ผู้ประสานงานการประชุมคือบทบาทเจ้าหน้าที่ทางเลือกที่ดูแลรายละเอียดทั้งหมดที่จำเป็นเพื่อให้การประชุมดำเนินไปอย่างราบรื่น รายละเอียดจะกล่าวถึงในบทบาทผู้ประสานงานการประชุม และบทบาทใกล้เคียงกับจ่าสิบเอกในองค์กรอื่นมากที่สุด ขึ้นอยู่กับแต่ละสโมสรว่าผู้ประสานงานการประชุมจะมีบทบาทต่อการประชุมที่แต่ละคนทำทุกครั้งหรือเป็นเจ้าหน้าที่ของสโมสรที่ไม่เปลี่ยนแปลง เนื่องจากบทบาทนี้ได้รับมอบหมายให้ทำกิจกรรมที่ "ไม่ค่อยสวย" เป็นจำนวนมาก เช่น การจัดสถานที่ให้เป็นระเบียบก่อนการประชุม การทำความสะอาดหลังจากนั้น เป็นต้น เราจึงแนะนำให้คนละคนดำเนินการในการประชุมแต่ละครั้ง เป็นข้าราชการประจำ