Nhắc lại nhận xét về cuộc họp trước

 

 

Phần này – diễn ra ngay sau khi mở đầu cuộc họp và được dẫn bởi Người chủ trì cuộc họp hoặc Người nhận xét cuộc họp – phục vụ hai mục đích:

Lời nhắc về những điểm cần cải thiện

Người chủ trì cuộc họp nhắc lại cho những người tham dự về nhận xét của cuộc họp lần trước, nêu bật những điểm cần cải thiện mà người nhận xét cuộc họp lần trước đã đưa ra. Mục đích là để khơi gợi lại trí nhớ của những người tham dự để những sai sót tương tự không lặp lại.

Ví dụ: Người chủ trì cuộc họp có thể nói:

"Tại cuộc họp lần trước của chúng ta, Hòa, trong vai trò Người nhận xét cuộc họp, đã nhắc chúng ta rằng nhà văn phạm cần cung cấp một báo cáo chi tiết về từ đệm của mọi người, và Người nhận xét ứng biến cũng chỉ nhận xét những người ứng biến, mà quên nhận xét chính Người chủ trì ứng biến. Hãy hướng tới việc cải thiện những chi tiết đó."

Nếu Người nhận xét cuộc họp đưa ra nhiều đề xuất cải thiện trong cuộc họp gần nhất, thì Người chủ trì cuộc họp không nên nhắc lại chúng. Thay vào đó, hãy chỉ ra những điểm quan trọng hoặc nghiêm trọng nhất. Cải thiện từng chút một tốt hơn là cố gắng sửa mọi thứ cùng một lúc. Ngoài ra, nếu câu lạc bộ có một hoạt động không diễn ra trong mọi cuộc họp, thì Người chủ trì cuộc họp có thể khơi gợi lại các khía cạnh có thể được cải thiện so với lần cuối cùng tổ chức hoạt động.

Điểm quan trọng nữa là các đề xuất cải thiện nên được xử lý ở góc độ vai trò chứ không phải con người. Ví dụ: Người chủ trì không nên nói: "Chinh không cung cấp báo cáo chi tiết về từ đệm của mọi người", mà thay vào đó nên đề cập đến "nhà văn phạm".

Người chủ trì cuộc họp cũng có thể nhắc các thành viên về những lỗi dai dẳng thường xuyên bị mắc phải nhiều lần:

"Mặc dù việc này không xảy ra trong cuộc họp lần trước, nhưng tôi cũng muốn nhắc mọi người rằng các biểu mẫu nhận xét nên được gửi lại cho những người nói vào cuối buổi họp, thay vì chuyển giấy ngay trong cuộc họp. Điều này là để tránh làm gián đoạn cuộc họp và khiến người nói mất tập trung."

Tính liên tục

Phần tóm tắt cũng có thể nhắc lại một số khoảnh khắc đáng nhớ từ cuộc họp lần trước, tạo nên một bầu không khí chung tích cực hoặc cung cấp bối cảnh cho một số hoạt động.

"Trong cuộc họp lần trước, chúng ta đã có một số bài nói rất xúc động của Tiến và An, nói về những gian khổ họ phải chịu đựng trong suốt thời thơ ấu. Tôi chắc rằng hôm nay chúng ta cũng sẽ được nghe một số bài nói tuyệt vời. Chúng ta cũng đã gặp sự cố về thiết bị trong bài nói của Hùng, vì vậy hôm nay anh ấy sẽ lặp lại điều đó và hy vọng anh ấy sẽ không đốt nhà."

Bản thân phần này phải tương đối ngắn – không quá 2 - 3 phút.


Contributors to this page: nga.nguyen and agora .
Page last modified on Sunday August 22, 2021 22:07:09 CEST by nga.nguyen.