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Club-Offizielle

 


Paulina Łapińska and Wanda Łopuszańska, von den Gorzow Speakers in Polen
Paulina Łapińska and Wanda Łopuszańska, von den Gorzow Speakers, Polen

 

Was sind Club-Funktionäre?

Verwaltung und Führung sind normalerweise ein unsichtbarer Schmierstoff, den jeder für selbstverständlich hält wenn alles reibungslos läuft, jedoch auseinanderfällt, wenn es nicht mehr da ist.

Für das erfolgreiche Führen eines Vereins braucht es viel Zeit und Hingabe, sowie ein vorsichtig geplantes Teamwork, um sicher zu stellen, dass Meetings regelmäßig und pünktlich stattfinden, dass sie einen Bildungsauftrag haben, dass sie kurz und bündig in ihrem Ausdruck sind und keine Zeit vergeuden, dass sich Mitglieder entwickeln und wachsen können, dass der Verein von der größeren Agora Gemeinschaft profitieren kann, etc. Das ist eine Menge Arbeit, die unter einer Gruppe von "Funktionären" mit verschiedenen Verantwortungsbereichen aufgeteilt wird.

Vereinsfunktionäre sind beides, Anführer und Verwalter. Es ist wichtig anzumerken, dass diese zwei Konzepte grundverschieden sind. Eine Führungsrolle braucht Visionen – also eine klare Vorstellung, wo man hinmöchte, Strategien, das große Ganze sehen, die Vorstellung mit den Mitgliedern teilen und diese auch zu inspirieren und herauszufordern diese zu erfüllen. Auf der anderen Seite ist das Verwalten das Können diese Vision in einen detaillierten Plan umzuwandeln und innerhalb eines bestimmten Zeitraums umzusetzen.

Funktionäre sind dafür verantwortlich den Verein am Laufen zu halten, um eine angenehme Erfahrung für jeden zu gewährleisten. Alle Funktionärsrollen sind freiwillige Stellen, und tatsächlich sind sie eine wunderbare Möglichkeit, um seine Führungsqualitäten in einer kleinen Gemeinschaft zu trainieren.

Im Gegensatz zu Unternehmen, dürfen Mitglieder in Non-Profit-Organisationen wie Agora Speakers, nicht dazu gezwungen werden, etwas zu tun. Alles beruht auf freiwilliger Basis und das Äußerste was ein Funktionär machen darf ist freundlich zu fragen und zu erklären. In der Tat ist es weitaus herausfordernder einen gemeinnützigen Verein zu führen als ein Unternehmen, vor allem weil Funktionäre mehr menschenbezogene und motivierende Fähigkeiten an den Tag legen müssen als in jedem anderen Unternehmen.

 

Grundlegende Eigenschaften von Funktionärsrollen

Es werden in jedem Verein eine Gruppe an Funktionären benötigt (normalerweise wegen rechtlicher Gründe) und einige optionale, aber empfohlene.

Bitte beachte, dass wir über „Rollen“ und nicht „Menschen“ sprechen. Die gleiche Person kann mehr als nur eine Rolle innehaben (z.B. in sehr kleinen Vereinen kann die Person sowohl Schatzmeister und Sekretär zugleich sein).

Das Gegenteil kann ebenso auftreten: die Rolle – außer die des Präsidenten – kann unter mehreren Menschen aufgeteilt werden, wenn das Arbeitspensum hoch ist. In jedem Verein könnten auch zwei Vizepräsidenten für die Bildung verantwortlich sein. In diesem Fall wird es empfohlen, dass eine klare Verteilung der Pflichten unter den Personen gewährleistet wird, die eine Rolle teilen.

Zusätzlich zu den etablierten Funktionärsrollen kann ein Verein weitere Rollen wie z.B. den „Event-Veranstalter“ (für spezielle Events oder Feierlichkeiten), „Blogger“, etc., bestimmen.

  • Alle Rollen sind freiwillig. Kein Mitglied darf dazu genötigt werden ein Funktionär zu werden. Kein Verein darf Beschränkungen zur Teilnahme an jedweder Lehrveranstaltung auferlegen, indem man eine Dienstzeit als Funktionär verlangt bzw. eine der Pflichten eines Funktionärs ausführt.
  • Funktionärsrollen sind zeitlich auf 6 Monate bis zu einem Jahr beschränkt.
  • Alle Funktionäre müssen auch aktive Mitglieder des Vereins während ihrer Amtszeit sein. Bitte beachte, dass das Schlüsselwort „aktiv“ bedeutet, dass Funktionäre immer noch an regulären Vereins-Meetings, wie alle anderen Mitglieder, teilnehmen sollen.
  • Alle Funktionärsrollen sind Rollen zum Wohle der Öffentlichkeit. Kein Amtsträger darf eine Kompensation vom Verein oder der gastgebenden Organisation erhalten. Trotzdem können etwaige Ausgaben, welche in Verbindung mit ihrer Tätigkeit stehen, erstattet werden, solange die Ausgabe von der Stiftung als erstattbar festgelegt wurde.
  • Funktionärsrollen sind persönliche Rollen. Die Person, die eine solche Rolle ausführt, darf diese nicht an eine andere Person (noch viel weniger an einen außenstehenden Dritten) „outsourcen“ oder „abdelegieren“. Bitte beachte, dass das Delegieren von spezifischen Aufgaben komplett im Rahmen liegt.
  • Letztendlich sind alle Rollen wählbar – wenn es mehr als einen Kandidaten für die gleiche Rolle gibt, müssen Wahlen abgehalten werden.
Jeder Verein entscheidet selbstständig, ob sie eine sechsmonatige oder einjährige Amtszeit einführen wollen und dass diese sich von Jahr zu Jahr ändern kann. Wie auch immer sollte bitte beachtet werden, dass alle Funktionärsrollen die gleiche Amtszeit haben sollen. Ein Verein darf dementsprechend nicht eine einjährige Amtszeit für den Präsidenten und eine sechsmonatige Zeit für den Vizepräsidenten der Bildung haben.

 

Wie man ein Funktionär wird

 

Warum soll man ein Funktionär werden?

In vielen Unternehmen braucht es eine lange Zeit und viel Hingabe, bis man geschäftsführende Positionen erreicht hat. Jeder Fehler, den du in so einer Rolle machst, könnte fatal für deine Karriere sein.

Du weißt wahrscheinlich schon, dass Agora Vereine einen sicheren Rahmen bieten, wo man lernt vor der Öffentlichkeit zu sprechen, auch mit der Freiheit zu experimentieren. Du sollst auch zu deiner Vorbereitung Fehler machen und aus ihnen lernen, sodass du das Gelernte kompetent einsetzen kannst. So ähnlich verhält es sich mit Funktionärsrollen in Vereinen, welche auch ein Umfeld schaffen, in welchem du verwaltungs- und führungstechnische Fähigkeiten unter sicheren Bedingungen erlernen kannst und Fehler nicht ausschlaggebend für deine Karriere sind.

 

Alle Funktionärsrollen lehren dich verschiedene Fähigkeiten. Zum Beispiel lernst du als Vizepräsident für Marketing verschiedene Marketingstrategien, Öffentlichkeitsarbeit, die Beziehung zu Medien, weitreichende Kampagnen, etc. Als Vizepräsident für Bildung lernst du dementsprechend andere Dinge. Und als Präsident – wieder ganz andere.

Von daher, je mehr Rollen du in deinem Verein ausübst, desto besser.

  • Es gibt viele qualitative Vorteile, die ein solches Amt mit sich bringt:
  • Das Erlernen neuer Fähigkeiten – von der Haushaltsplanung bis zum Risikomanagement, und auch zum Planen und der Vermarktung.
  • Die Unterstützung deinen Verein zum Erfolg zu verhelfen.
  • Eine Stärkung deines Selbstbewusstseins.
  • Eine Verbesserung deiner Einstellungschancen und die Attraktivität deines Lebenslaufes bei potenziellen Arbeitgebern
  • Eine direkte Teilnahme an der Regierung des Vereins und von Agora.
     

Es gibt umfangreiche Studien, die belegen, dass ein Ehrenamt (und um es genauer auszudrücken – ein Ehrenamt in einer Führungsposition) einen großen Einfluss auf deine berufliche Karriereentwicklung hat. Zum Beispiel fand eine Studie von Deloitte im Jahr 2016 heraus, dass ein Ehrenamt nicht nur die Entwicklung von Führungsqualitäten stark beeinflusst hat, sondern auch einen direkten Einfluss auf Arbeitssuchende ausübte:

  • 82% der einstellenden Arbeitgeber waren bereitwilliger einen Kandidaten auszuwählen, der ehrenamtliche Erfahrung mitbringt
  • 85% der einstellenden Arbeitgeber waren willig Mängel im Lebenslauf zu vernachlässigen, wenn die ehrenamtliche Erfahrung andeutet.

 

Bei Deloitte haben wir erfahren, dass das Ehrenamt eine wichtige Rolle spielt und wir haben verstanden, dass es dabei hilft ein Set an Fähigkeiten aufzubauen, welche ausschlaggebend für die Entwicklung vielseitiger Führungskräfte innerhalb unserer Organisation sind.
Doug Marshall
Director, Corporate Citizenship
Deloitte Services LP

Eine ähnliche Studie wurde von CareerBuilder durchgeführt und fand heraus, dass 60% der einstellenden Arbeitgeber die Kandidaten, welche Erfahrung aus dem Ehrenamt mitbrachten, als viel marktfähiger betrachteten. In einer Studie des CNCS die im Forbes zitiert wird, zeigte, dass arbeitslose Menschen, welche ehrenamtliche Tätigkeiten nachgingen, eine 27% höhere Chance hatten, eingestellt zu werden.

Die Vorteile des Ehrenamts weiten sich auch auf mehrere Bereiche aus - sogar auch gesundheitlich. Eine Studie der Ghent Universität in Belgien fand heraus, dass „Ehrenamtler einen statistisch signifikant hohen Gesundheitslevel aufweisen als die, die nicht ehrenamtlich tätig sind. Der Gesamtzusammenhang wies sich als sehr bedeutend heraus: Der Gesundheitszuwachs entsprach einem Grad, der mit der Gesundheit eines fünf Jahre jüngeren Menschen vergleichbar ist.“

 

Club-Funktionäre sind keine Fachleute

Mitglieder sollten stets im Kopf behalten, dass von Club-Funktionären nicht erwartet werden kann professionelle Führungs- oder Verwaltungskräfte zu sein. So wie alle Sprachprojekte Projekte des Lernens sind, und keiner soll hier eine Rede auf TED-Talk Niveau im Verein erwarten, so sind auch alle Funktionärspositionen Möglichkeiten des Lernens. Alle sollten versuchen die Funktionäre zu ermutigen und zu unterstützen, anstatt ihre Rollen mit Erwartungen zu verknüpfen.

Club-Funktionäre sind nur dazu angehalten nach „bestem Gewissen ihr Bestes“ zu geben. (Bedeutet: Sie geben ihr Bestmögliches basierend auf ihrem zeitlichen Rahmen, ihres Wissens und ihrer Fähigkeiten). Sie sind nicht verpflichtet individuellen Erwartungen zu entsprechen und noch weniger verpflichtet irgendeinen besonderen Service zu leisten.

 

Teilnahmeberechtigung

Jedes reguläre Mitglied mit mindestens sechs Monaten Erfahrung in einem Agora Verein kann ein Amt hineingewählt werden (außer in frisch gegründeten Vereinen, wo diese Voraussetzungen noch nicht gelten). Die Erfahrung in Agora muss nicht in dem Verein gesammelt worden sein, wo das Mitglied ein Funktionär werden möchte.

Nur Mitglieder, die in der Lage sind, mindestens sechs Monate ihre Tätigkeit als Club-Funktionär ausüben zu können, sind wählbar. Es ist verständlich, dass viele unerwartete Situationen trotz bester Intentionen auftreten können, aber zumindest dieser Zeitrahmen sollte für die nahe Zukunft eingeplant werden. Wenn ein Mitglied z.B. geplant hat, in den nächsten zwei Monaten in eine andere Stadt zu ziehen, dann ist es sinnlos für diese zwei Monate als Funktionär tätig zu sein.

 

Eine Person, die Mitglied in mehreren Agora Vereinen ist, darf, wenn er oder sie die Zeit und die Muße hat, gleichzeitig zwei Funktionärsämter innehaben – solange sie dies in zwei verschiedenen Vereinen tun.

 

Wahlen und Amtsperioden

Agoras Bildungsjahr beginnt am 1. Januar und endet am 31. Dezember. Abhängig von der Entscheidung des Vereins bzgl. der Amtsdauer, werden die Amtsperioden und Wahlen wie folgt festgelegt:

Elections and Terms
Dauer der Amtzzeit Wahlen Daten des Zeitraums
1-jährige Amtszeit Zwischen dem 1. Nov und 15. Dez 1. Jan - 31. Dez
6-monatige Amtszeit Zwischen dem 30. Nov und 15. Dez 1. Jan - 30. Juni
  Zwischen dem 1. Juni und 15. Juni 1. Juli - 31. Dez

 

Liste der allgemeinen Club-Funktionäre

Das ist eine Liste der allgemeinen Funktionärsrollen:

 

 

 

 

 

 

 

 

Leitungsgremium des Vereins

Die Personen, die eine Funktionärsrolle haben, bilden das Leitungsgremium des Vereins. Da es Rollen gibt, die auf mehrere Personen aufgeteilt werden können, kann die Anzahl der Mitglieder des Leitungsgremiums variieren.

Das Leitungsgremium kann nur existieren, wenn alle vorgeschriebenen Ämter besetzt worden sind und nur wenn mindestens drei Personen über jeweils eines dieser Ämter verfügen. Zum Beispiel kann man bei einem frischen Verein, in dem der Gründer alle Ämter ausführt, nicht davon ausgehen, ein Leitungsgremium zu haben. Ähnlich verhält es sich mit einem Verein, der schon etwas länger besteht, aber zum bestimmten Zeitpunkt nur einen Präsidenten, zwei Vizepräsidenten für Bildung und einen Vizepräsidenten für Mitgliedschaften hat – also hat er nicht die notwendige Zusammensetzung an Funktionären, die es für die Gründung eines Leitungsgremiums benötigt.

Vereine, die kein Leitungsgremium haben, dürfen keine weitere Handlungen unternehmen, welche die Zustimmung eines Leitungsgremiums benötigen (z.B. Disziplinarverfahren).

Die oben genannte Regel dient zum Schutz vor autokratischem Missbrauch während der Zeit, in der der Verein noch recht jung ist und alle Funktionärsrollen nur auf ein oder zwei Vereinsgründer konzentriert sind.

 

Meetings des Leitungsgremiums

Das Leitungsgremium des Vereins muss sich mindestens einmal alle zwei Monate versammeln, um grundsätzliche Vereinsangelegenheiten zu diskutieren. Zusätzlich kann jeder Amtsträger ein Meeting des Leitungsgremiums einberufen, um eine Interessensangelegenheit zu besprechen. Solche Anfragen müssen beim Sekretär oder Präsidenten des Vereins eingereicht werden und sollte eine detaillierte Erklärung des zu diskutierenden Themas beinhalten. Bei Empfang muss der Sekretär ein Meeting innerhalb von 7 bis 20 Tagen ansetzen, ab dem Tag, an dem die Anfrage gestellt wurde.

Was auch immer der Grund für das Meeting des Gremiums ist, so muss der Sekretär die weitreichenden Tagesordnungspunkte an alle Funktionäre, zusammen mit dem exakten Treffpunkt, Datum und Zeit, mindestens eine ganze Woche im Voraus, senden. Alle Funktionäre dürfen weitere Elemente, wenn notwendig, zu den Tagesordnungspunkten hinzufügen.

 

 

 


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