Invités Les clubs ne sont pas seulement un environnement sympathique pour les membres mais aussi pour les invités. Les invités ont envie de se faire leur propre opinion de ce qu'est Agora Speakers et assister à une réunion de club. Tout le monde peut inviter quelqu'un au club, et les invités peuvent parfois venir de façon innatendue s'ils ont demandé des informations sur le club et décidé de simplement passer. Ils peuvent venir seuls ou accompagnés d'autres invités. La façon dont votre club traite les invités représente la façon dont ils penseront - et écriront et parleront - de l'organisation toute entière. Il n'y a rien de mieux que de bonnes références de bouches à oreilles. Et, évidemment, il n'y a rien de pire pour la santé d'une organisation que de mauvais bouches à oreilles. A moins de circonstances exceptionnelles (comme un manque d'espace sur le lieu de la réunion ou pour des raisons de sécurité), le réglement d'Agora Speakers enjoint que tous les invités soit accueillis aux réunions des clubs publics. Les invités sont aussi des membres potentiels. En fait, l'expérience a démontré que les membres amenant des invités aux réunions est la raison principale de l'augmentation des adhésions. S'occuper des invités Pour les invités. surtout s'ils viennent seuls, une réunion de club peut apparaitre comme un environnement assez intimidant, avec beaucoup de visages inconnus, un endroit où ils ne connaissent personne, et parfois un endroit dont ils ne connaissent en fait rien du tout. Beaucoup peuvent être timides, et leur simple présence dans un événement public peut être stressant. Gorzow Speakers, Poland. Club President Wanda Łopuszańska speaking to guests. Il est de la responsabilité de tous les membres participants de s'assurer que les invités se sentent les bienvenus. Il n'y a rien de pire pour un invité que d'arriver sur un lieu pleins de "petits cercles fermés" d'amis ne parlant qu'entre eux et ignorant les nouveaux. Si vous apercevez quelqu'un de nouveau, approchez le et accueillez le, présentez le au reste des membres que vous connaissez, ainsi qu'au Modérateur. Il est bien que ce dernier écrive tous les noms des invités au préalable. Certains clubs demandent aux invités de se présenter devant le reste de l'audience au début de la réunion. Ils peuvent le faire depuis l'endroit où ils sont assis, et ne nécessitent pas de se rendre sur la scène. Idéalement, le Modérateur sait déjà qui sont les invités, et peut donc déclarer au début de la réunion quelque chose comme : "Avant de continuer, j'aimerais demander aux invités de se présenter et de nous dire comment ils nous ont trouvé et ce qu'ils attendent de cette réunion. D'abord, nous accueillons Henri. Henri, voudrais-tu te lever et nous parler un peu de toi ? Comment nous as-tu trouvé ?" Cependant, dans de nombreux cas, le Modérateur ne sera pas au courant de qui est invité ou non. Dans ce cas, demandez aux invités de lever la main, puis, de se présenter chacun leur tour. "Avons nous des invités aujourd'hui ? Levez la main si vous participez au club pour la première fois. Merci ! Avant de commencer, j'aimerais demander aux invités de se présenter et de nous dire comment ils nous ont trouvé et ce qu'ils attendent de cette réunion. (montre quelqu'un du doigt) Commencons par vous. Voulez vous vous lever pour nous parler un peu de vous et nous dire comment vous nous avez trouvé ?" Il y a certaines sections de la réunion - comme les Discours Impronptus/Discours Improvisés qui peuvent être délicats pour les invités timides ou ceux qui ont le trac. Il revient à chaque club de décider s'ils veulent que les invités participent à ces sections. Dans tous les cas, s'ils le font, ne forcez jamais un invité à parler si vous voyez qu'il est timide ou nerveux. Agora Ambassador and Club President of Agora Speakers Kaunas (Lithuania) Pius Abeshi (left) greets guests. A la fin de la réunion, il est bien de demander aux invités s'ils accepteraient de partager leurs impressions. L'opinion d'un invité est toujours un retour frais. Une fois la réunion terminée, le Vice Président des Adhésions devrait parler aux invités et leur demander explicitement s'ils ont aimé la réunion et s'ils aimeraient nous rejoindre. Beaucoup d'opportunités de nouvelles adhésions sont perdues parce que les membres du club ne font pas ce premier petit pas d'aller demander à l'invité de rejoindre le club. S'ils ne sont pas prêt à adhérer, il est alors utile d'avoir un livre d'or dans lequel les invités peuvent écrire leurs noms et leur contact de façon à pouvoir les notifier de nouvelles réunions ou des nouveaux développements du club. Veuillez noter que les informations personnelles obtenues dans les livres d'or ne doivent pas être utilisées pour la moindre raison ou partagées en dehors du club. De nombreux pays ont des lois de protection de données spécifiques, et il en va de la responsabilité du club de les respecter. Les requêtes de rejoindre le club auprès des invités doivent toujours être polies et ne jamais apparaître pressantes ou rendre l'invité mal à l'aise. Pochettes pour Invités Nous recommandons aux clubs d'avoir des Pochettes pour Invités qui consistent en des matériaux imprimés au sujet du Club et d'Agora Cette Pochette pour Invités peut inclure par exemple :. • Une présentation d'Agora Speakers International, sa mission et ses objectifs • La charte du Club et son réglement • Une explication de la structure de la réunion et de ses rôles • Un modèle d'Agenda • Les trois premiers projets • Un formulaire d'adhésion au Club détaillant les frais du club et d'Agora • Des conseils sur la prise de parole en public • Pins, autocollants et autres marchandises • Une carte avec tous les dirigeants du club et leur contact • Carte de Visite du club avec ses contacts et ses horaires de réunion Les Pochettes pour Invités peuvent être distribuées au début de la réunion par le VPM (ou par le membre à qui il a délégué cette tâche) à tous les invités.