Sekretaris klub bertanggung jawab untuk memelihara semua fail klub dan membuat notula semua pertemuan yang dilaksanakan oleh Komite Eksekutif Klub. Pertemuan Komite Eksekutif Klub Sebagai seorang Sekretaris, Anda bertanggung jawab untuk mempersiapkan jadwal pertemuan Komite Eksekutif Klub serta mengorganisasi pertemuan tersebut dan menginformasikan segala detailnya di awal kepada semua petugas. Untuk detail dan pengaturan waktu, silakan lihat bagian Petugas Klub. Notula Pertemuan Salah satu tugas utama Sekretaris adalah memastikan keakuratan Notula Pertemuan. Notula Pertemuan merupakan suatu buku fundamental di dalam hidup klub yang mencatat semua pertemuan penting Komite Eksekutif, keputusan yang diambil, hasil pemungutan suara, pertimbangan, diskusi, dll. Notula Pertemuan dapat disimpan secara manual atau elektronis, tergantung pada kapabilitas klub. Keputusan tentang di mana menyimpannya diserahkan kepada setiap Komite Eksekutif klub. Notula Pertemuan yang bagus harus mencantumkan hal-hal berikut ini, untuk setiap pertemuan: Nama tempat, lokasi, dan waktu pertemuan Jadwal Awal pertemuan Daftar peserta Untuk setiap poin yang didiskusikan selama pertemuan (baik yang sudah dicantumkan di dalam jadwal maupun yang belum): Sudut pandang yang diringkas di awal dari anggota yang mengajukan poin, atau konteks diskusi. Suatu ringkasan sudut pandang para peserta lain (hanya mereka yang terlibat dalam diskusi). Keputusan yang diambil, berbagai alternatif yang dipertimbangkan, dan alasan keputusan. Sebagai contoh, jangan hanya mengatakan, "Telah diputuskan untuk memindahkan tempat pertemuan ke lokasi yang baru X." Melainkan, Anda dapat mengatakan sesuatu, seperti "Karena adanya penutupan tempat pertemuan kita yang sekarang selama sebulan, kita perlu memindahkan tempat pertemuan klub. Kami telah mempertimbangkan beberapa pilihan X, Y, dan Z. Opsi Y dibuang karena tarif yang diminta oleh pemilik sebesar $25/jam terlalu mahal dan di opsi Z ada masalah kualitas yang serius, seperti kursi yang jelek dan akustik yang buruk. Karena itu, dari pemungutan suara 6-0, terpilih opsi X." Penghitungan suara. Tempat, nama, lokasi, dan waktu pertemuan berikutnya Lampiran atau dokumen apa pun yang dimasukkan ke dalam sesi untuk mendukung poin-poin yang didiskusikan Fail Klub Lainnya Tugas lainnya dari seorang Sekretaris adalah untuk memelihara semua fail klub dan memastikan semuanya tersimpan dengan baik dan memiliki cadangan untuk menghindari klub kehilangan semua fail. Fail-fail klub termasuk: Piagam pendirian dan Anggaran Rumah Tangga klub Buku tamu Daftar semua organisasi yang bekerja sama, acara, atau tempat di mana para anggota mendapatkan kesempatan untuk berpidato atau memimpin Daftar keanggotaan Jadwal Pertemuan Petugas dan Notula Keluhan anggota atau tamu, beserta penyelesaiannya Prosedur kedisiplinan Kontrak atau perjanjian klub dengan pihak-pihak lain (media, klub lain, atau organisasi pidato umum lainnya) Fail-fail lainnya Kami menyarankan untuk menggunakan Sistem Manajemen Klub Daring, untuk melakukan pemeliharaan dokumen-dokumen di atas. Fail Terbatas Meskipun kebanyakan dokumen klub dapat diakses oleh semua anggota, ada beberapa fail sensitif yang harus disimpan oleh klub secara privat dan tersedia hanya untuk tujuan pengauditan atau hanya untuk orang-orang tertentu. Berikut ini adalah yang termasuk di dalamnya: DoKumen KLUB Privat Dokumen Akses terbatas pada Prosedur Kedisiplinan Anggota terkait, Komite Eksekutif, Auditor Agora, Duta Agora jika keputusan adalah naik banding Keluhan para tamu dan penyelesaiannya Komite Eksekutif, Auditor Agora, Duta Agora Kontrak klub Komite Eksekutif, Auditor Agora Dokumen lainnya Semua anggota klub, Auditor Agora, Duta Agora Audit Klub Untuk memastikan fungsi berjalan dengan tepat dan konsisten di semua klub Agora di seluruh dunia, para petugas dan para anggota Dewan Lembaga Agora Speakers International ("Auditor Agora") dapat meminta salinan dari semua fail apa pun dari suatu klub. Permintaan atas salinan semacam itu akan dibuat secara elektronis kepada narahubung klub dan/atau alamat EMail yang terdaftar dari Sekretaris atau Petugas Klub lainnya. Semua dokumen klub yang diminta harus dikirimkan juga secara elektronis dalam dua minggu (14 hari kalender) dihitung dari hari permintaan.