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Recapitulação da Última Reunião (pt)

 

Esta secção - que tem lugar logo após a abertura da reunião e é liderada pelo Presidente da Reunião ou pelo Avaliador da Reunião- serve dois propósitos

Relembrar os pontos a melhorar

O Presidente da Reunião deve relembrar os presentes da avaliação da reunião anterior, sublinhando os pontos a melhorar que o avaliador da reunião anterior sublinhou. O objetivo é refrescar a memória dos presentes para que os mesmos erros não se repitam.

Por exemplo, o Presidente da Reunião pode dizer algo do género:

"Na nossa reunião anterior, a Marta, na sua função de Avaliadora da Reunião, relembrou-nos de que o gramático precisa de fornecer um relatório detalhado do discurso de todos e de que também o avaliador dos Discursos Improvisados só avaliou os oradores de improviso mas esqueceu-se de avaliar o líder dos Discursos Improvisados. Vamos tentar melhorar estes pormenores."

Se o Avaliador da Reunião tiver dado muitas sugestões na última reunião, o Presidente da Reunião não as deve citar uma a uma. Deve, pelo contrário, realçar apenas as mais importantes ou significativas. É melhor avançar com pequenas melhorias do que tentar emendar tudo de uma só vez. Além disso, se o clube tiver uma atividade que não acontece em todas as reuniões, o Presidente da Reunião pode e deve relembrar aspetos a melhorar em relação à última vez que a atividade teve lugar.

Também é importante que as sugestões de melhoria sejam dirigidas às funções e não às pessoas que as desempenham. Por exemplo, o Presidente da Reunião não deve dizer: "O Carlos não forneceu um relatório detalhado do discurso de todos" - deve, sim, referir-se ao "gramático".

O presidente da reunião também pode relembrar os membros de erros que acontecem frequentemente:

"Apesar de não ter acontecido na última reunião, também gostava de lembrar a todos que os formulários de avaliação devem ser devolvidos aos oradores só no final da reunião, em vez de o fazerem durante a própria reunião. Assim evitamos perturbar a reunião e distrair os oradores."

Continuidade

A secção de recapitulação também sublinha alguns dos melhores momentos da última reunião, cria um ambiente positivo ou dá algum contexto para algumas atividades.

"Na nossa última reunião, tivemos alguns discursos muito emocionantes do Pedro e da Ana, que falaram sobre as dificuldades por que passaram durante a sua infância. Estou certo de que hoje também vamos ouvir grandes discursos. Também tivemos uma falha no equipamento durante o discurso do António, que irá repeti-lo hoje, e, esperamos, não mande a casa abaixo".

A secção em si deve ser relativamente curta - não mais do que 2-3 minutos.


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