Bu, kendi toplantı tasarımınız için başlangıç noktası olarak kullanılabilecek denenmiş ve onaylanmış bir toplantı formatıdır. Bu, rollerin nasıl sıralanacağına dair sadece bir öneridir. Eğer bir Agora kulübü yönetme konusunda yeniyseniz deneyim kazanana kadar bu formatı uygulamanızı öneriyoruz. Bu kısımda yalnızca genel sıralama ve önerilen zamanlamalar açıklanmıştır ama rollerin nasıl işlediğine dair detay verilmemiştir. Bu bilgiyi "Kulüp Toplantı Rolleri" kısmından okuyabilirsiniz. Toplantı formatı, toplantının fiziksel ya da çevrimiçi olmasına bakılmaksızın temelde aynıdır. Toplantıdan Önce The Toplantı Fasilitatörü toplantı saatinden çok daha önce toplantı yerine gelmiş olmalıdır. Yapması gerekenler şunlardır: Toplantı yerini, masaları, iskemleleri, kürsüyü, kulübün konumunu ve Agora simglerini vb. hazırlamak. Saat hakeminin zaman ölçmek ve belirtmek için kullanacağı araçları hazırlamak (kronometre, "trafik" ışığı renginde kartonlar vb.) Gündemi basmak Eğer mümkünse aydınlatma, ses ve projeksiyon sistemlerinin düzgün çalıştığından emin olmak. Kulübün kayıt ekipmanı varsa bunları kurup kayda hazırlamak. Çevrimiçi toplantılarda Toplantı Fasilitatörü toplantıyı, resmi başlangıç saatinden en az 15 dakika önce başlatmalıdır. Bazı kulüpler toplantı öncesinde 30 dakika, sonrasında ise saatler sürebilen serbest formatlı bir "sosyalleşme" bölümü de yapar. Gerekli materyaller Fiziksel Toplantılar Fiziksel bir kulüp toplantısı için şu minimum materyallere ihtiyacınız olacak: Konuşmaların süresini ölçmek için kronometre Süre sınırını konuşmacıya belirtmek için bir yöntem. Bu, yeşil, sarı ve kırmızı işaretlerle yapılır. Işık ya da renkli kâğıt kullanabilirsiniz. İzleyiciler için geri bildirim formları. Tüm izleyiciler (hatta misafirler bile) bu geri bildirim formlarıyla tüm konuşmacılar hakkında geri bildirimde bulunabilir. Özelleştirilebilir geri bildirim form şablonlarını -aşağıdaki gibi- Marka Portalı'ndan indirebilirsiniz (www.agoraspeakers.org/brand.jsp). Verilen şablonu kullanabilir ya da kendi şablonunuzu oluşturabilirsiniz. İzleyiciler ve özellikle de Saat Hakemi ve Gramer Denetleyici için kalem Toplantı için basılı gündem Konuşmacıların ve izleyicilerin uzaktan görebilmesi için bir ya da iki sayfa kâğıda büyük harflerle basılmış Günün sözcüğü. Gramer Denetleyici, Saat Hakemi ve Boşluk Doldurma Sözcüğü Sayıcı için boş kâğıt (ya da tercihen şablon). Çevrimiçi Toplantı Çevrimiçi Toplantı için, ilgili rollerin unutma ihtimaline karşılık elinizde şu bağlantıların ve materyallerin olması iyidir: Saat Hakemi'nin kullanabileceği Zoom arka planlarının bağlantıları Gramer Denetleyici'nin ve Saat Hakemi'nin kendi şablonlarını ve arka planlarını oluşturmak için kullanabileceği Kaynak Oluşturucu'nun bağlantıları Her bir proje ve rol üçün önceden oluşturulmuş Değerlendirme Tablosu PDF'leri. (Bunlar her bir rol ve proje için sayfadan otomatik olarak üretilebilir) Değerlendirici olmayan üyelerin konuşmacılara geri bildirim sağlamak için kullanabileceği Genel Geri Bildirim Formu için önceden oluşturulmuş PDF Toplantı 1. Kısım - Başlangıç 1. Genellikle Toplantı Fasilitatörü herkesi sessizliğe davet eder, toplantıyı açar, herkese hoş geldin der, sonra o günlük toplantı lideri olacak kişiyi kısaca tanıtır ve sözü ona bırakır. 2. Toplantı Lideri herkesi selamlar. Bu noktada Toplantı Lideri'nin söyleyebileceği bazı iyi şeyler şunlardır: Herkese cep telefonlarını kapatmalarını hatırlatmak. Çevrimiçi toplantılarda bunun dışında insanlara girişime yol açabilecek cihazları ve içinde oldukları odanın kapısını kapatmalarını söylemek. Herkese, konuşmalar boyunca odada yürümemelerini hatırlatmak. Çevrimiçi toplantılarda herkese güvenliğin ve nezaketin elden bırakılmaması gerektiğini hatırlatmak. Yani hiç kimse toplantı sırasında araba sürmemeli ya da tehlikeli etkinliklerde bulunmamalıdır. Herkes düzgün giyinmeli ve kamerasını sürekli açık tutmalıdır. Eğer misafirler varsa Agora Speakers International ve kulüp, amacı, misyonu, neyi nasıl yaptığımızla ilgili genel bilgi sağlamak iyi olabilir. Misafirlere açıklanması gereken bir şey, toplantının herkesin konuştuğu serbest bir etkinlik olmayıp planlı bir gündemi takip ettiği, insanların daha önceden gönüllü oldukları belirli rolleri yerine getirdiğidir. Bu, misafirlerin Agora toplantılarıyla ilgili genel yanlış kanılarını ortadan kaldırmaya yardımcı olur Toplantı farklı kısımlara bölünmüştür ve herkes farklı bir kısımdan sorumludur. Rollerin ve kısımların çevrimiçi materyallerde detaylı biçimde açıklanan belirli amaçları vardır. Roller gönüllülük esasına dayalıdır ve herkes bir rol için başvurabilir Roller her toplantıda değişir ve toplantı lideri bugün bir kişiyken yarın bir başkası olabilir Herkes değerlendirilir, böylece herkes gelişip öğrenebilir. Bazen bu noktaları giriş sırasında dile getirmekte fayda vardır. Eğer misafir varsa bu, her birini ayağa kaldırıp izleyicilere kendilerini tanıtmalarını istemeleri için de iyi bir fırsattır. Genelde Toplantı Lideri şöyle bir basit soru sorabilir: "Bizi nereden duydunuz?" ya da "Sizi buraya getiren nedir?", vb. Bazı misafirler kendilerini tanıtma davetiyle 20 dakikalık bir konuşma yapma davetini birbirine karıştırır. Toplantı Lideri tüm toplantıyı rayından çıkarabilecek bu tür başıboş konuşmalara anında müdahale etmelidir. 2. Kısım - Değerlendirme Ekibi 3. Toplantı Lideri, sözü 1-2 dakikalığına Saat Hakemi'ne verir, o da rolünü, zamanlamanın neden önemli olduğunu ve zaman sinyallerinin nasıl kullanıldığını anlatır 4. Toplantı Lideri, sözü 1-2 dakikalığına Gramer Denetleyici'ye verir, o da rolünü ve dikkat edeceği şeyleri açıklar. 5. Toplantı Lideri, sözü 1-2 dakikalığına Boşluk Doldurma Sözü Sayıcı'ya verir, o da rolünü, boşluk doldurma sözleri kullanmamanın önemini ve bunların örneklerini verir. Kimi toplantılarda Gramer Denetleyici ve Boşluk Doldurma Sözü Sayıcı rollerini aynı kişi yerine getirir. Ayrıca içlerinden biri "Günün Sözcüğünü" de tanıtabilir. Günün Sözcüğü'nün amacı insanları konuştuklarında esnek olmaya, değişime ayak uydurmaya ve konuşmaları harfiyen ezberlememeye alıştırmaktır. 3. Kısım - Projeler 6. Her bir proje için Toplantı Lideri şunları yapar: Konuşmanın hedeflerini açıklamak üzere Konuşma Değerlendirici'yi çağırır Konuşmasını yapmak üzere konuşmacıyı çağırır Herkesin konuşmacıyla ilgili geri bildirimlerini yazabilmesi için izleyicilere 1-2 dakika verir. Deneyimli bir konuşmacının deneyimsiz bir konuşmacıdan önce gelmesini önlemek için, projelerin zorluk sırasında göre dizilmesi önerilir. 7. Hazırlanmış konuşma kısmı sona erdikten sonra Toplantı Lideri sözü, ilgili bölüme başlaması için Doğaçlama Soru Yöneticisi'ne verir. Bu kısım genelde 15 dakika kadar sürer ve her bir doğaçlama soruya verilen yanıtlar 1 ila 2 dakikadır. Eğer kulübün böyle bir geleneği varsa bu, kısa bir mola vermek için iyi bir zamandır. Bu, değerlendirmecilere işlerini bitirmeleri için gereken zamanı da tanır. Ayrıca bazı kulüpler en iyi konuşmacıyı ve en iyi doğaçlama soru ve yanıtın da seçer. Bu, herkesten oylamalarını istemek ve oyları toplamak için de iyi bir fırsattır. Eğer bir oylama oturumu varsa konuşmacıların ve Doğaçlama Soru kısmındaki tüm katılımcıların adlarını tekrarlamalı (ve tercihen görünür bir yere yazmalısınız). 4. Kısım - Konuşma Değerlendirmeleri 8. Bir önceki kısım bittikten sonra Toplantı Değerlendirici, Konuşma Değerlendiricilerini her bir değerlendirme 3-5 dakika uzunlukta olacak biçimde kendi değerlendirmelerini sunmaya davet eder. 9. Tüm konuşma değerlendirmeleri yapıldıktan sonra Doğaçlama Soru Değerlendiricisi sahneye çıkıp raporunu sunar. Bu değerlendirme de 5-7 dakika uzunluktadır 10. İsteğe bağlı. Eğer kulübün bir Dinleme Değerlendiricisi varsa bu rol için şu an uygun bir zamandır. 5. Kısım - Teknik Değerlendirmeler ve Kapanış 11. Bir önceki kısım bittikten sonra Boşluk Doldurma Sözcüğü SAyıcı, Gramer Denetleyici ve Saat Hakemi her biri 1-2 dakikayı geçmeyecek ve toplantı başında yaptıklarının ters sırasını izleyerek raporlarını sunarlar 12. Son olarak Toplantı Değerlendirici toplantıya ve tüm değerlendiricilere yönelik genel değerlendirmesini sunar. Bu kısım genellikle 5-7 dakika sürer 13. Toplantı Lideri sözü anons yapmak isteyen herkese (özellikle de kulüp memurlarına) verir. Bu, Toplantı Lideri'nin misafirlere toplantıyla ilgili görüşlerini, ne hissettiklerini vb. sorması için iyi bir zamandır. 14. Konuşma Lideri sözü Toplantı Fasilitatörü'ne verir, o da konuşmayı kapatır.