Sekretář klubu je odpovědný za vedení všech klubových spisů a vytváření zápisů ze schůzí výkonného výboru klubu. Zasedání výkonného výboru klubu Jako tajemník zodpovídáte za přípravu agendy schůzí výkonného výboru klubu, za organizaci samotného setkání a za upozornění všech funkcionářů předem. Podrobnosti a načasování naleznete v kapitole Členové klubového výboru. Zápis z jednání Jedním z hlavních úkolů tajemníka je vedení přesných Zápisů z jednání. Zápisy ze schůzky jsou základní knihou v životě klubu, která zaznamenává všechna důležitá jednání výkonného výboru, rozhodnutí, výsledky hlasování, úvahy a diskuse atd. Zápisy ze schůzí mohou být vedeny fyzicky nebo elektronicky, v závislosti na možnostech klubu. Rozhodnutí o tom, kde je ponechat, je ponecháno na výkonném výboru každého klubu. Dobré zápisy ze setkání by měly pokaždé obsahovat následující: Název místa, místo a čas setkání Úvodní program jednání Seznam účastníků U každého bodu projednávaného během schůze (ať už byl původně na pořadu jednání nebo ne): Počáteční souhrnné hledisko člena, který přednesl položku nebo kontext diskuse. Souhrn stanovisek ostatních účastníků, pouze tedy těch, kteří do diskuse zasáhli. Udělaná rozhodnutí, zvážené alternativy a zdůvodnění rozhodnutí. Například nestačí jen: „Bylo rozhodnuto změnit místo setkání na nové místo X.“. Místo toho můžete říci něco jako „Vzhledem k uzavření našeho aktuálního místa setkání, musíme změnit místo setkání klubu. Zvažovali jsme možnosti X, Y a Z. Možnost Y byla zamítnuta, protože požadovaná cena od majitele 25 $ za hodinu byla příliš vysoká a možnost Z měla vážné problémy s kvalitou, například špatné rozestavění židlí a strašná akustika. Proto byla zvolena volba X “ Hlasovací záznam. Název místa, místo a čas příštího setkání Veškeré přílohy nebo dokumenty zadané do zasedání za účelem podpory diskutovaných položek Další klubové soubory Dalším úkolem tajemníka je uchovat všechny klubové soubory a zajistit, aby byly řádně uchovány a zalohovány, aby se zabránilo jejich ztrátě. Klubové soubory zahrnují: Klubová listina a stanovy. Návštěvní kniha. Seznamy spolupracujících organizací, akcí nebo míst, kde mají členové možnosti mluvit nebo vést lidi. Seznamy členů. Programy setkání a zápisy z jednání úředníků. Stížnosti členů nebo hostů a jejich řešení. Disciplinární řízení. Klubové smlouvy nebo dohody s jinými subjekty (médii, jinými kluby nebo jinými veřejně mluvícími organizacemi). Jakékoli další soubory Ke správě výše uvedených dokumentů doporučujeme používat systém online správy klubu. Omezené soubory Ačkoli většina dokumentů klubu by měla být přístupná všem členům, existují některé citlivé soubory, které musí klub uchovávat jako soukromé a poskytnout je pouze pro účely auditu nebo pro postižené osoby. Jedná se o následující: SOUKROMÉ KLUBOVÉ DOKUMENTY Dokument Přístup omezen na Disciplinární řízení Dotčený člen, Výkonný výbor, Auditoři Agory, Agora Ambasadoři, pokud bylo proti rozhodnutí podáno odvolání Stížnosti hostů a jejich řešení Výkonný výbor, Auditoři Agory, Agora Ambasadoři Klubové smlouvy Výkonný výbor, Auditoři Agory Další dokumenty Všichni členové klubu, Auditoři Agory, Agora Ambasadoři Klubové audity Pro zajištění řádného a důsledného fungování všech klubů Agora po celém světě mohou členové výboru a členové správní rady Mezinárodní nadace Agora Speakers (dále jen „auditoři Agora“) požadovat, aby klub poskytl kopii veškerých klubových souborů. Žádosti o tyto kopie budou zaslány elektronicky na kontaktní adresy klubu a / nebo registrované emailové adresy tajemníka, nebo jiných členů klubu. Všechny požadované klubové dokumenty je třeba zaslat zpět elektronicky do dvou týdnů (14 kalendářních dnů) ode dne podání žádosti.