Organizatorul Întâlnirii este un rol de funcționar opțional care se ocupă de toate detaliile necesare pentru a se asigura că întâlnirea decurge bine. Detaliile sunt discutate în cadrul rolului de Organizator al Întâlnirii, iar rolul care se aseamănă cel mai mult cu acesta este cel de Sergent din cadrul altor organizații. Depinde de fiecare club dacă Organizatorul Întâlnirii este un rol al cărui voluntar se schimbă la fiecare întâlnire sau dacă este un funcționar al clubului care nu se schimbă. Deoarece rolul are funcția de a realiza activități "ingrate" precum să se asigure că locația este în ordine înainte de întâlnire, să facă curat după aceea etc, recomandăm ca diferiți voluntari să îndeplinească rolul de la o întâlnire la alta și nu să fie un funcționar de club permanent.