Paulina Łapińska dan Wanda Łopuszańska, dari Gorzow Speakers Poland Apa itu petugas klub? Manajemen dan kepemimpinan biasanya menjadi seperti minyak yang tak terlihat, yang diterima begitu saja oleh setiap orang ketika hal-hal berjalan dengan mulus, tetapi tanpanya akan membuat semuanya berantakan. Menjalankan suatu klub yang berhasil membutuhkan banyak waktu dan dedikasi, serta kerja sama tim yang direncanakan dengan saksama untuk memastikan bahwa pertemuan-pertemuan berjalan tepat waktu dan rutin, bahwa semua pertemuan memiliki suatu tujuan pendidikan, bahwa semua pertemuan ringkas dan tidak membuang waktu, bahwa para anggota tumbuh dan berkembang, bahwa klub mendapatkan manfaat dari masyarakat Agora yang lebih luas, dsb. Ini merupakan kerja keras yang perlu dikerjakan bersama oleh semua "peran petugas" dengan berbagai tanggung jawab yang berbeda. Petugas Klub menjalankan baik peran pemimpin maupun manajer. Penting untuk diperhatikan bahwa keduanya merupakan dua konsep yang sangat berbeda. Kepemimpinan membutuhkan pandangan–memiliki ide yang jelas tentang di mana Anda ingin mengambil suatu hal, strategi, mampu melihat gambar besar, mampu membagi visi Anda kepada para anggota, dan menginspirasi serta menantang mereka untuk mencapainya. Manajemen, sebaliknya, mampu menuangkan visi tersebut ke suatu rencana tindakan yang spesifik dan melaksanakannya dalam jangka waktu yang sudah ditentukan. Para Petugas Klub bertanggung jawab atas berbagai aspek yang berbeda dalam menjalankan klub untuk memastikan semua orang mendapatkan pengalaman yang baik. Semua peran Petugas merupakan posisi kerja sukarela. Faktanya, memegang peran Petugas akan menjadi kesempatan luar biasa untuk mempraktikkan kepemimpinan dalam suatu masyarakat kecil. Tidak seperti berbagai bisnis dan korporasi, di dalam suatu organisasi nirlaba seperti Agora Speakers, para anggota tidak akan pernah dapat ditekan untuk melakukan sesuatu–semuanya merupakan kerja sukarela dan yang paling mungkin dilakukan adalah meminta dengan sopan dan menjelaskan. Faktanya, memimpin suatu masyarakat nirlaba lebih menantang daripada memimpin suatu bisnis, karena di dalamnya para petugas harus berlatih lebih banyak mengenai kecakapan komunikasi dan memotivasi daripada di dalam bisnis. Karakteristik Dasar Peran Petugas Terdapat serangkaian peran petugas yang harus ada di setiap klub (biasanya untuk alasan legal) dan beberapa peran yang bersifat opsional, tetapi direkomendasikan. Untuk diingat bahwa kita sedang berbicara tentang "peran", bukan "orang". Orang yang sama dapat memegang lebih dari satu peran (sebagai contoh, di suatu klub yang sangat kecil, Bendahara dan Sekretaris dapat dipegang oleh orang yang sama). Kebalikannya juga berlaku: suatu peran–kecuali peran Presiden–dapat dipegang oleh beberapa orang ketika beban kerja terlalu tinggi. Untuk suatu klub yang sangat besar, mungkin ada dua Wakil Presiden yang bertanggung jawab dalam Pendidikan. Dalam hal ini, sangat direkomendasikan adanya pembagian tanggung jawab yang jelas bagi setiap orang yang berbagi peran yang sama. Sebagai tambahan untuk peran-peran petugas yang ditentukan, suatu klub dapat menetapkan peran-peran petugas tambahan, seperti "Penyelenggara Acara" (untuk acara-acara spesial atau pesta), "Blogger", dsb. Semua peran petugas bersifat sukarela. Tak ada seorang pun anggota yang dapat dipaksa untuk menjadi seorang petugas dan tak ada satu klub pun dapat memberlakukan pembatasan bagi anggota untuk berpartisipasi dalam kegiatan-kegiatan pendidikan yang membutuhkan seorang petugas atau seseorang untuk melakukan kewajiban-kewajiban petugas. Peran-peran petugas memiliki durasi terbatas, baik 6 bulan atau 1 tahun. Semua petugas haruslah anggota aktif dari klub selama periode masa tugasnya. Mohon diingat kata kunci "aktif", yang artinya petugas tetap perlu berpartisipasi dalam pertemuan-pertemuan rutin klub seperti para anggota lainnya. Semua peran adalah pro-bono. Tak ada seorang petugas pun yang dapat menerima segala bentuk kompensasi dari klub atau organisasi tuan rumah. Namun, mereka mungkin memiliki pengeluaran yang muncul dari kegiatan mereka sehubungan dengan posisinya, asalkan jenis pengeluaran telah sebelumnya ditetapkan sebagai biaya yang mendapat penggantian oleh Lembaga. Peran petugas adalah personal. Orang yang melaksanakan peran mungkin tidak dapat "menyerahkan" atau "mendelegasikan" seluruh tugasnya kepada orang yang berbeda (apalagi entitas eksternal). Untuk dipahami bahwa mendelegasikan tugas-tugas tertentu merupakan hal yang sungguh dapat diterima. Akhirnya, semua peran adalah elektif–jika ada lebih dari satu kandidat untuk peran yang sama, pemilihan harus dilaksanakan. Setiap klub bebas memutuskan sendiri apakah mereka menginginkan periode tugas 6 bulanan ataukah 12 bulan, serta keputusan tersebut dapat diubah dari tahun ke tahun. Namun, sebagai catatan, semua posisi petugas harus memiliki periode tugas yang sama. Suatu klub tidak dapat memberlakukan periode tugas 1 tahun untuk Presiden dan periode tugas 6 bulan untuk VP Pendidikan. Menjadi Seorang Petugas Klub Mengapa menjadi seorang petugas? Dalam banyak perusahaan, meraih suatu posisi manajerial membutuhkan waktu yang lama (terkadang bertahun-tahun) dan dedikasi. Apa pun kesalahan yang Anda buat dalam peran tersebut dapat berakibat fatal bagi karier Anda. Anda mungkin sudah tahu bahwa klub-klub Agora menyediakan suatu lingkungan aman untuk mempelajari pidato umum, dengan kebebasan untuk bereksperimen, melakukan kesalahan dan belajar darinya sebagai persiapan bagi kehidupan profesional Anda. Dengan cara yang sama, peran-peran petugas di semua klub menyediakan suatu lingkungan di mana Anda dapat mempelajari kecakapan kepemimpinan dan manajerial secara aman dan di mana kesalahan-kesalahan yang Anda lakukan tidak mengancam karier Anda. Semua peran petugas mengajarkan kecakapan berbeda. Sebagai contoh, sebagai seorang Wakil Presiden Pemasaran, Anda akan belajar tentang program-program pemasaran, Humas, hubungan dengan media, kampanye penjangkauan, dll. Namun, sebagai seorang Wakil Presiden Pendidikan, hal-hal yang Anda pelajari akan berbeda. Sebagai seorang Presiden pun akan lebih berbeda. Karena itu, Semakin banyak peran petugas yang Anda lakukan, akan semakin baik. Ada banyak manfaat kualitatif dengan menjadi seorang petugas klub: Mempelajari berbagai kecakapan baru–dari penganggaran ke manajemen risiko hingga perencanaan ke pemasaran Membantu klub Anda berkembang Meningkatkan kepercayaan diri Anda Meningkatkan kesempatan Anda atas peluang mendapatkan pekerjaan dan menariknya meningkatkan resume Anda bagi Manajer Rekrutmen Secara langsung berpartisipasi dalam tata kelola klub dan Agora Sebuah penelitian menunjukkan bahwa kerja sukarela (dan bahkan secara khusus–kerja sukarela kepemimpinan) memiliki dampak besar terhadap pengembangan karier profesional Anda. Sebagai contoh, sebuah studi pada 2016 oleh Deloitte menyimpulkan bahwa kerja sukarela tidak hanya mempengaruhi kemahiran dalam kecakapan kepemimpinan, tetapi juga ia memberi dampak langsung bagi para pencari kerja: 82% Manajer Rekrutmen lebih memilih seorang kandidat yang memiliki pengalaman menjadi relawan. 85% Manajer Rekrutmen bersedia mengabaikan kekurangan dalam resume kandidat jika ada pengalaman menjadi relawan ditunjukkan di dalamnya. Di Deloitte, kami telah melihat betapa pentingnya pengalaman menjadi relawan dan memahami bahwa hal itu membantu membangun rangkaian kecakapan yang sangat penting bagi pengembangan para pemimpin yang berpengetahuan luas di dalam organisasi kami. Doug Marshall Direktur, Kewargaan Perusahaan Deloitte Services LP Sebuah studi yang sama yang dilakukan oleh CareerBuilder menyimpulkan bahwa 60% Manajer Rekrutmen menganggap bahwa kandidat yang memiliki pengalaman menjadi relawan akan lebih menjual. Sebuah studi oleh CNCS dikutip oleh Forbes menunjukkan bahwa para pengangguran yang menjadi relawan memiliki peluang 27% lebih tinggi untuk mendapatkan pekerjaan. Manfaat dari kesukarelaan meluas ke area lain–bahkan dalam hal kesehatan. Sebuah studi oleh Ghent University di Belgia menyimpulkan bahwa "relawan memiliki skor kesehatan yang jauh lebih tinggi daripada mereka yang tidak menjadi relawan. Total asosiasi ini ternyata menjadi substantial: ia terkait dengan ukuran, misalnya peningkatan kesehatan menjadi lima tahun lebih muda." Petugas Klub Bukanlah Profesional Para anggota harus selalu menyadari bahwa Petugas Klub tidaklah diharapkan untuk menjadi pemimpin atau manajer profesional. Semua proyek pidato merupakan proyek pembelajaran dan tak seorang pun dapat mengharapkannya menjadi setingkat dengan pidato-pidato yang ada di TED. Namun, dengan cara yang sama, semua posisi petugas menjadi kesempatan untuk belajar. Setiap orang harus mencoba mendukung dan mendorong para petugas, bukannya menuntut. Para Petugas Klub hanya diharapkan untuk melakukan dengan "usaha terbaik" (Artinya, mereka melakukan yang terbaik dengan waktu, pengetahuan, dan kemampuan yang mereka miliki). Mereka tidak berkewajiban untuk memenuhi harapan setiap individu, apalagi berkewajiban untuk memberikan tingkat layanan tertentu. Kelayakan Siapa pun peserta yang hadir secara rutin dengan sekurangnya 6 bulan pengalaman di klub Agora dapat dipilih menjadi seorang petugas klub (kecuali untuk klub yang baru saja didirikan, persyaratan ini tidak diberlakukan). Memiliki pengalaman dalam Agora tidak dibutuhkan untuk menjadi seorang petugas. Hanya para anggota yang dapat melayani sekurangnya 6 bulan yang layak menjadi petugas klub. Tentu saja, segala hal yang tak terduga dapat terjadi, tetapi setidaknya cakrawala nyata haruslah jelas untuk masa depan dalam waktu yang dekat. Sebagai contoh, jika seorang anggota telah berencana untuk pindah ke kota lain dalam dua bulan, dia tidaklah perlu ditunjuk menjadi petugas. Seseorang yang menjadi anggota di lebih dari satu klub Agora dapat, jika dia memiliki waktu dan komitmen, memegang hingga dua posisi petugas di waktu bersamaan–selama posisi tersebut dijalankan di klub yang berbeda. Memegang tiga atau lebih posisi petugas di waktu bersamaan tidak diizinkan karena ini akan berdampak pada kualitas layanan yang disediakan oleh klub. Pemilihan dan Masa Tugas Tahun Pendidikan Agora dimulai pada 1 Januari dan berakhir pada 31 Desember. Tergantung pada keputusan klub atas durasi masa tugas petugas, masa tugas dan tanggal pemilihan adalah sebagai berikut: PEMILIHAN DAN MASA TUGAS Durasi Masa Tugas Pemilihan Tanggal Masa Tugas Masa tugas 1 tahun Antara 1 Nov dan 15 Des 10 Jan - 31 Des Masa tugas 6 bulan Antara 30 Nov dan 15 Des 1 Jan - 30 Jun Antara 1 Jun dan 15 Jun 1 Jul - 31 Des Daftar Petugas Klub Standar Di bawah ini merupakan daftar peran Petugas Klub standar: no frame Komite Eksekutif Klub Orang-orang yang memegang suatu peran Petugas di dalam klub akan membentuk komite Eksekutif Klub. Jumlah anggota dalam komite eksekutif beragam karena adanya peran-peran yang dapat dipegang oleh lebih dari satu orang. Komite Eksekutif Klub hanya eksis jika semua peran wajib diisi dan hanya jika sekurangnya tiga orang memegang peran petugas. Sebagai contoh, di suatu klub yang baru saja dimulai dan di dalamnya Pendiri melakukan semua peran, maka klub itu tidak dianggap memiliki suatu Komite Eksekutif. Dalam hal yang sama, jika suatu klub telah berdiri beberapa waktu, tetapi hanya memiliki seorang Presiden, 2 VP Pendidikan, dan 1 VP Keanggotaan, klub itu tidak perlu memiliki satu set petugas untuk membentuk suatu Komite Eksekutif. Klub-klub yang tidak memiliki Komite Eksekutif tidak boleh melanjutkan tindakan apa pun yang memerlukan persetujuan dari Komite Eksekutif (contohnya, Proses Kedisiplinan) Alasan untuk peraturan di atas adalah untuk mencegah penyalahgunaan otokratis dalam suatu periode waktu ketika klub berusia masih muda dan semua peran petugas dikonsentrasikan pada satu atau dua Pendiri Klub. Pertemuan Komite Eksekutif Komite eksekutif Klub harus bertemu setidaknya satu kali setiap dua bulan untuk mendiskusikan hal-hal umum klub. Selain itu, Petugas siapa pun dapat meminta diadakannya suatu pertemuan Komite Eksekutif untuk mendiskusikan suatu hal. Permintaan semacam itu harus dikirimkan kepada Sekretaris atau kepada Presiden klub, serta harus menyertakan penjelasan detail dari isu yang ingin didiskusikan. Setelah menerima permintaan, Sekretaris harus menjadwalkan pertemuan antara 7 hingga 20 hari terhitung dari hari dibuatnya permintaan tersebut. Apa pun alasan diadakannya pertemuan Komite, Sekretaris harus mengirimkan jadwal prospektif pertemuan beserta tempat, tanggal, dan waktu pertemuan kepada semua petugas sekurang-kurangnya satu minggu sebelum pelaksanaan. Semua petugas klub dapat menambahkan poin-poin ke dalam jadwal tersebut jika dibutuhkan.