Anders als korporierende Vereine, welche den Regeln der Buchführung und des Auftragswesens von Organisationen folgen, sind andere Vereinstypen, die irgendwelche Geldmittel verwalten (egal ob sie durch Gebühren oder von anderen Quellen kommen), müssen einen Schatzmeister für die einfache Buchführung ernennen. Der Schatzmeister sollte vollständig mit den Regeln der Vereinsfinanzen vertraut sein und hat folgende Aufgaben: Wächter der Vereinsmittel Als Schatzmeister bist du der Wächter der Vereinsmittel. Ausgaben können nicht getätigt werden ohne die kombinierte Zustimmung des Präsidenten und des Schatzmeisters. Tatsächlich hast du ein Vetorecht über die Ausgaben, bei denen du ehrlicherweise glaubst, dass sie gegen das verstoßen, was die Mitglieder über das gesamte Budget bestimmt haben bzw. den Regeln der Vereinsfinanzen. Wenn der Schatzmeister und der Präsident nicht einig sind ob eine bestimmte Ausgabe innerhalb des erlaubten Budgets liegt, dann dürfen sie die Ausgabe zu einer Abstimmung vor die Vereinsmitglieder bringen. Auf der anderen Seite, wenn die Meinungsverschiedenheit ob die Nutzung der Geldmittel mit den Regeln der Vereinsfinanzen übereinstimmg, können sie diese Frage beim Botschafter der Landes oder der Zentrale der Stiftung vorbringen. Finanzbuchhaltung und Berichterstattung Eine zweite Verpflichtung des Schatzmeisters ist eine ordentliche Buchhaltung aller Bewegungen der Geldmittel. Hier sind zwei Dinge denen du nachgehen sollst: Die örtlichen Gesetze. Die Voraussetzungen für die buchhalterische Berichterstattung seitens der Stiftung. Normalerweise wird der zweite Teil der leichteste sein, weil die Voraussetzungen der Berichterstattung relativ leicht sind und keine speziellen Kenntnisse verlangen. Zusätzlich kannst du die Online-Tools verwenden, die wir für diese Berichterstattung zur Verfügung stellen. Idealerweise sollte die ganze Buchhaltung passieren, wenn eine Zahlung ein- oder ausgeht, sodass alle interessierten Mitglieder den Stand der Vereinsfinanzen einsehen können. Wenn es wie auch immer nicht möglich ist das zu tun, dann solltest du sicherstellen sowohl die gegliederten und zusammengefassten Informationen mindestens einmal alle sechs Monate hochzuladen. Andere Verantwortungsbereiche: Letztendlich solltest du als Schatzmeister auch folgendes tun: Beantworte die finanziellen Fragen von Mitgliedern und Gästen. Natürlich sind Mitglieder zu detaillierteren Informationen berechtigt als Gäste. Sammle die Vereinsgebühren und andere Quellen an Geldmitteln auf einem Konto. Entschädige die autorisierten Spesen der Funktionäre. Interagiere mit den Schatzmeistern der anderen Vereine um sicherzustellen, dass eine Übereinstimmung mit den Finanzregeln besteht, wenn geteilte Veranstaltungen, wie z.B. Kongresse oder Wettbewerbe finanziert werden müssen. Kontrolliere und führe die vom Präsidenten autorisierten Zahlungen aus, um Güter und Dienste zu erwerben.