Segretario

Il segretario del club è incaricato della gestione di tutti i documenti del club e della creazione dei verbali per le riunioni del Comitato Esecutivo del Club. 

Riunioni del Comitato Esecutivo del Club

Come Segretario, hai la responsabilità di preparare l'agenda delle riunioni del Comitato Esecutivo del Club, nonché di organizzare la riunione stessa e di notificarne in anticipo i dettagli a tutti i responsabili. Per dettagli e tempistiche, si prega di vedere il capitolo Responsabili del Club.

Verbali della Riunione

Uno dei compiti principali del Segretario è tenere accurati Verbali della Riunione. 

I Verbali della Riunione sono un libro fondamentale nella vita del club, che registra tutte le riunioni importanti del Comitato Esecutivo, le decisioni prese, i risultati delle votazioni, considerazioni e discussioni, ecc.

I Verbali della Riunione possono essere tenuti fisicamente o elettronicamente, a seconda delle possibilità del club. La decisione su dove tenerli è lasciata a ciascun Comitato Esecutivo del Club.

Buoni Verbali della Riunione dovrebbero includere quanto segue, per ogni riunione:

• Nome del locale, luogo e ora della riunione
• L'agenda iniziale della riunione
• Elenco dei partecipanti
• Per ciascun argomento discusso durante la riunione (che sia originariamente in agenda o meno):
  • Il punto di vista iniziale in grandi linee del membro che propone l'argomento, o il contesto della discussione.
  • Un riassunto dei punti di vista degli altri partecipanti (solo di quelli che sono intervenuti nella discussione)
  • Decisioni prese, alternative considerate, e il fondamento logico per la decisione. Per esempio, non limitarsi a dire "È stato deciso di cambiare il locale della riunione con un nuovo locale X.". Piuttosto, potresti dire qualcosa tipo "A causa della chiusura del nostro attuale luogo di riunioni entro un mese, siamo nella necessità di cambiare il locale riunioni del club. Abbiamo considerato le opzioni X, Y e Z. L'opzione Y è stata scartata perché il prezzo richiesto dal proprietario di $25/ora era troppo alto, e l'opzione Z aveva dei seri problemi di qualità, tipo scarsa possibilità di posti a sedere e acustica orribile. Pertanto, con un voto di 6-0, è stata scelta l'opzione X."
  • Riscontro delle votazioni.
• Il locale, nome, posto e orario della riunione successiva. 
• Ogni allegato o documento introdotto nella sessione a supporto degli argomenti discussi

Altri Documenti del Club

Un altro compito del Segretario è quello di tenere tutti i documenti del club e assicuarsi che siano adeguatamente preservati e abbiano un'appropriata copia di sicurezza per evitarne la perdita.

I documenti del club includono:

• Atto costitutivo e statuto del club.
• Libri ospiti.
• Elenchi di organizzazioni cooperanti, eventi, o locali in cui i membri hanno opportunità di comuncazione o di conduzione. 
• Elenchi di adesioni.
• Agende e verbali di riunioni dei responsabili.
• Reclami di membri o ospiti e loro risoluzione.
• Procedure disciplinari.
• Contratti e accordi del club con altre entità (media, altri club, o altre organizzazioni di comunicazione pubblica). 
• Altri documenti eventuali.

Documenti Limitati

Sebbene gran parte dei documenti del club dovrebbero essere accessibili a tutti i membri, ci sono alcuni documenti sensibli che il club deve mantenere privati e fornire solo per scopi di revisione, o alle persone interessate. Questi sono i seguenti:

Revisioni del Club

Per garantire il giusto e coerente funzionamento di tutti i club Agora nel mondo, i responsabili e i membri della Direzione della Fondazione Agora Speakers International ("Revisori Agora") possono richiedere che un club fornisca una copia di ogni documento del club.

Le richieste di tali copie saranno effettuate elettronicamente agli indirizzi di contatto del club e/o agli indirizzi e-mail registrati del Segretario o di altri Responsabili del Club. Tutti i documenti del club richiesti devono essere restituiti elettronicamente entro due settimane (14 giorni di calendario) dal giorno della richiesta.