Convidados Os clubes devem ser um ambiente amigável para os membros, mas também para os convidados. Convidados são pessoas interessadas em ver de perto o funcionamento da Agora Speakers e que desejam participar de uma reunião. Qualquer membro pode levar convidados para um clube, e os convidados podem, às vezes, até mesmo aparecer de maneira inesperada, após sondarem com alguma pessoa sobre detalhes do clube. Os convidados podem vir sozinhos ou acompanhados de outros convidados. A maneira como o clube trata esses convidados vai se refletir na maneira como eles pensam - e falam e escrevem - sobre toda a organização. Não há nada melhor do que a referência boca-a-boca. E, é claro, não há nada pior para a saúde da organização como um todo do que pessoas contando sobre experiências ruins que tiveram. A não ser em circunstâncias excepcionais (como a falta de espaço físico no local da reunião ou por outras razões de segurança), as diretrizes da Agora Speakers exigem que todos os convidados sejam autorizados a participar de reuniões de clubes públicos. Os convidados também são membros prospectivos. Na verdade, nossa experiência já mostrou que membros trazendo convidados para as reuniões é a principal forma de expansão do clube. Cuidando dos Convidados Para convidados, especialmente se eles aparecerem sozinhos, uma reunião do clube pode ser um ambiente muito intimidante - muitas pessoas novas, sem ninguém que eles conheçam e às vezes eles nem entendem direito os objetivos do evento. Muitos convidados podem ser tímidos, e até mesmo aparecer em um evento público desse tipo pode causar muito estresse. Gorzow Speakers, Polônia. O presidente do clube Wanda Łopuszańska conversa com os convidados. Fazer com que os convidados se sintam bem acolhidos é uma responsabilidade de todos os membros que estejam participando de uma reunião. Não há nada pior para um convidado do que entrar em um local cheio de pequenos "círculos fechados" de amigos falando entre si e ignorando essa nova pessoa. Ao perceber alguém novo, se aproxime e cumprimente, introduza essa pessoa para os outros membros que você conhece e apresente o convidado para o Líder da Reunião. É aconselhável que o Líder da Reunião escreva os nomes dos convidados. Alguns clubes gostam de falar para os convidados se apresentarem para os outros no início da reunião. Eles podem fazer isso do lugar onde estão sentados, não precisam ir até o palco. Em uma situação ideal, o Líder da Reunião já vai saber quem são os convidados e, no início da reunião, poderá dizer algo como: "Antes de continuarmos, gostaria de pedir para os convidados se apresentarem e contarem para a gente como eles nos encontraram e o que esperam dessa primeira reunião. Vamos começar pelo João. João, você poderia se levantar e contar algo sobre você? Como você nos encontrou?" No entanto, em muitos casos, o Líder da Reunião não vai saber quem é um convidado e quem não é. Nesse caso, ele pode pedir para os convidados levantarem as mãos e então pedir para eles se apresentarem, um de cada vez: "Nós temos convidados hoje? Por favor, levante a mão se você estiver pela primeira vez em nosso clube. Muito obrigado! Antes de continuarmos, gostaria de pedir para os convidados se apresentarem e contarem como nos encontraram e o que esperam dessa reunião. (apontar para alguém). Vamos começar ali. Você poderia, por favor, se levantar e nos contar algo sobre você e sobre como você nos encontrou?" Existem algumas partes da reunião - como o discurso improvisado e os Tópicos Surpresa - que podem ser delicadas para convidados muito tímidos ou que tenham muito medo do palco. É o clube que decide se deseja que os convidados participem dessas seções. Em todo caso, se eles forem participar, nunca force um convidado a falar se você perceber que ele está muito nervoso ou é muito tímido. Pius Abeshi, à esquerda, Embaixador Ágora e Presidente do Clube Agora Speakers Kaunas (Lituânia), recebe seus convidados. Ao final da reunião, é uma boa ideia perguntar para os convidados se eles desejam compartilhar suas impressões. A opinião de um convidado é sempre um excelente feedback. Assim que a reunião acabar, o Vice-Presidente de Afiliações deve conversar com os convidados e perguntar explicitamente se eles gostaram da reunião e se gostariam de se afiliar ao clube. Muitas novas oportunidades de afiliação são perdidas porque os membros do clube não realizam esse pequeno último passo de perguntar se o convidado gostaria de se unir ao clube. Se eles ainda não quiserem se afiliar, é uma boa prática manter um livro de convidados onde eles podem escrever seus nomes e informações de contato para serem informados sobre novas reuniões ou sobre o desenvolvimento do clube. É importante frisar que as informações obtidas desta forma dos convidados não pode ser utilizada para qualquer outro propósito e nem deve ser compartilhada com pessoas de fora do clube. Muitos países também têm leis específicas de proteção de dados, e é responsabilidade do clube agir de acordo com elas. A demanda pela afiliação deve ser sempre polida e nunca deve ser feita pressionando o convidado ou fazendo-o se sentir desconfortável. Kits para Convidados É recomendável que os clubes tenham um "kit para convidados", contendo materiais impressos sobre o clube e sobre a Ágora. Os kits podem conter, por exemplo: • Uma introdução sobre a Agora Speakers International, sua missão e seus objetivos • O regimento e diretrizes do clube • Uma explicação sobre a estrutura das reuniões e as funções que ela abriga • Um modelo de agenda de reunião • Os três primeiros projetos • Um formulário de afiliação ao clube que detalhe as taxas cobradas • Algumas dicas sobre oratória • Broches, adesivos e outros elementos de marketing • Um cartão com o nome de todos os diretores do clube e suas informações de contato • Cartões de visitas do clube, com informações sobre o clube e cronograma de reuniões Os kits podem ser entregues no início de cada reunião pelo VPM (ou por um membro delegado por ele) para todos os convidados.