Jako wiceprezes Rady ds. marketingu (VPM) jesteś odpowiedzialny za opracowywanie i wdrażanie polityki marketingowej i medialnej klubu w celu wzmacniania klubu, zwiększania liczby jego członków oraz okazji do przemawiania publicznego i pełnienia funkcji przywódczych przez członków klubu poza klubem. Opracuj plan marketingowy i budżet na marketing Można zrobić wiele rzeczy, żeby promować swój klub, ale jak zwykle - czas jest ograniczony, fundusze nawet bardziej (lub w ogóle ich nie ma), a Ty musisz podjąć decyzję, na czym chcesz się skoncentrować. Oczywiście „na czym się skoncentrować” będzie zależeć w dużej mierze od tego, co chcesz osiągnąć i jak każde z działań prowadzi lub jest odpowiednie do osiągnięcia tych celów. Ważne jest również, abyś nie zmieniał celów. Jeśli będziesz cały czas zmieniać kierunek, w którym zmierzasz, pomimo dużej aktywności będziesz po prostu kręcił się w kółko i na koniec znajdziesz się dokładnie tam, gdzie zacząłeś. Podpowiadamy kilka praktycznych wskazówek pomocnych przy tworzeniu planu marketingowego: 1. Przeczytaj dokładnie ten artykuł i pomysły w nim opisane. 2. Zapisz sobie, jaka jest teraz sytuacja klubu i z jakimi kwestiami się zmaga. Na przykład: Mamy tylko jednego lub dwóch gości co dwa tygodnie - to nie pomaga rozwojowi klubu i zmniejsza atrakcyjność spotkań. 3. Wyznacz szereg wymiernych celów (sprawdź szczegóły w artykule na temat celów SMART). Takie mogą być dwa cele, na przykład: 1. Chciałbym zwiększyć napływ do końca okresu do 6 nowych gości na każdym cotygodniowym spotkaniu. 2. Chciałbym zwiększyć świadomość naszej okolicy na temat naszego klubu, tak aby co najmniej 2 na 30 osób, które losowo zapytamy na ulicy, słyszały o nas. Upewnij się, że każdy cel ma określony priorytet lub ważność. Gdybyś musiał wybrać pomiędzy osiągnięciem celu (1) i celu (2) powyżej, który by to był? 4. Przeprowadź burzę mózgów z innymi członkami Rady i klubu, jakie mogą mieć inne pomysły marketingowe na temat tego, jak można osiągnąć powyższy zestaw celów. Twoje działania marketingowe nie będą odbywać się w próżni. Będziesz walczył o uwagę ludzi przeciwko innym organizacjom komercyjnym i non-profit lub po prostu przeciwko innym opcjom na spędzanie czasu. „Dlaczego mam iść do twojego klubu zamiast oglądać film w domu, zamiast chodzić do kina lub na zajęcia jogi”? Jedną z podstawowych czynności, które musisz wykonać w tym momencie, jest porównywanie konkurencji. To znaczy: Ustalenie, dla każdego z Twoich celów, z kim konkurujesz. Określenie, w jaki sposób konkurencja przyciąga uwagę grupy docelowej i jakich argumentów używa W jaki sposób konkurencja się promuje Jak skuteczni są w osiąganiu tego celu Należy również pamiętać, że skuteczność niektórych pomysłów i działań jest bardzo zależna od lokalizacji. Na przykład posiadanie profilu na meetup.com działa bardzo dobrze w Madrycie, ale fatalnie w niektórych innych krajach. Reklamy na Facebooku sprawdzają się bardzo dobrze w Azji i Afryce, nie tak bardzo w Europie, a fatalnie w Rosji, gdzie bardziej dominuje portal społecznościowy vk.com czy Instagram. 5. Oszacuj, w jakim stopniu każdy z tych pomysłów jest zgodny z Twoimi celami lub jak bardzo Twoim zdaniem mogą pomóc w osiągnięciu każdego celu. O ile klub nie ma dobrze udokumentowanej historii poprzednich planów i działań marketingowych, trudno będzie podać konkretne liczby dla każdego działania i celu - po prostu użyj symboli takich jak „0”, „+”, „++”, aby wskazać jak bardzo to konkretne działanie może pomóc w osiągnięciu celu. Jeśli masz tyle szczęścia, że masz dostęp do wcześniejszych działań marketingowych i ich wyników, użyj tych informacji jako punktu wyjścia. Na przykład w poniższej tabeli VPM oszacował, że wydarzenia na meetup.com bardzo pomogłyby w przyciąganiu gości, ale nie w zwiększeniu wiedzy o klubie w okolicy. Matryca działań marketingowych Działanie marketingowe Zwiększenie liczby gości do 6/spotkanie (Ważność: 4) Zwiększenie świadomości do 2/30 (Ważność: 1) 1. Udział w Maratonach Agory 0 0 2. Ogłoszenie w lokalnej prasie ++ ++ 3. Promocja wydarzenia na meetup.com ++ 0 4. Wydarzenia na Facebooku + + 5. Oznaczenie klubu na Google Maps 0 + 6. Organizacja spotkań w miejscach publicznych + + ... 6. Dla każdego działania określ wymagany poziom wysiłku i potrzebnych funduszy. Matryca działań marketingowych Działanie marketingowe Wysiłek (h) / zł (rocznie) Zwiększenie liczby gości do 6/spotkanie (Ważność: 4) Zwiększenie świadomości do 2/30 (Ważność: 1) 1. Udział w Maratonach Agory 1 / 0 0 0 2. Ogłoszenie w lokalnej prasie 5 / 2400 zł ++ ++ 3. Promocja wydarzenia na meetup.com 2 / 600 zł ++ 0 4. Wydarzenia na Facebooku 1 / 400 zł + + 5. Oznaczenie klubu na Google Maps 2 / 0 zł 0 + 6. Organizacja spotkań w miejscach publicznych 0 / 0 zł + + ... 7. Następnie nadaj priorytety działaniom zaczynając od tych, które przynoszą „największy zwrot z każdej złotówki” do tych, które przynoszą najmniejszy. 8. Na koniec zdecyduj, które działania zamierzasz podjąć i zaplanuj je w czasie. Mierz wyniki Bez względu na to, jakie działania podejmiesz - od wysłania notatki prasowej po organizację imprezy otwartej, zawsze ustaw sobie wcześniej określone cele, które będziedz monitorować i podsumujesz po zakończeniu działania. Nie mów sobie po prostu, że „poszło świetnie”, żeby nie okazało się, że regularnie robisz coś, co nie przynosi żadnego efektu. Zastosuj „cele SMART” i podejście ciągłego doskonalenia. Jakie były koszty danego działania? (nie tylko finansowe, ale także ile zaangażowaliście czasu, wysiłku i osób) Jakie były konkretne cele przeprowadzonego działania? Zwiększenie liczby gości odwiedzających klub? - Ilu więcej przyszło? Pozyskiwanie funduszy? - Ile pieniędzy zebrano? Zwiększenie liczby wyświetleń strony? - Jaką zauważyliście zmianę? Itp. Jakie wnioski wyciągnięto? Jakie były opinie o działaniu? W jaki sposób można zwiększyć skuteczność działania, jeśli zdecydujecie się je powtórzyć (o ile w ogóle jego powtarzanie ma sens) Jeśli powtarzasz kampanię lub działanie, spróbuj dokonać kilku kontrolowanych korekt. Jeśli zmienisz dziesięć rzeczy i wyniki poprawią się o 10%, nie będziesz w stanie jednoznacznie stwierdzić, która z dziesięciu rzeczy zaowocowała poprawą. Podstawowe narzędzia marketingowe W tej części opiszemy kilka podstawowych narzędzi i pomysłów, które możesz chcieć zastosować w swoim klubie: Załóż klubowy adres e-mail. Jednym z Twoich pierwszych zadań jako wiceprezes ds. marketingu powinno być upewnienie się, że klub ma własny adres e-mail, a nie tylko używa prywatnych adresy e-mail zaangażowanych osób. Dostęp do tego adresu e-mailowego powinni mieć wszyscy członkowie Rady klubu. To, na jakim serwerze znajduje się ten adres, zależy wyłącznie od Was – może to być @gmail.com, @outlook.com itp. Upewnij się, że nazwa e-maila zawiera nazwę klubu. Na przykład, jeśli nazwa Twojego klubu to „Mówcy z Kamiennej Góry”, dobrymi opcjami powinny być mowcyzkamiennejgory at gmail.com, klubzkamiennejgory at gmail.com itd. Przychodzące maile są ważne i powinny być sprawdzane codziennie. Jeśli to możliwe – z pomocą innych członków Rady – postaraj się odpowiadać na wszystkie zapytania e-mailowe tego samego dnia, jak tylko zostaną przeczytane. W zależności od tego, czy możesz liczyć na pomoc Koordynatora Mediów Społecznościowych, dobrym pomysłem jest również utworzenie kont w różnych serwisach społecznościowych, takich jak Twitter, Instagram, Facebook itp. Lepiej nie mieć konta w którejś sieci społecznościowej niż mieć konto nieaktywne i wyglądające jak opuszczone. Nie próbuj zaistnieć wszędzie, jeśli później nie będziesz w stanie tych serwisów obsłużyć. Najlepiej zacząć od jednej najpopularniejszej platformy społecznościowej w swoim kraju i dotrzeć do członków, a następnie, gdy będą się tam konsekwentnie i stale pojawiały nowe treści, pomyśleć o otwieraniu innych kont. Opublikuj ten adres e-mail na wszystkich stronach internetowych i na kontach klubu w mediach społecznościowych, aby każdy mógł skontaktować się z klubem. Pamiętaj, że jako zdjęcia profilowego na kontacch klubu w mediach społecznościowych możesz używać tylko logo klubu, a nie logo Agora Speakers International. Aby uzyskać szczegółowe informacje na temat prawidłowego używania logo, zapoznaj się z Wytycznymi dotyczącymi marki. Zrób baner klubu. Posiadanie baneru nie jest wymogiem dla Klubów Agory. Jednak opłaca się go mieć: Wszystkie Wasze materiały klubowe (zdjęcia i filmy) będą wyglądać znacznie lepiej i bardziej atrakcyjnie z widocznym na nich banerem. Będziecie mogli wozić baner klubowy na konkursy i zjazdy Dla odwiedzających Was gości i firm klub z banerem wygląda znacznie bardziej dojrzale i profesjonalnie. Baner klubowy musi być zaprojektowany w standardowy sposób, wydrukowany na trwałym materiale (takim jak winyl lub tkanina) i w precyzyjnym rozmiarze (76 cm x 122 cm lub 2,5' x 4'). Szablon możesz pobrać z naszego Portalu Marki. Możesz również skorzystać z naszego Kreatora zasobów, który pozwoli wygenerować baner dla klubu bez konieczności używania żadnego oprogramowania. Zazwyczaj koszt wydrukowania banera nie powinien przekraczać 100 zł. Tworzenie materiałów promocyjnych Kolejnym zadaniem wiceprezesa Rady ds. marketingu jest tworzenie wszelkich niezbędnych materiałów promocyjncych dla klubu. Obejmuje to dawanie wskazówek i pomoc operatorowi czy fotografowi w wypełnianiu swoich ról w trakcie spotnaia oraz gromadzenie, wybór i wykorzystywanie wszystkich materiałów multimedialnych. Podczas tworzenia materiałów reklamowych konieczne jest przestrzeganie wszystkich zasad brandingu. Tworzenie materiałów promocyjnych. Projektowanie i realizacja kampanii reklamowych i promocyjncyh działalności klubu (zarówno spotkań regularnych, jak i otwartych czy konkursów). Planowanie spotkań „otwartych” dla wszystkich chętnych (w porozumieniu z wiceprezesem Rady ds. edukacji) i innych kampanii promujących członkostwo. Stwórz blibliotekę zasobów multimedialnych klubu Biblioteka zasobów multimedialnych klubu jest podstawowym narzędziem promocji klubu i dowodem na to, że system działa. Oto, co powinna zawierać Twoja biblioteka zasobów klubu: Nagrania i fotografie ze spotkań Specjalnie przygotowane klipy „Przed” i „Po”, pokazujące początek i aktualne postępy niektórych członków. Zrzuty ekranu lub nagrania pozytywnych komentarzy Zrzuty ekranu lub zdjęcia lub nagrania wideo z materiałami z mediów. Stwórz listę mailingową z tagami (etykietami) Lista mailingowa jest doskonałym narzędziem do promowania klubu i pomagania wiceprezesowi Rady ds. społeczności w znajdywaniu okazji do przemawiania podczas zewnętrznych imprez i do ćwiczenia zdolności przywódczych przy organizacji takich wydarzeń. Często administrator konta mailowego może dodać obsługę list mailingowych za darmo lub za niewielką opłatą. Jeśli nie, możesz skorzystać z usług online, takich jak emailDodo, które mają bezpłatną opcję dla małych list i organizacji non-profit (gdzie trzeba podać powód, dla którego chcesz prowadzić taką listę, wyjaśnić, skąd otrzymujesz e-maile i poczekać na zatwierdzenie) Uwaga o prywatności Wszystkie kluby, niezależnie od ich lokalizacji, muszą posiadać politykę prywatności zgodną z unijnym RODO. Oznacza to, że musisz uzyskać wyraźną zgodę na dodanie kogoś do listy mailingowej i wyraźnie wskazać, kto jest podmiotem zbierającym dane (czyli klub), w jaki sposób zamierzasz wykorzystać zebrane informacje i zaoferować wszystkim osobom których danymi zarządzasz możliwość żądania korekty ich danych lub ich całkowitego usunięcia. Upewnij się, że przechowujesz kopię wyrażonej zgody. Niskokosztowe działania marketingowe Oto kilka pomysłów do wykorzystania w celu promocji klubu: Spotkania otwartes — wspólnie z wiceprezesem ds. edukacji zaplanuj wydarzenia otwarte, które będą nagłośnione w okolicy. Warsztaty - organizuj specjalne warsztaty na temat przemawiania i przywództwa. Najlepiej, jeśli warsztat jest częścią imprezy, w ramach której odbędzie się też spotkanie klubu - będziecie mieć okazję, aby zaprosić uczestników do pozostania na spotkaniu i zobaczenia systemu Agory w praktyce. Załóż bezpłatne konto Google Moja Firma – dzięki temu umieścisz swój klub na mapie. Nawet jeśli obecnie spotykasz się wirtualnie, jest to świetna droga do bycia zauważonym. Maratony Agory - bierz udział w wydarzeniach międzyklubowych, takich jak Maraton i inne przyjacielskie rywalizacje Współpraca partnerska - poszukaj innych organizacji związanych z podobnymi obszarami działalności (przemówienia publiczne, przywództwo, debaty, myślenie krytyczne) i zasugeruj współpracę partnerską Upewnij się, że jest jasne, że nie firmujecie w żaden sposób organizacji, z którą nawiązujecie współpracę, ponieważ naruszałoby to zasadę neutralności. Oznacz lub @wspomnij interesujące osoby we wpisach Twojego klubu w mediach społecznościowych - (powinno to być uzgodnione z Koordynatorem Mediów Społecznościowych). Oznaczanie osób, które mogą być potencjalnie zainteresowane ciekawymi wpisami klubowymi (media, lokalni liderzy, celebryci, potencjalni członkowie itp.), to dobry sposób na przyciągnięcie ich uwagi, o ile zrobi się to z odpowiednim wyczuciem. Zrób koszulki lub inne gadżety do noszenia — zwykle zrobienie t-shirtów czy koszulek polo, a w obecnych czasach też maseczek jest stosunkowo tanie. Istnieją nawet zestawy, które pozwalają to zrobić w domu, przy użyciu zwykłej drukarki. Wręczaj nagrody i certyfikaty w klubie — członkowie i goście zazwyczaj uwielbiają publikować swoje osiągnięcia na własnych profilach w mediach społecznościowych. Rejestruj spotkania klubu jako wydarzenia na platformach spotkań online - takich platform jest wiele - Airbnb, Meetup, CouchSurfing, Internations, itp. Ogłaszaj tam spotkania klubu i aktywnie zachęcaj ludzi do przyłączenia się. Nie trzeba chyba wspominać, że powinieneś robić to samo w zwykłych mediach społecznościowych (np.: wydarzenia na Facebooku) Utwórz Kalendarz Google z harmonogramem spotkań klubu i udostępnij go publicznie — dzięki temu wszyscy będą mogli łatwo sprawdzić, kiedy i gdzie spotykają się Twój klub, a także z łatwością dodać te wydarzenia do własnego kalendarza. Rozłóż ulotki w szkołach, na uczelniach, w bibliotekach, księgarniach, domach i ośrodkach kultury - Ponieważ Agora jest fundacją edukacyjną non-profit, wiele instytucji bardzo chętnie z nami współpracuje i pomaga lokalnym klubom. Dotrzyj do lokalnych przedsiębiorstw — aktywnie szukaj kontaktu, razem z wiceprezesem ds. społeczności z firmami w Twojej okolicy. Komercyjne szkolenia z wystąpień publicznych i przywództwa zwykle kosztują grube tysiące, a Ty będziesz im oferować sprawdzoną metodę za grosze. Może to zaowocować nie tylko nowymi członkami w Waszym klubie, ale może nawet zupełnie nowym klubem korporacyjnym w firmie, a także wieloma nowymi możliwościami dla Twoich członków: od możliwości przemawiania podczas profesjonalnych eventów po możliwości nawiązywania kontaktów i znajdywania pracy. Zazwyczaj warto jest rozmawiać z działami HR lub szkoleń w firmach. Zrób przypinki (piny) i zachęcaj członków do noszenia ich podczas wydarzeń poza klubem. Zrób gadżety reklamowe - naklejki, kubki, t-shirty, itp. Jeśli Wasz klub nie ma Koordynatora Mediów Społecznościowych, możesz chcieć realizować niektóre z jego obowiązków. Możesz również zastosować wszystkie pomysły zawarte w rozdziale „Zakładanie klubu – zbieranie zespołu założycielskiego”. Kuszące może wydawać się promowanie klubu na forach czy w grupach innych organizacji podobnych do Agory. To zwykle nie przynosi dobrych rezultatów, więc bądź z tym ostrożny. Wiele z tych organizacji jest bardzo sekciarskich i w najlepszym przypadku zmarnujesz czas i pieniądze, a w najgorszym możesz usłyszeć groźby prawne. Jeśli przyjdą Ci do głowy pomysły, które dają pozytywne rezultaty, podziel się nimi z nami, abyśmy mogli je tutaj dodać i umożliwić wszystkim klubom czerpanie z nich korzyści. Przestrzeganie zasad Jako wiceprezes ds. marketingu odpowiadasz za przestrzeganie przez klub zasad dotyczącymi marki i komunikacji Agory. Obejmuje to nie tylko pilnowanie własnej komunikacji, ale także komunikacji Koordynatora Mediów Społecznościowych (jeśli macie tę funkcję) oraz członków, gdy są zaangażowani w działania poza klubem związane z Agorą, takie jak wygłaszanie przemówień lub prowadzenie warsztatów zewnętrznych, odwiedzanie innych organizacji lub prowadzenie projektów społecznych. Kontakt z mediami Dotarcie do lokalnych mediów ma fundamentalne znaczenie dla zwiększenia widoczności Twojego klubu i całej organizacji. Dodatkowo ta aktywność znacznie pomaga w pracy wiceprezesowi ds. społeczności i wiceprezesowi ds. członkostwa: Wiceprezesowi ds. społeczności znacznie łatwiej jest oferować zewnętrznym organizacjom usługi członków klubu, jeśli o klubie wspominano (wielokrotnie) w mediach. Wiceprezesowi ds. członkostwa również o wiele łatwiej jest pozyskiwać nowych członków W dzisiejszych czasach media to znacznie więcej niż „media tradycyjne”. Media to również dziennikarze niezależni, znani bloggerzy/vloggerzy, influencerzy, itp. Jak nawiązać kontakt Stwórz listę kontaktów w mediach, znaj ich zakres zainteresowań, rodzaj odbiorców i spraw, w które się angażują, itp. Dbaj o relacje z osobami z mediów jeszcze zanim będziesz ich potrzebować. Oferuj wartość. Nie myśl tylko o tym, czego potrzebujesz od tych kontaktów, ale także o tym, jak możesz im pomóc, dostarczając materiały, które mogą zainteresować ich odbiorców. Wszystkie zasady Ethos, Pathos, Logos odnoszą się do komunikacji z mediami, ale w tym przypadku tym, który musi udowodnić swoją wiarygodność, autentyczność, itp. jest sam klub. Biorąc pod uwagę powyższe upewnij się, że wszystko, co wysyłasz mediom, zostało dokładnie sczytane i sprawdzone. Jest tak wiele darmowych narzędzi online, które świetnie sprawdzają się przy korekcie pisowni i gramatyki, że w dzisiejszych czasach jest niewybaczalnym niechlujstwem wysyłanie czegoś z tego typu błędami. Nie spamuj wszystkich tą samą notatką prasową lub wiadomością. Dostosuj swój przekaz do potrzeb każdego medium. Bądź wytrwały, ale nie nachalny. Nie poddawaj się, jeśli za pierwszym razem nie uzyskasz żadnego rezultatu.