Ospiti I club non sono un ambiente amichevole solo per i membri, ma devono essere un ambiente amichevole anche per gli ospiti. Agli ospiti interessa vedere di persona di cosa si tratta Agora Speakers e vogliono partecipare alla riunione di un club. Chiunque può invitare un ospite ad un club, e gli ospiti possono a volte anche comparire inaspettatamente, se hanno chiesto a qualcuno dettagli sul tuo club e deciso di presentarsi. Gli ospiti possono venire da soli o accompagnati da altri ospiti. Dal modo in cui tratti questi ospiti, deriva ciò che loro penseranno, parleranno e scriveranno, di tutta l’organizzazione. Non c’è niente di meglio di un buon passaparola. E, naturalmente, non c’è niente di peggio, per la salute dell’intera organizzazione, di un cattivo passaparola. A meno che non ci siano circostanze eccezionali (tipo, spazio fisico non sufficiente nel luogo della riunione o per altre ragioni di sicurezza), gli statuti di Agora Speakers richiedono che a tutti gli ospiti sia permesso l’accesso alle riunioni di club pubblici. Gli ospiti sono anche membri potenziali. Anzi, l’esperienza ha dimostrato che la gente che porta ospiti alle riunioni è il modo principale per accrescere le adesioni. Prendersi cura degli ospiti Per gli ospiti, specialmente se si presentano da soli, una riunione del club può essere inizialmente un ambiente molto intimidatorio, con tante facce nuove, un posto in cui non conoscono nessuno, e a volte non sanno neanche di cosa si tratti tutta la questione. Molti di loro possono essere molto timidi e persino il solo fatto di presenziare ad un simile evento pubblico potrebbe essere parecchio stressante Gorzow Speakers, Polonia. Il Presidente del Club Wanda Łopuszańska che parla agli ospiti.. È responsabilità di ogni membro partecipante far sì che gli ospiti si sentano bene accolti. Non c’è niente di peggio per un ospite di entrare in un locale pieno di “piccole cerchie chiuse” di amici che parlano tra loro e ignorano il nuovo arrivato. Se vedi una persona nuova, avvicinati a salutarla, presentala al resto dei membri che conosci e presenta l’ospite al Conduttore della Riunione. È buona idea per il Conduttore della Riunione scriversi i nomi degli ospiti. Alcuni club preferiscono chiedere agli ospiti di presentarsi al resto del pubblico all’inizio di una riunione. Possono farlo dal posto in cui sono seduti, non c’è bisogno di andare davanti. In una situazione ideale, il Conduttore della Riunione già saprà chi sono gli ospiti, quindi all’inizio della riunione, potrebbe dire qualcosa di simile "Prima di continuare, vorrei chiedere agli ospiti di presentarsi e dirci come ci hanno trovato e cosa si aspettano dalla riunione. Innanzitutto, abbiamo Gianni. Gianni, vorresti cortesemente alzarti e dirci qualcosa di te? Come ci hai trovati?" Tuttavia, in molti casi, il Conduttore della Riunione non saprà chi è un ospite e chi no. In questo caso, chiedi agli ospiti di sollevare la mano e poi, a turno, domanda loro di presentarsi: "Abbiamo degli ospiti oggi?Per favore, alzate le mani, se siete nel nostro club per la prima volta. Grazie!Prima di continuare, vorrei chiedere agli ospiti di presentarsi e dirci come ci hanno trovati e cosa si aspettano dalla riunione (indica qualcuno). Iniziamo da lì. Potresti cortesemente alzarti e dirci qualcosa di te e come ci hai trovati?" Ci sono alcune parti della riunione, come i Discorsi Improvvisati/Domande Improvvisate, che possono essere materia delicata per ospiti timidi o con una forte paura da palcoscenico. Sta a ciascun club decidere se vogliono che gli ospiti partecipino a queste sezioni. In ogni caso, non costringere mai un ospite a parlare, se vedi che è timido o molto nervoso. Ambasciatore Agora e Presidente del Club di Agora Speakers Kaunas (Lituania) Pius Abeshi (a sinistra) saluta gli ospiti. Alla fine della riunione, è buona idea chiedere agli ospiti se vogliono condividere le loro impressioni. L’opinione di un ospite è sempre un freschissimo riscontro. Non appena la riunione è finita, il Vice Presidente per le Adesioni dovrebbe parlare con gli ospiti e chiedere loro esplicitamente se hanno apprezzato la riunione e vogliono aderire. Molte nuove opportunità di adesione si perdono perché i membri del club non fanno questo piccolissimo passo di chiedere agli ospiti di registrarsi. Se questi non sono ancora pronti ad aderire, è anche buona pratica avere un libro ospiti in cui gli ospiti possono segnare i loro nome e informazioni di contatto per ricevere notifica sulle nuove riunioni e nuovi sviluppi nel club. Notare che le informazioni personali ottenute dagli ospiti, in questo modo, non possono essere usate per altri scopi o condivise al di fuori del club. Molti paesi hanno anche specifiche leggi di protezione dati, che ogni club ha la responsabilità di rispettare. Le richieste di adesione devono essere sempre cortesi e mai fatte in modo da pressare o mettere l’ospite a disagio. Pacchetti Ospite Si raccomanda che i club abbiano un “Pacchetto Ospite”, consistente di materiali stampati del Club e di Agora. Questo Pacchetto Ospite può includere, per esempio: • Un’introduzione ad Agora Speakers International e alla sua missione e obiettivi • La costituzione e lo statuto del Club • Una spiegazione della struttura della riunione e dei ruoli della riunione • Un'agenda campione • I primi tre progetti • Un modulo di adesione al club con il dettaglio degli oneri del club e di Agora. • Alcuni suggerimenti sulla comunicazione pubblica. • Spille, adesivi e altri articoli promozionali. • Una scheda con tutti i responsabili del club e loro informazioni di contatto • Biglietti da visita del Club con le informazioni e la programmazione delle riunioni. I pacchetti ospite possono essere distribuiti all’inizio di ogni riunione dal VPM (o dal membro da lui delegato) a tutti gli ospiti.