Loading...
 

Maofisa wa Klabu

 

 


Paulina Łapińska na Wanda Łopuszańska, kutoka Wazungumzaji wa Gorzow nchini Poland
Paulina Łapińska na Wanda Łopuszańska, kutoka Wazungumzaji wa Gorzow nchini Poland

 

Maofisa wa klabu ni nini?

Usimamizi na uongozi kwa kawaida ni kama aina ya mafuta ambayo hayaonekani ambayo watu wanayapuuza wakati vitu vinaenda vizuri lakini kama havipo, vinasababisha kila kitu kuvunjika (kutokwenda sawa).

Kuendesha klabu yenye mafanikio inahitaji muda mwingi na kujitolea na kupanga kwa uangalifu kazi za timu ili kuhakikisha kuwa mikutano inafanyika kwa wakati na mara kwa mara, ina dhumuni la kielimu (kufundisha), ina maelezo mafupi na yasiyopoteza muda, wanachama wanakua na kuendelea, klabu inanufaika na jamii ya Agora kwa upana, nk. Hii ni kazi kubwa sana inayohitaji kugawanywa kati ya seti ya "nafasi za ofisa" wenye majukumu tofauti.

Maofisa wa klabu ni wote viongozi na wasimamizi (mameneja). Ni muhimu kujua kuwa hivi ni vitu viwili tofauti. Uongozi unahitaji dira (maono) - kuwa na wazo la wazi la wapi unataka kupeleka vitu, mkakati, kuona picha kubwa zaidi, kuonyesha dira yako na wanachama, na kuhimiza na kuwapa changamoto ili waweze kukamilisha. Kwa upande mwingine, usimamizi ni kuwa na uwezo wa kubadilisha dira hiyo kuwa mpango maalum ya vitendo na kutekeleza katika muda fulani.      

Maofisa wa klabu wana jukumu la kuendesha klabu na kuhakikisha kuwa kila mtu anapitia klabu kiulaini. Maofisa wote ni nafasi za kujitolea, na kwa ukweli, ni fursa nzuri saan ya kujifunza uongozi wa jamii ndogo.

Tofauti na biashara au mashirika makubwa, kwenye shirika lisilo la biashara kama vile la Agora Speakers, wanachama hawawezi kulazimishwa kufanya kitu. Kila kitu ni kwa kujitolea, na cha ziada ofisa anaweza kufanya ni kuomba kiupole na kuelezea. Kwa ukweli, kuongoza jamii ya shirika lisilo la kibiashara ni changamoto zaidi kuliko kuongoza biashara, kwasababu maofisa wanatakiwa kuweka ujuzi zaidi wa kuhusiana na watu na wakuhimiza kuliko kwenye biashara yoyote.

Sifa za Msingi za Majukumu ya Ofisa

Kuna seti ya majukumu ya ofisa ambayo yanahitajika kwenye kila klabu (mara nyingi kwasababu ya kisheria) na baadhi ambayo sio ya lazima lakini yanapendekezwa.

Angalia kuwa tunazungumza kuhusu "majukumu" na sio "watu".  Mtu mmoja anaweza akawa na jukumu zaidi ya moja (kwa mfano, kwenye klabu ndogo zaidi, Mweka Hazina na Katibu wanaweza wakawa mtu mmoja).

Kinyume pia kinaweza kuwa kweli: jukumu - isipokuwa lile la Rais - linaweza likawa linafanywa na watu kadhaa kama kazi ni nzito sana (ni ya juu). Kwa klabu kubwa sana, kunaweza kuwa na Makamu wa Rais wawili wanaoshughulikia Elimu. Kwenye suala hili, inapendekezwa kuwa kuwe na mgawanyo wa wazi wa majukumu ya kila mtu anayechangia jukumu fulani.

Ukiongezea kwenye majukumu ya maofisa maalum, klabu inaweza ikafafanua majukumu ya nyongeza ya maofisa kama vile, "Muandaa Matukio" (kwa matukio maalum au sherehe), "Blogger", nk. 

  • Nafasi zote za uofisa ni za kujitolea. Hamna mwanachama anayeweza kulazimishwa kuwa ofisa. Hamna klabu ambayo inaweza kuweka vikwazo vya kushiriki kwenye shughuli zozote za kielimu ambazo zinahitaji kutumikia muda kama ofisa au kufanya majukumu yoyote ya kiofisa.
  • Majukumu yote yana kikomo cha muda wa aidha miezi 6 au mwaka mmoja (1). 
  • Maofisa wote lazima wawe wanachama hai wa klabu kwenye kipindi chote cha muhula wao. Tafadhali zingatia kuwa neno la muhimu "hai", ambayo inamaanisha maofisa bado watahitajika kushiriki kwenye mikutano ya klabu ya kawaida kama wanachama wowote wale.
  • Majukumu ya maofisa wote ni majukumu ya bure. Hamna nafasi za uofisa ambazo unapokea fidia (au malipo) kutoka kwa klabu au shirika mwenyeji. Lakini, wanaweza kuwa na matumizi ambayo yanajitokeza kwenye shughuli zao ambazo zinahusiana na nafasi walizokuwa nazo ambazo zinatakiwa zilipiwe fidia (warudishiwe fedha zao walizotumia), ili mradi aina hiyo ya matumizi yameteuliwa zamani kama ya kulipiwa fidia na Shirika. 
  • Majukumu ya uofisa ni ya kibinafsi. Mtu anayefanya jukumu hilo hawezi "kumpa kazi" au "kuagizia" mtu mwingine tofauti kabisa (sembuse shirika la nje). Tafadhali kumbuka kuwa kuagizia majukumu maalum inaruhusiwa kikamilifu.
  • Mwisho, nafasi ni za kupigiwa kura - kama kuna mgombea zaidi ya mmoja kwenye nafasi moja, uchaguzi lazima ufanyike.
     
Kila klabu inaamua kiuhuru wenyewe kama wanataka muhula wa maofisa kuwa miezi sita (6) au miezi kumi na mbili (12), na wanaweza kubadilisha mwaka hadi mwaka. Lakini, kumbuka kuwa nafasi zote za maofisa lazima ziwe na muhula wa muda mmoja. Klabu haiwezi kuwa na muhula wa mwaka mmoja (1) kwa ajili ya Rais na muhula wa miezi sita (6) kwa VP wa Elimu. 

 

Kuwa Ofisa wa Klabu

 

Kwanini uwe ofisa?

 

Kwenye makampuni mengi, kupanda cheo na kuwa nafasi ya umeneja inachukua muda mwingi sana (mara nyingine mwaka) na kujitolea sana. Makosa yoyote ambayo utafanya kwenye jukumu hilo linaweza likageuka kuwa lenye madhara kwenye mafanikio ya kazi yako.

Kwa sasa utakuwa unajua kuwa klabu za Agora zinatoa mazingira salama ya kujifunza kuongea mbele ya hadhira, pamoja na uhuru wa kufanya majaribio, kufanya makosa na kujifunza kutoka makosa yako kwa ajili ya kujiandaa kuyatumia kitaalam kile ambacho umejifunza. Vivyo hivyo, majukumu ya uofisa kwenye klabu yanatoa mazingira ambayo unaweza ukajifunza uongozi na mafunzo ya usimamizi na ambapo makosa hayana madhara kwenye maendeleo ya kazi yako.

Majukumu yote ya maofisa yanafundisha ujuzi tofauti. Kwa mfano, kama Makamu wa Rais wa Masoko, utajifunza kuhusu mipango ya masoko, mahusiano ya umma (PR), mahusiano na vyombo vya habari, kampeni za ufikivu, nk. Hata hivyo, kama Makamu wa Rais wa Elimu, utajifunza vitu vingine tofauti. Na kama Rais - vitu vingine tofauti zaidi.
Kwahiyo, majukumu mengi ya kiofisa ambayo utafanya ndani ya klabu, ni bora zaidi.

Kuna manufaa mengi ya ubora ya kuwa ofisa wa klabu:

  • Kujifunza ujuzi mpya - kutoka bajeti mpaka usimamizi wa hatari, mpaka masoko.
  • Kusaidia klabu yako kukua
  • Kuongeza kujiamini kwako
  • Kuongeza nafasi zako za kupata ajira na kuongeza mvuto wa wasifu wako (CV) kwa mameneja wa ajira
  • Kushiriki moja kwa moja kwenye utawala wa klabu na Agora.

Kuna utafiti wa kutosha kuwa kujitolea kufanya kazi (na kwa maalum zaidi - kujitolea kwenye uongozi) kuna manufaa makubwa kwenye maendeleo ya mtu ya kitaaluma ya kazi. Kwa mfano, utafiti wa mwaka 2016 ulofanywa na Deloitte ulibaini kuwa kujitolea hakuongezi tu kujipatia ujuzi wa uongozi, lakini pia ina matokeo ya moja kwa moja kwa wanaosaka kazi:

  • Asilimia 82 (82%) ya mameneja wa kuajiri walikuwa na nia ya kumchagua muombaji kama alipitia nafasi za kujitolea 
  • Asilimia 85 (85%) ya mameneja wa kuajiri walikuwa na nia ya kutokuangalia mapungufu kwenye wasifu (CV) kama muombaji ameandika alipitia nafasi za kujitolea.

 

Hapa Deloitte, tumeuona umuhimu wa kujitolea na tunaelewa kuwa inasaidia kujenga seti za ujuzi ambazo ni za muhimu kwenye kukuza viongozi wenye ujuzi unaohitajika kwenye shirika letu.
Doug Marshall
Mkurugenzi, Uraia wa Kampuni
Deloitte Services LP

Utafiti uliofanywa na CareerBuilder ulibaini kuwa asilimia 60 (60%) ya mameneja wa kuajiri walizingatia waombaji waliopita nafasi za kujitolea kuwa wenye soko zaidi. Utafiti uliofanywa na CNCS ulionukuliwa na Forbes ulionyesha kuwa watu ambao hawana kazi ambao walijitolea walikuwa na uwezekano wa asilimia ishirini na saba (27%) zaidi ya kupata kazi.

Faida za kujitolea zinapanuka kwa maeneo mengine pia - hata kwenye himaya ya afya. Utafiti uliofanywa na Chuo Kikuu cha Ghent nchini Ubelgiji ulibaini kuwa "wanaojitolea wana alama za afya nzuri ambazo kitakwimu zipo juu zaidi ya wale ambao hawajitolei. Ushikiano huu kwa ujumla uliibuka kuwa mkubwa: Ulifanana kwa saizi na, kwa mfano, faida za afya za umri wa miaka mitano chini."

 

Maofisa wa Klabu sio Wataalam

Wanachama wanatakiwa kuweka akilini kuwa Maofisa wa Klabu hawatakiwi kuwa viongozi wa kitaalam au wasimamizi. Kama vile ilivyo kuwa miradi mingi ya hotuba ni miradi ya kujifunza, na hamna mtu anayetakiwa kutegemea hotuba ya kiwango cha TED ndani ya klabu, kwa njia sawa, nafasi zote za uofisa ni fursa ya kujifunza. Kila mtu anatakiwa kusaidia na kuhimiza maofisa kuliko kuwafikia majukumu yao na mahitaji.

Maofisa wa klabu wanategemewa kutenda kwenye njia ya "juhudi bora" (Ikimaanisha: wafanye kile wanachokifanya zaidi na muda wao, maarifa, na uwezo).
Hawana wajibu wa kutimiza matarajio binafsi ya mtu yoyote, sembuse kutoa kiwango fulani cha huduma maalum.

 

Ustahiki

Mwanachama yoyote anayehudhuria kwa kawaida japo kwa miezi sita klabu ya Agora anaweza kuchaguliwa kuwa ofisa wa klabu (isipokuwa kwenye klabu mpya ambazo zimeanzishwa, ambapo hitaji hili halipo). Kupitia mafunzo ya Agora hakuhitaji kuwa kumefanyika kwenye klabu ambapo mwanachama anataka kuwa ofisa.

Wanachama tu ambao wanaweza kutumikia japo miezi sita (6) wanastahiki kuwa maofisa wa klabu. Kiukweli, vitu ambavyo havikutegemewa vinaweza kutokea hata vyenye nia nzuri, lakini japo upeo uwe unaonekana wazi kwa ajili ya mustakabali wa mbele. Kwa mfano, kama mwanachama tayari ameshapanga kuhamia mji tofauti ndani ya miezi miwili, itakuwa haina maana kutumikia muda huo kama ofisa. 

 

Mtu ambaye ni mwanachama kwenye klabu zaidi ya moja ya Agora anaweza, kama ana muda na anaweza kufanya, anaweza kuwa na nafasi za uofisa mpaka mbili kwa pamoja - ili mradi ziwe kwenye klabu tofauti.
Kuwa na nafasi nafasi tatu au zaidi za uofisa kwa pamoja hairuhusiwi, kwasababu hii itaathiri ubora wa huduma ambazo zinatolewa kwa klabu.

 

Uchaguzi na Mihula

Mwaka wa Elimu wa Agora unaanza tarehe 1 Januari na kuisha tarehe 31 Disemba. Kutegemea na maamuzi ya klabu kuhusu kipindi cha muhula wa maofisa, muhula na siku za uchaguzi ni kama ifuatavyo:

Uchaguzi na mihula
Kipindi cha Muhula Uchaguzi Tarehe za Muhula
Muhula wa mwaka mmoja (1) Kati ya tarehe 1 Novemba na tarehe 15 Disemba Tarehe 1 Januari - Tarehe 31 Disemba
Muhula wa miezi sita (6)  Kati ya tarehe 30 Novemba na tarehe 15 Disemba Tarehe 1 Januari - Tarehe 30 Juni
  Kati ya tarehe 1 Juni na tarehe 15 Juni Tarehe 1 Julai - Tarehe 31 Disemba

 

Orodha ya Maofisa wa Klabu wa Kawaida

Hii ni orodha ya kawaida ya majukumu ya Maofisa wa Klabu: 

 

Kamati ya Wakurugenzi wa Klabu

Watu wenye majukumu ya uofisa ndani ya klabu wanaunda kamati ya wakurugenzi ya klabu. Kwasababu ni majukumu ambayo yanaweza kugawanywa kati ya mtu zaidi ya mmoja, idadi ya wanachama kwenye kamati ya wakurugenzi inaweza isiwe sawa. 

Kamati ya Wakurugenzi wa Klabu inaweza tu kuwepo kama nafasi za majukumu zote za lazima zimejazwa na kama japo watu watatu tu wana majukumu ya uofisa. Kwa mfano, klabu ambayo tu ndio imeanza na ambapo Mwanzilishi anafanya majukumu yote hawezi kuzingatiwa kuwa Kamati ya Wakurugenzi. Vivyo hivyo, kama klabu imekuwepo kwa muda kidogo lakini katika muda fulani kikawa tu na Rais, Makamu wa Rais wa Elimu wawili (2), na Makamu wa Rais wa Uanachama mmoja (1), haitokuwa ina seti ya muhimu kwa ajili ya kuunda Kamati ya Wakurugenzi.

Klabu ambazo hazina Kamati ya Wakurugenzi zinaweza zisiendelee na matendo yoyote ambayo yanahitaji idhini ya Kamati ya Wakurugenzi (Kwa mfano, Utaratibu wa Nidhamu)

Sharti la hapo juu ni kwa ajili ya kuzuia utumiaji mbaya wa mamlaka wakati wa kipindi ambacho klabu ni bado changa, na majukumu yote ya uofisa yanafanywa na Mwanzilishi mmoja au wawili.

Mikutano ya Kamati ya Wakurugenzi

Kamati ya wakurugenzi wa klabu lazima wakutane japo mara moja kila baada ya miezi miwili ili kujadili masuala ya ujumla ya klabu. Kwa kuongezea, ofisa yoyote wa klabu anaweza akaomba mkutano wa Kamati ya Wakurugenzi ili kujadili suala linalohusu suala linalohusu klabu. Ombi kama hilo lazima litumwe kwa Katibu au Rais wa klabu na unatakiwa kujumuisha maelezo ya kina ya suala ambalo litajadiliwa. Baada ya kupokea, Katibu lazima apange mkutano kati ya siku saba (7) na ishirini (20) kutoka siku ambayo ombi liliwekwa.

Kwasababu yoyote ile ya mkutano wa Kamati, Katibu anatakiwa kuwatumia maofisa wote ajenda ya mkutano, pamoja na mahali pa mkutano, tarehe na siku, japo wiki moja kamili kabla ya mkutano. Maofisa wote wa klabu wanaweza kuongeza vipengele kwenye ajenda hiyo kama inahitajika.

 

 


Contributors to this page: agora and zahra.kiboko .
Page last modified on Monday August 30, 2021 01:43:03 CEST by agora.