கிளப்பை நடத்தும் நிறுவனத்தின் கணக்கு வழக்கு முறைகள் மற்றும் கொள்முதல் விதிகளைப் பின்பற்றும் கார்ப்பரேட் கிளப்புகளைத் தவிர, ஏதேனும் நிதியை நிர்வகிக்கும் மற்ற அனைத்து கிளப் வகைகளும் (அவை கட்டணம் அல்லது பிற ஆதாரங்கள் மூலமாக வந்தது என்பதை பொருட்படுத்தாமல்) அடிப்படை வணிக கணக்கு முறை (புக்-கீப்பிங்) பராமரிப்புக்கு ஒரு பொருளாளர் இருக்க வேண்டும். கிளப் நிதிகளுக்கான விதிகளை பொருளாளர் முழுமையாக அறிந்திருக்க வேண்டும் மற்றும் பின்வரும் பணிகளை அவர் செய்ய வேண்டும்: கிளப் நிதிகளின் காவலாளி ஒரு பொருளாளராக, நீங்களே கிளப் நிதிகளின் காவலாளி. தலைவர் மற்றும் பொருளாளரின் ஒருங்கிணைந்த ஒப்புதல் இல்லாமல் எந்தவொரு செலவையும் மேற்கொள்ள இயலாது. இன்னும் சிறப்பாகச் சொல்ல வேண்டுமென்றால், ஒட்டுமொத்த பட்ஜெட் அல்லது கிளப் நிதிகளுக்கான விதிகளின் அடிப்படையில் உறுப்பினர்கள் வாக்களித்ததை மீறுவதாக நீங்கள் நேர்மையாக நம்பும் செலவினங்களை மறுக்கும் அதிகாரத்தை கொண்டுள்ளீர்கள். குறிப்பிட்ட செலவினம் அங்கீகரிக்கப்பட்ட வரவு செலவுத் திட்டத்தை (பட்ஜெட்டை) பூர்த்திசெய்கிறதா என்பது குறித்து பொருளாளரும் தலைவரும் உடன்படவில்லை என்றால், அவர்கள் கிளப் உறுப்பினர்கள் முன்னிலையில் வாக்கெடுப்பு நடத்தி அது குறித்து முடிவு செய்யலாம். மறுபுறம், நிதிகளின் பயன்பாடு கிளப் நிதிகளுக்கான பொதுவான விதிகளுக்கு இணங்குகிறதா என்பதில் கருத்து வேறுபாடு இருந்தால், அவர் அந்தக் கேள்வியை நாட்டின் தூதர் அல்லது ஃபவுண்டேஷனின் தலைமையகத்திடம் கேட்கலாம். நிதி ரீதியான கணக்கை பதிவு செய்வது மற்றும் அறிக்கைத் தெரிவிப்பது பொருளாளரின் இரண்டாவது பொறுப்பு அனைத்து வரவு செலவு கணக்குகளையும் முறையாக பதிவு செய்து வைத்துக் கொள்வதாகும். நீங்கள் இணங்கி நடக்க வேண்டிய இரண்டு விஷயங்கள் உள்ளன: உள்ளூர் சட்டங்கள். ஃபவுண்டேஷனின் கணக்கு பதிவு முறை அறிக்கைத் தேவைகள் வழக்கமாக, இந்த இரண்டாவது பகுதி எளிதானதாக இருக்கும், ஏனெனில் அறிக்கை அளிக்கும் தேவைகள் ஒப்பீட்டளவில் எளிமையானவை மற்றும் சிறப்பு கருவி எதுவும் தேவையில்லை. கூடுதலாக, இவ்வாறு அறிக்கை அளிப்பதற்கு நாங்கள் வழங்கும் ஆன்லைன் (இணையம் வாயிலான) கருவிகளை நீங்கள் பயன்படுத்தலாம். இன்னும் உகந்த வகையில், பணம் பெறும்போது அல்லது பணம் செலுத்தும்போது என அனைத்து வரவு செலவு கணக்குகளையும் பதிவு செய்யலாம், இதனால் ஆர்வமுள்ள அனைத்து உறுப்பினர்களும் கிளப்பின் நிதி நிலையைப் பார்க்க முடியும். இருப்பினும், சில காரணங்களால் அவ்வாறு செய்வது சாத்தியமில்லை என்பதை நிரூபித்தால், குறைந்தபட்சம் ஆறு மாதங்களுக்கு ஒரு முறையாவது உருப்படி வாரியான தகவல்களையும், மொத்த தகவல்களையும் பதிவேற்றுவதை உறுதி செய்ய வேண்டும். பிற பொறுப்புகள் இறுதியாக, ஒரு பொருளாளராக, நீங்கள் பின்வருவனவற்றையும் செய்ய வேண்டும்: உறுப்பினர்கள் மற்றும் விருந்தினர்களின் நிதி ரீதியான கேள்விகளுக்கு பதிலளிக்க வேண்டும். நிச்சயமாக, விருந்தினர்களை விட உறுப்பினர்களுக்கு மிகவும் விரிவான தகவல்களை கோருவதற்கு உரிமை உண்டு. கிளப் கட்டணங்கள் மற்றும் பிற நிதி ரீதியான ஆதாரங்களை ஒரே கணக்கில் வரவு வைக்கவும். அலுவலர்களின் ஒப்புதல் அளிக்கப்பட்ட செலவுகளை திருப்பிச் செலுத்த வேண்டும். மாநாடுகள் அல்லது போட்டிகள் என பகிர்ந்து நடத்தப்படும் நிகழ்ச்சிகளுக்கு நிதியளிக்க வேண்டியிருக்கும் போது நிதி ரீதியான விதிகளுக்கு இணங்குவதை உறுதிசெய்ய பிற கிளப்புகளின் பொருளாளர்களை தொடர்பு கொள்ளுங்கள். பொருட்கள் மற்றும் சேவைகளை வாங்குவதற்கு தலைவர் ஒப்புதல் அளித்த கொடுப்பனவுகளை கட்டுப்படுத்துவும், செயல்படுத்தவும் வேண்டும்.