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Creando un nuevo club

Crear un club de Ágora Speakers es muy fácil - hay muy pocos requisitos, y no hay ningún tipo de pagos o cuotas (no hay cuotas de establecimiento de clubes ni hay ningún tipo de compras obligatorias).

 

 Si vienes de otra organización diferente....

Si ya sabes cómo funciona Ágora o clubes de comunicación en público en otras organizaciones, puede que te interese tomar un atajo y ver la guía concisa "Crear un club (para miembros experimentados)"

¿Por qué iniciar un club?

 

Iniciar un club es una experiencia extremadamente gratificante:
 

  • Te enseñará mucho sobre liderazgo, más que cualquier curso teórico. No hay mayor desafío que liderar una organización de voluntarios, donde continuamente debes negociar, persuadir, motivar y delegar.
  • Estarás marcando de forma positiva las vidas de muchas personas. Fomentamos mucho el trabajo fuera de los clubes e involucrarse en el liderazgo de proyectos reales, no relacionados con Ágora, en tu comunidad. Queremos que los oradores que entrenamos realmente salgan del entorno del club y hablen en el mundo real defendiendo valores, y de la misma forma queremos que los líderes que entrenamos se involcuren y lideren proyectos de mejora en el mundo. Creando un nuevo club, estarás en el punto de origen de todas estas ramificaciones de buena voluntad.
  • Serás parte de una comunidad mundial vibrante y apasionada. Algunas de las personas que conocerás y liderarás se convertirán en contactos profesionales, mientras que otros en amigos cercanos.
  • Como Agora Speakers es relativamente nueva, probablemente estarás creando historia en tu ciudad o en tu país, y serás reconocido como el que fundó Agora allí. Aparecerás en los medios de comunicación y puede que incluso te entrevisten para la radio o la televisión, como  ha ocurrido con algunos de nuestros embajadores.
  • Será una prueba sólida de tus habilidades, en el caso de que decidas dedicarte profesionalmente a la oratoria, al coaching o a la dirección y gestión de colectivos y empresas, o si te interesa trabajar en estas áreas
     
  • Si tu club uno de los primeros del país o estado, puede que incluso te interese ser candidato a Embajador de Ágora en el país.

 

Para lanzar un nuevo club público, únicamente necesitas:

  • Algo de tiempo y energía.
  • Al menos 8 personas interesadas en reunirse regularmente. (Esto no suele ser un problema ya que suele haber mucha demanda de este tipo de educación)
  • Una sede donde reunirse.
  • Si no tienes experiencia con otras organizaciones de comunicación en púlbico, un poco de formación online que nosotros te proporcionaremos (sin coste).

 

Paso 1 - Entender cómo funcionan los clubes de Ágora

 

Es importante tener claros los fundamentos de Ágora. En particular:

 

 

No dudes en contactar con nosotros para cualquier cuestión, bien enviando un mensaje a info@agoraspeakers.org, o bien en cualquiera de nuestros canales en las redes sociales (por ejemplo, en nuestro grupo oficial de Facebook https://www.facebook.com/groups/agoraspeakers/ ).

 

¡Tus preguntas nos ayudan! Nos permiten clarificar y mejorar nuestros materiales,  y ser conscientes de cosas en las que no habíamos pensado. Todos estamos aquí para ayudar.

 

Es muy recomendable que después de haber leído esta guía, veas una grabación de una reunión de ejemplo. Tenemos un vídeo "demo", sin editar, que muestra todos los elementos de la guía. Está hecho conscientemente de forma no profesional, para que puedas ver cómo es una reunión real y normal, en lugar de una versión idealizada de la misma con actores. También muestra cómo funcion la participación virtual -  a pesar de que la reunión se hizo en Madrid, asistieron miembros de Canadá, India, El Reino Unido y otros.

El vídeo tiene unos 45 minutos de duración   https://www.youtube.com/watch?v=EYJpNVOliXA

Paso 2 - Comprometerse con un plan

 

Cualquier proyecto, por pequeño que sea, tiene muchas más garantías de éxito si existe un plan escrito  y un compromiso de ejecutarlo en unos plazos. Crear un club no es diferente.

Por supuesto, la planificación concreta dependerá de tu disponibilidad de tiempo. Esto es una guía, pero puedes adaptarla a tus necesidades:

 

 

 

Tiempo

Aprender sobre Ágora (paso 1)

1-2 semanas

Comprometerse con un plan (paso 2)

1 semana

Decisiones iniciales (Pasos 3,4 y 5)

2-3 días

(Opcional) Materiales Promocionales  (Paso 6)

1-2 semanas

Encontrar miembros potenciales (Pasos 7,8)

2-3 semanas

Encontrar un sitio donde reunirse  (Paso 9)
 (se puede hacer en paralelo con los pasos 7 y 8)

2-3 semanas

Planificar una primera reunión (Paso 10)

1 semana

Primera reunión (Paso 11)

1 día

 

 

Paso 3 - ¡Empecemos! - Decidir el nombre del club

 

Puedes llamar a tu club de la forma en que desees, siempre que se cumplan las reglas de nomenclatura de clubes para prevenir confusiones o nombres ofensivos.

 

Paso 4 - Decide las características del club:

 

 

  • ¿Será un club Público Abierto, Restringido, de Interés Público o Corporativo? Puedes leer sobre los diferentes tipos de clubes aquí.
  • El sitio de las reuniones y las fechas.

¿Qué días de la semana se reunirá el club? Los clubes de Ágora Speakers deben reunirse un mínimo de 12 veces al año (en promedio una vez al mes). Por supuesto, el club puede reunirse con mayor frecuencia - una vez cada dos semanas, o incluso semanalmente. Algunos clubes que tienen muchos miembros y quieren dar salida a todas las solicitudes de discursos incluso pueden hacer más de una reunión por semana. Cualquiera que sea la casuística, lo mejor es que las reuniones sean regulares con una periodicidad fija y conocida de antemano.
 

  • Los lenguajes que se utilizarán en el club.

Como se ha indicado anteriormente, desde Ágora Speakers fomentamos y animamos a que los clubes utilicen no sólo el Inglés, sino también los idiomas locales. Puede haber clubes que utilicen únicamente el idioma local, o clubes que alternen idiomas en las reuniones, o incluso clubes que admitan el uso de varios idiomas en la misma reunión.

 

  • ¿Qué cuotas cobrará el club a los miembros?

Estas cuotas son diferentes de las cuotas de Ágora. El club puede decidir cobrar por sus gastos desde el día 1, para poder pagar los gastos de material, de la sala, etc.  Es importante indicar que si el club desea cobrar cuotas, sus finanzas deben ser públicas, y la información acerca de cómo se utiliza el dinero de los miembros debe estar disponible para todos los miembros de Ágora que lo soliciten (sean o no miembros del club). Las cuotas que un club cobra a sus miembros no pueden ser usadas para el beneficio personal de ninguna persona. Un club que decide cobrar cuotas debe seguir las reglas financieras para clubes.

 

  • ¿Permitirá el club la asistencia virtual(remota)?

Algunos clubes permiten a sus miembros e invitados atender remotamente - mediante Skype u otros sistemas de videoconferencia.  Esto requiere habitualmente conectividad de Internet en el sitio de las reuniones, un ancho de banda saliente importante, así como equipamiento adicional como proyectores, cámaras, altavoces, etc…

 

  • ¿Qué roles podrán tener los miembros no residentes?

Un miembro no residente es un miembro de cualquier otro club de Ágora que visita una reunión del club. Depende del club decidir qué roles podrán tener estos "invitados" especiales. Algunos clubes permiten que puedan tener cualquier rol menos el de un discurso preparado.  Nuestra sugerencia es que los miembros de Ágora puedan tener cualquier rol en cualquier otro club de Ágora, siempre que exista disponibilidad. De esta forma, no sólo se construye confianza, sino que además los miembros pueden practicar y exponerse frente a muchos públicos diferentes, y no solamente delante de los miembros de su club nativo.

 

  • ¿Qué roles podrán tener los invitados?.

También es necesario decidir qué roles los invitados (las personas que asisten a una reunión pero que no son miembros de Ágora Speakers) podrán tener. Lo habitual es que a los invitados se les permita participar en los discursos improvisados o en el pensamiento del día.

 

  • ¿Quién será la persona de contacto del club?

La persona de contacto del club puede ser cualquier miembro (no necesariamente un directivo), que estará a cargo de recibir y posiblemente contestar a todas las peticiones de información de interesados. La persona de contacto tendrá sus datos publicados en el directorio global.

 

Ninguna de estas decisiones es "final" - siempre es posible cambiar cualquiera de estos "parámetros" del club más adelante, simplemente contactándonos o - cuando el sistema automatizado esté disponible - cambiándolos directamente en la parte privada del club de la web de Ágora.

 

Si el club tiene intención de hacer campañas de marketing y de promoción, también puede diseñar su propio logotipo y moto, y de hecho muchas de las plantillas del portal de marca permiten la inclusión de un segundo logotipo, además del de Ágora Speakers.

 

Paso 5 - Solicitar un número de club y contactar con el Embajador del país, o convertirse en uno!

 

Cuando todo está listo, envía los detalles del club a info@agoraspeakers.org, para que te sea asignado un número de club.

 

Igualmente, verifica si hay un Embajador de Ágora en el país y contáctale con la intención de comenzar un nuevo club.

 

Un Embajador actúa como un representante de Ágora que está dispuesto a ayudar a las personas que deseen crear nuevos clubes. Puedes comprobar la lista de países para los cuales Ágora Speakers tiene un Embajador aquí.  Es muy recomendable también que te unas al grupo de Facebook de Ágora Speakers  International, así como a la comunidad de Facebook local del país.

 

Si no hay Embajador en tu país, como creador del primer club tal vez quieras convertirte en uno. En la sección de Embajadores de Ágora se explica en qué consiste este papel y los requisitos.

 

Paso 6 - Crear los materiales promocionales

 

 

Usa el portal de  marca ( http://wiki.agoraspeakers.org/brand  )  para crear cabeceras gráficas, tarjetas de visita, agendas, etc… para tu club. Es importante recordar que cualquier uso de los materiales digitales de Ágora debe cumplir con las Directrices de Marca.

 

Paso  7 - Contactar con posibles miembros

Contacta con las personas que creas que pueden estar interesadas en convertirse en miembros del club, o que te pueden ayudar con él. Son necesarias al menos 8 miembros para poder fundar un club, si bien es recomendable contar con al menos 10-15 personas para sea un club estable. Si ya tienes a los posibles miembros, genial, entonces pasa directamente al paso 8. 


No hay necesidad de que los miembros fundadores de un club sean miembros completamente nuevos de Ágora. Es perfectamente posible crear un club nuevo únicamente con miembros de otros clubes:

 

Membership

 


Algunas posibles ideas sobre cómo conseguir personas interesadas podrían ser:

  • Publicar en las redes sociales tu intención de crear un club de Ágora Speakers, así como información sobre lo que es Ágora y en qué va a consistir el club.
     
  • Escribir por EMail a tus contactos con la iniciativa.
     
  • Escribir a tus amigos o a otros miembros de organizaciones similares que pudieran estar interesados en el club.
     
  • Dar a conocer la organización en las reuniones a las que asistas e invitar a los asistentes a la reunión fundacional del club.
     
  • Divulgar la existencia y misión de Ágora Speakers y de tu club en los grupos de las redes sociales a los que pertenezcas. Si el grupo está sujeto a una moderación o censura muy fuerte, es recomendable que observes las opiniones e intereses de los diferentes miembros y en lugar de comentar públicamente, envía un mensaje privado a aquellos miembros que pudieran estar interesados. En el grupo, puedes simplemente comentar, mencionándoles, que les has enviado un mensaje privado, para que sean conscientes y puedan leerlo. El resto de la conversación puede ya transcurrir por el canal privado.
     
  • Hablar con miembros de otras organizaciones que no han renovado su pertenencia.
     
  • Publicar anuncios de la reunión en sitios como MeetUp, Internations o similares.
     
  • Anunciar tu intención de lanzar un club o bien en el grupo de Facebook de Ágora en el país del club, o - si ese grupo todavía no está activo - en el grupo Ágora Speakers International Group.
     
  • Crear una campaña de Google Adwords o Facebook con las palabras clave "comunicación en público", "oratoria", "aprender a hablar en público", "miedo escénico", "miedo a hablar en público" y similares, con un límite geográfico tan preciso como sea posible (idealmente, tu ciudad)
     
  • Dejar folletos en universidades, librerías, bibliotecas, etc.
     
  • Buscar en Google blogs, sitios web, foros y grupos en tu área relativos a la comunicación en público y el liderazgo, y publicar una noticia o comentario allí. Para evitar que el anuncio se considere spam, dejar claro que Ágora Speakers es una organización sin ánimo de lucro y que las cuotas de pertenencia son mínimas.
     
  • Publicar un anuncio en la sección de clasificados del periódico local o de la guía cultural de la ciudad.
     
  • Enviar una nota de prensa a los periódicos y estaciones de radio locales.

Para más ideas, puedes buscar en Google nombres de clubes u organizaciones similares en tu área, ver los sitios en los que se anuncian y utilizar los mismos canales.

 

Como sugerencia, puedes revisar todo el material informativo y promocional disponible acerca de la organización e incluir las partes que consideres oportunas en tus comunicaciones para subrayar los beneficios principales de unirse a un club de Ágora.

Paso 8 - Contacta con las personas interesadas

 

Una vez que comiences a recibir mensajes de personas interesadas, contesta lo antes posible con una explicación sobre lo que es Ágora, cómo funcionan los clubes, de qué forma los miembros pueden beneficiarse de la experiencia de Ágora.

Puedes usar las presentaciones oficiales de Ágora, o bien "tal cual", o bien adaptándolas a tus necesidades. Las encontrarás en el portal de marca, bajo el epígrafe "Presentations".

Paso 9 - Buscar un sitio donde poder reunirse

 

El sitio de reunión debe reunir los siguientes requisitos:

  • Debe ser un sitio relativamente privado y silencioso.
  • Debe ser capaz de albergar a todos los asistentes esperados, sentados de forma cómoda.
  • Debe tener un área separada del público que pueda ser usada como "escenario".

Cualquier añadido sobre estos requisitos mínimos es bienvenido, como por ejemplo:

  • Una televisión que pueda ser conectada a un ordenador o (incluso mejor) un proyector.
  • Una sala configurada en forma de "teatro", "auditorio", "aula" o en forma de U:

 

 

Teatro Aula Forma de U
Room 1 Room 2 Room 3

 

  • Intenta evitar las configuraciones como "conferencia", "mesa cuadrada" o "banquete":
Conferencia Banquete Mesa Cuadrada
Room 6 Room 5 Room 4

 

  • Intenta evitar también configuraciones en las que el público está distribuido de una forma fuertemente inhomogénea, en dos o más áreas, o salas con obstáculos entre el público y la ubicación del orador.

 

Diferentes distribuciones del público Obstáculos
Room 7 Room 8
  • Si es posible, intentar que la puerta esté lo más lejos posible del escenario, para evitar distracciones si alguien entra o sale de la sala durante la reunión:
Puerta al fondo Puerta al frente
Room 9 Room 10

 

A la hora de buscar una sala donde reunirse, ten en cuenta que las reuniones suelen durar aproximadamente 2 horas.

Algunas ideas para sitios de reunión:

  • Aulas o salas en escuelas, colegios, universidades, bibliotecas u otros edificios públicos. Dado que somos una organización sin ánimo de lucro, que no cobramos por nuestras actividades, y que las mismas son de tipo educativo, muchas instituciones pueden ofrecer un sitio donde reunirse de forma gratuita. Si necesitas que desde la sede central escribamos de forma oficial a alguna institución pública o gubernamental para explicar la naturaleza altruista y educativa de nuestra organización y de esta forma ayudar a conseguir una sala, podemos hacerlo. Envíanos un mensaje con lo que necesitas a info@agoraspeakers.org.

 

  • Si planificas la reunión en los días y horas apropiados, muchos bares, restaurantes o cafeterías pueden estar dispuestos a dejarte usar una sala privada (o incluso la sala principal) para la reunión, a cambio de una pequeña consumición.  De esta forma, ambas partes ganan : El dueño del local gana porque tiene algo de clientes en un día y hora en los que su local estaría vacío, y el club obtiene un sitio gratuito donde reunirse.
     
  • Algunas de las personas interesadas en ser miembros del club tal vez trabajen o tengan contactos en empresas que pueden ofrecer una sala de reuniones.
     
  • Si el número de miembros del club es pequeño, las reuniones incluso se pueden hacer en la casa particular de alguno de los miembros.
     
  • Si todo lo demás falla, se puede alquilar una sala de reuniones o aula por 2-3 horas y compartir los gastos entre las personas que asistan.
     
  • Si no hay absolutamente ninguna otra posibilidad y el tiempo lo permite, siempre es posible reunirse en un parque. Este tipo de reuniones al aire libre de hecho se hacen de forma deliberada por clubes que tienen salas donde celebrar las reuniones, ya que saca a los miembros de su zona de comodidad y además atrae a gente curiosa que luego pueden decidir incorporarse al club.

Recuerda que no estás solo, y que no estás vendiendo un producto o servicio y tratando con "clientes", sino que  estás creando un entorno que ayudará a la gente a mejorar sus vidas. Involucra a las personas interesadas en ser miembros del club en la búsqueda de un sitio. Podrías obtener ideas o sugerencias en las que nunca habías pensado.

Para la primera reunión, intenta que los costes, si los hay, sean tan bajos como sea posible.

 

 

Paso 10 - Planificar una reunión de demostración / prueba.

 

¡Enhorabuena!, ya casi estamos. Es el momento de decidir una fecha concreta para la primera reunión y crear un orden del día para la misma.

 

La primera reunión puede tener dos formatos:


Agora Ambassador Michal Papis, from Gorzów Speakers Poland, leading an introductory meeting explaining the purpose of Agora Speakers International.
Agora Ambassador Michal Papis, from Gorzów Speakers Poland, leading an introductory meeting explaining the purpose of Agora Speakers International.
  • Una reunión "demo", que es una versión reducida de una reunión ordinaria, demostrando todos los elementos principales. Si puedes obtener la ayuda de miembros de otros clubes de Ágora, esta es la forma preferida.

 

  • Una reunión "introductoria"/"de preparación", en la que explicarás a los asistentes el propóstio del club, los beneficios de unirte, cómo funciona el club, los diferentes roles, etc. Si este es el primer club en tu zona y todos los asistentes son completamente nuevos, te recomendamos este formato

 


Agenda Para una reunión de demostración o de prueba no es necesario tener todos los roles de una reunión normal, especialmente en cantidad. Es suficiente contar con al menos 8 personas con que hagan de:

  • Moderador
  • Gramático / Palabra del día / Contador de Muletillas
  • Cronometrador
  • Una persona con un discurso preparado
  • Un evaluador de discursos
  • Un coordinador de la sección de discursos improvisados
  • Un evaluador de discursos improvisados
  • Un evaluador general

 

Estas 8 personas necesitan saber en qué consiste su papel y cómo deben llevarlo a cabo de forma efectiva. Los roles se explican con detalle en las siguientes secciones. El resto de asistentes, sin embargo, no necesitan saber ni siquiera cómo funciona un club.

En el portal de marca (http://wiki.agoraspeakers.org/brand ) hay diferentes diseños de agendas que se pueden adaptar según las necesidades. Por supuesto, también puedes crear tu propio formato.  En caso de optar por esta última vía, para que la agenda sea útil para todos los participantes, debería incluir lo siguiente para cada parte de la reunión:

 

  • El objetivo de esa parte de la reunión  ("Evaluación General", "Pensamiento del Día", …)

  • Si se trata de un discurso preparado, el título del discurso y el proyecto y ruta educativa al que pertenece.

  • La persona que realizará ese rol

  • La temporización de esta parte, indicando en qué momentos deben mostrarse las señales verde, amarilla y roja (más acerca del rol del cronometrador y las señales de temporización en la sección correspondiente)

 

Es muy útil también crear tanto en Facebook como en Google Calendar eventos con los datos concretos de la reunión, de forma que las personas puedan apuntarse y además sincronizar la cita en sus propias agendas.  No hay que intentar planificar con mucha antelación   : para reuniones a más de dos semanas vista, es bastante habitual que la gente se apunte y luego se olvide.

 

Una semana antes de la reunión, confirmar con todos los inscritos su asistencia.

 

Facebook Event

 

En el caso de los eventos de Facebook, salvo que ya se prevea mucha asistencia, es importante hacer que el evento sea público, de forma que cualquier persona lo pueda encontrar, invitar a otros, compartirlo en sus blogs o muros privados, etc.

 

Create Event

Anuncia también tu evento o bien en el grupo de Facebook de Ágora de tu país, o bien en el internacional ( https://www.facebook.com/groups/agoraspeakers/ ).

 


Event


Incluso si el lugar de la reunión es muy famoso, incluso si crees que todo el mundo lo conoce, para evitar frustraciones y malos entendidos siempre es conveniente tomar fotografías de la ubicación y explicar con detalle cómo llegar a la sala concreta donde se celebra la reunión.  Hay que tener en cuenta que algunos invitados pueden no conocer el sitio por ser de diferente ciudad o incluso país.

 

También es conveniente hacer una fotografía de la entrada tanto del edificio como de la sala.

Puerta

Si los responsables de las instalaciones lo permiten, imprimir un par de carteles con flechas para guiar a los visitantes.

 

Cartel

 

Paso 11 - Celebrar la primera reunión

 


Agora Ambassador Lamichhane Shyam (8th from the right) and the members of the first club in Nepal - Kathmandu Speakers Club
Agora Ambassador Lamichhane Shyam (8th from the right) and the members of the first club in Nepal - Kathmandu Speakers Club

 

 

  •  

 

 

 

 


 

 

Ya no queda nada más que celebrar la primera reunión. Asegúrate de tener suficientes agendas con la planificación de la misma, y especialmente de incluir en ellas:

•    La información del club y la persona de contacto

•    La fecha, hora y lugar de la próxima reunión.

 

No olvides tomar fotos, pues estás haciendo historia :-), y envíanos las fotos para que podamos publicarlas (confirma con las personas que aparecen en ellas que no tienen inconvenientes en que las fotos se publiquen)


Al final de cada reunión, es recomendable recordar a las personas la fecha del próximo encuentro, y  preguntarles en ese mismo momento si desean hacer algún rol en él.

 

 

Directivos del Club

 

Después de la primera reunión, es el momento de decidir quiénes serán los Directivos del Club. La lista completa de directivos se explica aquí.

 

Habitualmente la persona que inicia un club actúa también como su primer presidente. Algunos fundadores permanecen como presidentes un año completo, otros prefieren lanzar el club, aseguarse de que es estable y a continuación dejarlo que ande sólo. Todo depende de la cantidad de tiempo que tengas disponible.

 

Para el resto de roles directivos, al principio lo más probable es que tengas que hacerlo todo tú, al menos durante uno o dos meses. Es recomendable, sin embargo, que formes cuanto antes un equipo de personas con los que te sientas cómo trabajando, y que puedas delegar trabajo para evitar quemarte.

 

Los primeros directivos serán probablemente voluntarios a los que designarás. Una vez que el club es "estable" (se reúne con regularidad y las mismas personas vienne una y otra vez), puedes pedir voluntarios durante una reunión especial del club.

 

Si hay más de una persona interesada en el mismo rol directivo, deben celebrarse elecciones.

Cómo podemos ayudar

 

La comunidad de Agora Speakers, así como la Fundación Agora Speakers International puede ayudarte a lanzar un club de diferentes formas:

  • Materiales educativos.

  • Plantillas, logos, y diseños de todos los elementos del club.

  • Todos los materiales del club se pueden encargar localmente.

  • Consejos, sugerencias y apoyo de gente que ha recorrido el mismo camino.

  • Apoyo formal ante instituciones y otros miembros.

  • Promoción dirigida del club y sus primeras reuniones, si es el primer club de una ciudad.

 

Es importante señalar que los clubes son entidades locales independientes pero afiliadas con Ágora, lideradas por voluntarios por el bien de los miembros locales. Como tales, Agora Speakers International no puede ayudar con:

  • Fondos.

  • Materiales físicos de ningún tipo.

  • El cumplimiento de las normas locales (ordenanzas, regulaciones, leyes, etc.).

  • Seguros de Responsabilidad Civil, si fuesen necesarios.

  • Encontrar un punto de reunión o llevar a cabo negociaciones con sus propietarios.


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