επισκέπτες να παρουσιαστούν στο υπόλοιπο κοινό στην αρχή μιας συνάντησης. Μπορούν να το κάνουν από το μέρος όπου κάθονται, δεν χρειάζεται να πάνε μπροστά. Σε μια ιδανική κατάσταση, ο Αρχηγός της Συνάντησης θα γνωρίζει ήδη ποιοι είναι οι καλεσμένοι, οπότε στην αρχή της συνάντησης, θα μπορούσε να πει κάτι σαν "Πριν συνεχίσουμε, θα ήθελα να ζητήσω από τους καλεσμένους να συστηθούν και να μας πουν πώς μας βρήκαν και τι περιμένουν από τη συνάντηση. Πρώτον, έχουμε τον Γιάννη. Γιάννη, μπορείς σε παρακαλώ να σηκωθείς και να μας πεις κάτι για τον εαυτό σου; Πώς μας βρήκες;" Ωστόσο, σε πολλές περιπτώσεις, ο Αρχηγός της Συνάντησης δεν θα γνωρίζει ποιος είναι επισκέπτης και ποιος όχι. Σε αυτήν την περίπτωση, ζητήστε από τους επισκέπτες να σηκώσουν τα χέρια τους και, στη συνέχεια, ζητήστε τους να συστηθούν: "Έχουμε καλεσμένους σήμερα; Σηκώστε τα χέρια σας αν βρίσκεστε στο κλαμπ μας για πρώτη φορά. Σας ευχαριστούμε! Πριν συνεχίσουμε, θα ήθελα να ζητήσω από τους καλεσμένους να συστηθούν και να μας πουν πώς μας βρήκαν και τι περιμένουν από τη συνάντηση. (δείχνει προς κάποιον) Ας ξεκινήσουμε από εκεί. Μπορείς σε παρακαλώ να σηκωθείς και να μας πεις κάτι για τον εαυτό σου και πώς μας βρήκες; » Υπάρχουν ορισμένες μερίδες της συνάντησης - όπως οι Αυτοσχέδιες Ομιλίες / Καυτές Ερωτήσεις - που μπορεί να είναι λεπτή υπόθεση για ντροπαλούς επισκέπτες ή να έχουν έντονο φόβο στη σκηνή. Εναπόκειται σε κάθε λέσχη να αποφασίσει εάν θέλει τους επισκέπτες να συμμετέχουν σε αυτές τις ενότητες. Σε κάθε περίπτωση, αν το κάνουν, μην πιέζετε ποτέ έναν επισκέπτη να μιλήσει εάν δείτε ότι είναι ντροπαλός ή πολύ νευρικός. Agora Ambassador and Club President of Agora Speakers Kaunas (Lithuania) Pius Abeshi (left) greets guests. Στο τέλος της συνάντησης, είναι καλή ιδέα να ρωτήσετε τους επισκέπτες αν θέλουν να μοιραστούν τις εντυπώσεις τους. Η γνώμη ενός επισκέπτη είναι πάντα πολύ φρέσκια ανατροφοδότηση. Μόλις τελειώσει η συνάντηση, ο Αντιπρόεδρος, Membership, θα πρέπει να μιλήσει με τους καλεσμένους και να τους ρωτήσει ρητά αν τους άρεσε η συνάντηση και αν θέλουν να συμμετάσχουν. Πολλές νέες ευκαιρίες συμμετοχής χάνονται επειδή τα μέλη της λέσχης δεν κάνουν αυτό το πολύ μικρό βήμα για να ζητήσουν από τον επισκέπτη να συμμετάσχει. Εάν δεν είναι ακόμη έτοιμοι να συμμετάσχουν, είναι επίσης καλή πρακτική να έχουν ένα βιβλίο επισκεπτών όπου οι επισκέπτες μπορούν να γράψουν τα ονόματά τους και τα στοιχεία επικοινωνίας τους για να ειδοποιηθούν για νέες συναντήσεις ή νέες εξελίξεις στο σύλλογο. Λάβετε υπόψη ότι οι προσωπικές πληροφορίες που λαμβάνονται από επισκέπτες με αυτόν τον τρόπο δεν επιτρέπεται να χρησιμοποιούνται για οποιονδήποτε άλλο σκοπό ή να κοινοποιούνται εκτός της λέσχησ. Πολλές χώρες έχουν επίσης συγκεκριμένους νόμους περί προστασίας δεδομένων, τους οποίους οφείλει να συμμορφωθεί η λέσχη. Τα αιτήματα για συμμετοχή πρέπει να είναι πάντα ευγενικά και ποτέ να μην γίνονται έτσι ώστε να πιέζουν ή να κάνουν τον επισκέπτη να νιώθει άβολα. Πακέτα Επισκεπτών Συνιστάται στισ λέσχες να έχουν ένα "Πακέτο επισκεπτών" που αποτελείται από έντυπα υλικά της λέσχης και Agora. Αυτό το πακέτο επισκεπτών μπορεί να περιλαμβάνει, για παράδειγμα: • Εισαγωγή στην Agora Speakers International και την αποστολή και τους στόχους της • Το Καταστατικό της και οι κανονισμοί • Επεξήγηση της δομής της συνάντησης και των ρόλων της συνάντησης • Ένα δείγμα ατζέντας • Τα πρώτα τρία projects • Μια φόρμα συμμετοχής στη λέσχη που αναφέρει λεπτομερώς τα τέλη της λέσχης και τα τέλη της Agora. • Μερικές συμβουλές για δημόσια ομιλία. • Καρφίτσες, αυτοκόλλητα ή οποιοδήποτε άλλο αντικείμενο διαφήμισης της λέσχης. • Μια κάρτα με όλους τους υπευθύνους της λέσχης και τα στοιχεία επικοινωνίας τους • Επαγγελματικές Κάρτες της λέσχης με πληροφορίες και πρόγραμμα συναντήσεων της λέσχης. Τα πακέτα επισκεπτών μπορούν να παραδοθούν στην αρχή κάθε συνάντησης από το ΑΠ Marfketing (ή το μέλος στο οποίο αναθέτει) σε όλους τους επισκέπτες.